L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle important dans les affaires internationales par le biais de la diplomatie, du commerce, de l’aide au développement et de la collaboration avec des organisations mondiales. À l’étranger, l’UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, également appelées délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.
La Délégation de l’UE auprès de l’État du Sénégal travaille en étroite coordination avec les ambassades et les consulats des autres États membres de l’UE. Nous sommes une mission diplomatique à part entière et représentons l’Union européenne auprès du gouvernement du Sénégal dans les domaines qui relèvent de la compétence de l’UE.
Nous offrons :
Un poste d’assistant(e) administratif(ve), agent local, groupe de fonction 2, à la section Administration, une équipe composée de 16 personnes.
Dans le cadre de ce poste, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions selon les besoins de la Délégation et de l’évolution de ces besoins. Le candidat retenu travaillera sous la supervision et la responsabilité du Chef de la section Administration et fournira une expertise et une assistance dans la gestion administrative, logistique et financière des dossiers liés à la co-location avec les entités concernées (FPI, ECHO, BEI, FRONTEX, etc.).
Les principales tâches et fonctions suivantes sont actuellement requises :
1.Assistance financière :
-Planification et budgétisation des besoins.
-Gestion financière et contractuelle des contrats et engagements.
-Enregistrement des contrats dans la base de données Abac Contrat.
-Suivi des échéances des contrats/prestations de service.
-Assurer la cohérence des procédures entre le gestionnaire opérationnel et la comptabilité dans le suivi des engagements et des paiements.
-Elaboration des rapports financiers et budgétaires.
-Elaboration d’un tableau de bord annuel du budget et suivi de l’exécution et des dégagements.
Gestions des dossiers d’achat, y compris :
-Etudes de marché.
-Rédaction des spécifications techniques des cahiers des charges pour les appels d’offre.
-Préparation et rédaction des appels d’offre pour les contrats, prestations et services en coordination avec le gestionnaire logistique responsable de la définition des aspects techniques du cahier de charge.
-Gestion des procédures de dépouillement des appels d’offre et attribution des marchés (nomination des comités, rédaction des rapports d’ouverture et évaluation des offres jusqu’à l’attribution du marché).
2.Assistance logistique
-Gestion des bureaux et logements
-Suivi des contrats/bons de commande
-Négociation avec les fournisseurs
-Gestion du parc de logements
-Encodage et mise à jour de l’outil de gestion des dossiers immobiliers
-Relations avec les agences immobilières/propriétaires
-Planifications et suivi des travaux dans les bureaux et les logements
-Gestion déménagement, supervision remise en état, etc.
3.Assistance à la sûreté
-Gestion et contrôle de qualité des contrats de sécurité.
-Surveillance en liaison avec le RSO des questions de sûreté liées aux bureaux et aux logements.
-Contribuer aux briefings de sensibilisation à la sûreté/sécurité.
4.Assistance administrative
-Point focal FPI, ECHO, BEI, FRONTEX.
-Gestion MIPS pour ces entités.
-Classement de la documentation afférente à la fonction.
-Assurer l’intérim lors des absences des collègues.
-Toute autre tâche administrative selon les besoins.
Le salaire de base dépendra de l’expérience professionnelle pertinente et vérifiée, généralement à partir de 1.660.174 F. CFA. Il existe un ensemble d’avantages compétitifs, sous réserve de certaines conditions, y compris des jours de congé personnel et des jours fériés, des assurances maladie et un plan d’épargne-retraite.
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