L’Organisation mondiale de la Santé est une agence spécialisée de l’Organisation des Nations unies pour la santé publique créée en 1948. Elle dépend directement du Conseil économique et social des Nations unies et son siège se situe à Pregny-Chambésy, dans le canton de Genève, en Suisse.
POSTE 1 : Adjoint administratif – ( 2404277 ) – Gabon
OBJECTIF DU PROGRAMME
Le programme de vaccination a pour mission de fournir une expertise et un soutien général pour des services de vaccination de haute qualité à toutes les communautés des États membres de la sous-région, afin de prévenir la morbidité, la mortalité et l’invalidité dues à des maladies évitables grâce à l’utilisation optimale des moyens actuellement disponibles. les vaccins disponibles et les vaccins qui deviennent disponibles périodiquement.
En tant qu’assistant administratif dans le programme VPD, principalement sous la direction de l’équipe VPD, le titulaire du poste assurera le bon déroulement du travail lié aux activités administratives et financières, en coordonnant les actions avec les autres membres du personnel de soutien de l’équipe et en consultation et collaboration avec l’équipe VPD. diriger conformément aux règles, réglementations et politiques de l’OMS.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Général
- · Superviser et surveiller le flux d’informations du bureau, filtrer, enregistrer, trier, identifier les zones nécessitant une action de la part du superviseur et acheminer la correspondance.
- · Assurer un suivi efficace et rapide des demandes d’informations, des briefings et d’autres actions, en assurant la liaison avec les unités/équipes, le cas échéant.
- · Diffuser des informations sur les procédures administratives au personnel de l’équipe/du département et aider le personnel à adhérer aux procédures administratives de l’OMS.
- · Former le personnel du cluster sur les services administratifs, y compris les nouveaux changements dans les processus pour les finances, les ressources humaines, les achats et d’autres domaines connexes.
- · Surveiller les demandes de biens et de services, y compris les exigences en matière de réception, de paiement et d’inventaire.
- · Coordonner et surveiller les besoins en matière d’espace de bureau en liaison avec les unités concernées, selon les besoins.
- · Introduire des processus et des outils nouveaux et efficaces pour accélérer les actions administratives.
Correspondance
- Préparer et consolider des rapports et de la documentation en sollicitant les contributions des différents membres du personnel de l’équipe.
- Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ; finaliser la correspondance/les rapports pour signature/autorisation.
- Vérifiez que la correspondance sortante est présentée conformément aux styles de l’OMS et du département et vérifiez la langue, la grammaire et l’exactitude avant de la soumettre pour signature et autorisation.
- Analyser la correspondance et les demandes entrantes à la lumière des documents de base, des instructions, des politiques et des précédents, en recherchant, en obtenant et en joignant les informations de base en prévision des besoins de l’agent responsable, ou en les redirigeant le cas échéant ; identifier et mettre en évidence les documents entrants, joindre des informations générales et identifier les domaines nécessitant une action de la part du personnel professionnel, en attirant leur attention sur des éléments spécifiques.
- Veiller à ce que les rapports et documents techniques soient conformes aux normes, règles, pratiques et procédures de l’OMS, en les éditant et en les corrigeant si nécessaire avant leur soumission pour signature ou autorisation de l’autorité compétente.
- À l’aide d’outils de suivi appropriés, effectuez le suivi et assurez-vous que les dates cibles et les délais sont respectés et que la correspondance et les demandes reçoivent une réponse en temps opportun.
Gestion de l’information
- En étroite collaboration avec les autres membres du personnel de soutien, créer et/ou maintenir des systèmes de classement ; examen continu du système de classement pour garantir que les informations sont à jour et utilisées de manière efficace et efficiente.
- Obtenir des documents et des informations auprès de sources internes et externes, selon les besoins ; effectuer des recherches d’informations (bibliothèque, Internet) selon les demandes.
- Coordonner la compilation des documents techniques demandés et fournis par le personnel pour garantir qu’ils sont logiquement compilés, formatés et assemblés pour faciliter le travail du cluster.
- Maintenir à jour les informations de contact des donateurs et des partenaires
Administration des réunions
- Organiser, coordonner et diriger la préparation administrative des réunions, séminaires, ateliers, y compris la préparation de plans d’événements dans GSM/Oracle, de lettres d’invitation, d’estimations de coûts et de demandes de voyage ; aider à la préparation des documents; expédition du matériel et liaison avec les participants et autres personnes impliquées.
- Préparer des présentations à l’aide de PowerPoint et d’autres logiciels, de sa propre initiative ou sur la base d’instructions.
- Planifier les réunions d’équipe/de département, selon les horaires et les besoins ; prendre des procès-verbaux et assurer le suivi des points d’action pour garantir une réponse rapide aux demandes du RHRM et la préparation des procès-verbaux.
- Obtenir des informations et des documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participeront le personnel professionnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropriés.
Voyages et approvisionnements
- Augmentation des enregistrements et des TR dans le système GSM
- Effectuer le suivi des réceptions des biens/services et saisir les réceptions dans le système
- Surveiller les charges
- À l’aide de GSM/Oracle, préparez les demandes de voyage pour les voyages officiels de l’OMS. Effectuer les réservations de vols et d’hôtels, préparer les dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes sur demande ou de sa propre initiative.
Dépôt
- Assurez-vous que les fichiers sont conservés, stockés et facilement récupérables pour l’équipe.
Autres tâches
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un soutien à d’autres domaines de travail.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation:
Essentiel : Diplôme d’études secondaires ou formation technique ou commerciale équivalente
Souhaitable : Une formation aux tâches de secrétariat et/ou dans un domaine administratif, financier et des achats est souhaitable.
EXPÉRIENCE
Essentiel : Au moins 5 ans d’expérience pertinente et de préférence dans des domaines de travail liés à l’administration.
Souhaitable : Une expérience dans d’autres domaines tels que la gestion de programme, les voyages et les achats serait un atout. Expérience à l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies dans un groupe administratif avec une bonne connaissance de ses règles, réglementations, procédures et pratiques liées au travail. Expérience dans les systèmes Oracle ou autres systèmes ERP, un atout
Compétences de l’OMS :
- Communiquer de manière crédible et efficace Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
- Produire des résultats
- Favorise l’intégration et le travail d’équipe
- Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Utilisation des compétences linguistiques
Essentiel : Connaissance approfondie du français et connaissance intermédiaire de l’anglais.
RÉMUNÉRATION
L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux une rémunération attractive qui, pour le poste ci-dessus, comprend un salaire de base annuel net commençant à 8 958 000 XAF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.
POSTE 2 : Adjoint financier et administratif – ( 2404275 ) – Congo
OBJECTIFS DU PROGRAMME
Le programme d’action stratégique du groupe Organique Couverture sanitaire universelle/Maladies transmissibles et non transmissibles (UHC/UCN) consiste à alléger la charge de morbidité dans la Région africaine de l’OMS, en encadrant le programme de lutte contre les maladies en Afrique et en apportant une contribution des analyses plus fines pour éclairer les investissements stratégiques et les interventions cibles de lutte contre les maladies. Cette démarche est sous-tendue par les principes directeurs d’une approche pansociétale, centre sur les personnes et intégrale de lutte contre les maladies.
L’approche pansociétale de lutte contre les maladies s’articule notamment autour de piliers comme :
a) la mise en œuvre cohérente d’une triple riposte, notamment technique par la mise en œuvre de cadres normatifs propres aux maladies, la promotion d’interventions mixtes et la distribution de produits médicaux ; au niveau des systèmes de santé par le renforcement des capacités des systèmes de prestation de services de district en matière de cartographie et de classification des maladies, l’adaptation des interventions et la planification sectorielle et sous-sectorielle ; et multisectorielle en agissant sur les déterminants socio-économiques et environnementaux des maladies grâce à la mobilisation des secteurs non sanitaires, des communautés et des parties prenantes ;
b) le partenariat entre secteurs public et privé, et entre le secteur de la santé et les secteurs non sanitaires ; et
c) la participation des communautés dans les zones à haut risque cibles, en mettant l’accent sur la gestion des déterminants des maladies, la création d’une demande de services de santé et la reddition de comptes par les responsables locaux de la santé .
L’approche intégrée de la lutte contre les maladies centree sur les personnes englobe :
a) des orientations intégrées en matière de lutte contre les maladies pour chaque plateforme de prestation de services de santé et un abandon des orientations spécifiques à chaque maladie ; et
b) des investissements intégrés et efficaces dans le renforcement des capacités des plateformes de prestation de services de santé appropriés.
Cela suppose le déploiement de technologies et d’analyses adaptées à la situation pour éclairer la classification des risques de maladie par groupe de population afin de concevoir et de déployer des interventions complètes et adaptées à chaque groupe de population et à chaque plateforme de prestation de services. de santé, et de garantir l’accès de ces services à la population, la couverture de la population par ces mesures et l’impact même de ces mesures de facon à ne laisser personne de cote.
Les objectifs spécifiques du groupe organique UCN sont les suivants : i) assurer le leadership en matière de coordination, de partenariat et de mobilisation des ressources pour la lutte contre les maladies ; ii) contribuer à la mise au point de produits,de services et d’outils techniques de lutte contre les maladies de l’OMS, ce qui passe par l’adoption de nouvelles technologies et innovations ; iii) soutenir la production et l’emploi d’informations stratégiques pour l’action et la prise de décisions, ce qui englobe l’optimisation des investissements ; et iv) fournir ou faciliter la fourniture d’un appui technique dans le déploiement des produits et services techniques de l’OMS et le renforcement des capacités institutionnelles, notamment l’accompagnement des programmes nationaux de lutte contre les maladies et l’appui aux autorités de réglementation.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Sous la direction générale du Responsable de Programme et d’Administration au sein du groupe organique UCN et en collaboration avec les différentes unités du groupe organique Administration générale et coordination (GMC), ainsi qu’avec les services mondiaux de l’OMS au Siège et à Kuala Lumpur, le ou le titulaire du poste s’acquitte des taches décrite ci-après.
1.En matière de gestion financière :
•tenir à jour les dossiers et les systèmes de suivi financiers afin d’enregistrer et de concilier les dépenses, les ventes, les états financiers et autres données relatives aux transactions quotidiennes ;
•assurer le suivi des charges financières non liquidées et veiller à la clôture des commandes dans les délais impartis ;
•traiter les factures des fournisseurs suivre et toutes les demandes de paiement, en veillant à ce que toutes les pièces justificatives (factures, contrats, actes d’acceptation, entre autres) soient jointes et dument signées, estampillées et conformes à la délégation de pouvoirs, avant tout paiement ;
•lancer le processus de demande de contrat de consultants dans le système ;
•assurer le suivi auprès du Centre mondial de services (GSC) pour tous les paiements dus aux fournisseurs et aux consultants ;
•fournir au personnel du groupe organique UCN des conseils et une assistance sur les divers processus, contrôles et opérations financières qui s’effectuent dans l’environnement du GSM ;
•vérifier les transactions financières et l’état des rapports, par exemple les rapports portant sur les activités de coopération financière directe (DFC) et sur la mise en œuvre directe (DI), de meme que les demandes de remboursement des frais de voyage adressées aux bureaux de pays, pour s’assurer de l’exactitude et de la conformité aux règles et règlements financiers, ainsi qu’au manuel et aux modes opératoires de l’Organisation ;
•enclencher l’activation des contributions dans le CEM et la distribution des fonds dans le GSM ;
•Elaborer ou réviser les budgets des contributions et les couts précédents.
2.Accomplir toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son supérieur hiérarchique.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Un diplôme de fin d’études secondaires.
Souhaitable : Une formation universitaire en comptabilité ou en gestion de programme.
Expérience
Essentiel : Huit années d’expérience professionnelle, dont trois à cinq années dans le domaine des finances, de la budgétisation et/ou de la comptabilité
Souhaitable : Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une autre organisation internationale ou multilatérale serait un atout.
Compétences
Une capacité à planifier, à organiser, à coordonner et à utiliser les contributions émanant de plusieurs sources ; une capacité à exprimer les idées de manière claire et concise, à l’oral comme à l’écrit ; une capacité à conceptualiser et à réaliser des tâches sans beaucoup de supervision ; une capacité à fournir des rapports d’analyse financière à l’aide d’un logiciel approprié ; une capacité à interpréter les règles et règlements financiers ; et une capacité à créer et à entretenir des relations de travail efficaces avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.
Compétences de l’OMS
Travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Communication
Produire des résultats
Utilisation des compétences linguistiques
Essentiel : Connaissance approfondie du français. Connaissance intermédiaire de l’anglais.
Souhaitable : Connaissance intermédiaire d’autres langues officielles de l’ONU.
RÉMUNÉRATION
L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux une rémunération attractive qui, pour le poste ci-dessus, comprend un salaire de base annuel net commençant à 11 368 000 XAF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.
