Le Département de l’assistance internationale est responsable de tout le soutien international de la Croix-Rouge néerlandaise aux victimes de catastrophes et de conflits et aux personnes vulnérables exposées aux dangers.
Nous aidons à réduire les vulnérabilités et à renforcer la résilience en répondant aux catastrophes et aux crises et en soutenant la réduction des risques et la préparation des communautés et des institutions.
Note importante – Les offres soumises en français sont les bienvenues.
Les termes de référence sont uniquement disponibles en anglais mais les offres en français seront également reçues et qualifiées. N’hésitez pas à candidater.
Projets:
- Covid 3
- COVID-19 MoFA 2
- Réponse COVID-19
- WASH dans les écoles
- 3FM Rétablir les liens familiaux.
Contexte
Ces termes de référence précisent les exigences d’audit externe de quatre projets en Côte d’Ivoire : les trois projets COVID-19, Wash in Schools et Rétablissement des liens familiaux.
La Croix-Rouge néerlandaise (NLRC) et la Croix-Rouge de Côte d’Ivoire (CRCI) ont mis en place trois projets COVID-19 complémentaires pour limiter l’impact du virus et réduire le risque de propagation en Côte d’Ivoire. La réponse COVID-19 visait à renforcer les capacités d’intervention de la CRCI en prévention et réponse ; promouvoir les comportements et pratiques favorables à la prévention ; et de renforcer le système communautaire de suivi et de surveillance des contacts vis-à-vis de la maladie. Le projet COVID-19 MoFA 2 a soutenu les antennes de la CRCI dans l’assistance aux groupes marginalisés, la fourniture de stations de lavage des mains et la prestation de MHPSS. Le projet Covid 3 était axé sur les transferts monétaires, la formation à la vaccination, le CEA et la sensibilisation aux vaccins/mesures de protection.
L’objectif principal du projet Restoring Family Links est de rétablir autant de contacts que possible entre les migrants et leurs familles. Si dans certains cas l’objectif premier n’est pas accessible, l’objectif secondaire est au moins de pouvoir apporter des éclaircissements aux familles sur le sort des migrants disparus et d’apporter une aide psychosociale aux migrants de retour et aux familles victimes de ruptures de contacts familiaux un résultat de la migration.
L’objectif du projet WASH dans les écoles était d’améliorer les conditions WASH des écoles dans quatre zones de santé d’intervention à Dimbokro, en s’appuyant sur un projet précédent axé sur la pneumonie dans ces endroits spécifiques. Grâce à l’approche 3 étoiles et à un processus fort de changement de comportement, le projet a promu l’hygiène et renforcé les infrastructures d’eau et d’assainissement.
CRCI a piloté la mise en œuvre de ces quatre projets en partenariat avec le NLRC. Les activités du projet mises en œuvre par la CRCI et la NLRC en Côte d’Ivoire seront vérifiées conformément aux exigences de redevabilité. Les états financiers des deux partenaires doivent être audités.
Pour les détails des dépenses des projets, veuillez contacter : [email protected]
Tous les projets ont été mis en œuvre entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2021.
II Objectifs de l’audit
- Les audits doivent être effectués conformément aux normes internationales d’audit (ISA).
- Les audits doivent comporter autant d’observations que nécessaire dans les circonstances.
- L’avis de l’auditeur sur les objectifs spécifiques des audits mentionnés ci-dessous doit être reflété dans les rapports d’audit et se présente comme suit :
- Exprimer une opinion sur les états financiers de la CRCI et de la NLRC, notamment s’ils donnent une image fidèle des recettes et des dépenses conformément aux conditions fixées dans la décision et aux principes comptables généralement admis.
- Pour évaluer le système de contrôle interne du bénéficiaire de la CRCI et de la NLRC, estimer le risque d’audit et identifier les points dignes d’être mentionnés, y compris les faiblesses matérielles du contrôle interne.
- Faire des observations afin de déterminer si les destinataires ont respecté tous les aspects matériels des conditions énoncées dans le protocole d’accord. Toutes les questions matérielles ne remplissant pas les conditions susmentionnées et toutes les indications d’actes illégaux doivent être identifiées. Ces observations comprennent également les exigences relatives à toute contribution à apporter par le bénéficiaire de la subvention.
- Vérifiez si les activités déclarées et les dépenses déclarées sont conformes au protocole d’accord signé (y compris le budget) et aux révisions budgétaires approuvées.
- L’auditeur doit vérifier si les montants totaux des revenus perçus et des dépenses engagées enregistrés dans le système comptable de la CRCI correspondent au progiciel de comptabilité de terrain Winpaccs de la NLRC. Toute différence doit être précisée et signalée.
- Vérifiez si tous les coûts éligibles sont facturés et payés pendant la période éligible.
- Vérifiez si des actifs (bâtiments, stock ou terrain) ont été achetés et imputés à ce projet.
- Vérifiez si des réserves ont été constituées avec l’argent de ce projet. Seule une réserve pour indemnité de départ (indemnités de départ, uniquement en cas de droit national) est autorisée.
- Vérifiez si les organisations respectent les conditions suivantes : a) Les règles, réglementations et lois applicables ont été appliquées aux montants déclarés ; b) La qualité du processus de contrôle interne, de validation des dépenses, de passation des marchés et de suivi a été bien réalisée ;
- Évaluer si l’administration donne une bonne et complète compréhension de : a) Les montants reçus du siège de la NLRC ; b) Retourner les paiements au siège de la NLRC ; c) Les montants justifiés par la CRCI et la Délégation Pays de la NLRC.
III Portée des audits
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Rédaction du plan d’audit
L’auditeur doit établir un plan d’audit pour chacun des projets qui doit inclure un examen de la conception et du fonctionnement du système de contrôle interne, des procédures analytiques et des tests de validation.
L’auditeur doit effectuer la majorité de l’audit à Abidjan, en Côte d’Ivoire et visiter les sites du projet en Côte d’Ivoire.
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Mise en œuvre
2.1 L’auditeur doit auditer les états financiers sur la base du plan d’audit afin de délivrer un rapport d’audit.
2.2 L’auditeur doit demander une lettre de déclaration à la direction du bénéficiaire de la subvention indiquant qu’à sa connaissance, l’état financier englobe toutes les transactions et est exact et complet à tous égards.
2.3 L’auditeur doit s’assurer que les documents de travail d’audit contiennent suffisamment de documents de nature appropriée et pertinente et doit documenter les procédures d’audit utilisées et les résultats obtenus dans les documents de travail.
2.4 L’auditeur doit vérifier que les contrats conclus entre les bénéficiaires de subventions et d’autres organisations impliquées dans les activités visées dans la décision ont été audités.
Les étapes listées en III. 1 et 2 ne sont ni exhaustifs ni restrictifs et ne peuvent imposer de limites au jugement professionnel de l’auditeur. Toute restriction à l’étendue de l’audit doit être mentionnée dans le rapport de l’auditeur.
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Rapports
Le rapport détaillé doit inclure les éléments suivants :
3.1 L’objectif et l’étendue des audits financiers, les critères d’audit appliqués, le cas échéant, et toute restriction imposée à l’étendue de l’audit.
3.2 L’état financier avec les informations à fournir et les principes comptables appliqués.
3.3 Énoncé clair de l’opinion de l’auditeur sur les états financiers.
3.4 Pour la section financière, un rapport par devise applicable est requis.
3.5 La section financière doit inclure un budget par rapport aux dépenses réelles.
3.6 Un tableau des transferts reçus et des montants échangés sera vérifié et confirmé par l’auditeur.
3.7 Le texte suivant doit être incorporé dans le rapport de l’auditeur :
« Nous avons effectué notre audit conformément aux normes internationales d’audit (ISA). Ces normes requièrent que nous planifiions et réalisions notre audit pour obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d’anomalies significatives. Un audit consiste à examiner, par sondages, les éléments probants justifiant les montants et les informations figurant dans les états financiers. Nous estimons que notre audit fournit une base raisonnable à notre opinion.
Examen IV
Le siège de la NLRC se réserve le droit d’examiner les conclusions de l’audit. L’auditeur concerné doit participer à cet examen et fournir à l’examinateur tous les documents pertinents relatifs à l’audit.
V Documents de travail d’audit
Le cabinet d’audit doit conserver des documents de travail ordonnés et accessibles. Celles-ci doivent être conservées pendant une durée de dix ans à compter de la date de réalisation de l’audit.
VI Conditions de mise en œuvre
- L’auditeur suivra les directives financières du CRCI et du manuel financier de terrain de la NLRC, mais l’auditeur doit spécifiquement considérer et évaluer que :
- Aucune réserve ne peut être imputée au financement ;
- Tout investissement imputé au financement ;
- Rapport sur tout autre revenu tel que les intérêts ;
- Les coûts sont éligibles lorsqu’ils sont facturés et payés dans la période à partir de :31/03/2018 – 28/02/2021 (3FM Rétablissement des liens familiaux),
01/01/2020 – 30/04/2021 (WASH dans les écoles),
01/05/2020 – 31/03/2021 (COVID-19 Réponse),
01/10/2020 – 31/12/2021 (COVID-19 MoFA 2), et
01/07/2021 – 30/04/2022 (Covid 3).
Les passifs ne sont pas éligibles après ces périodes. - Le total des dépenses examinées sera d’au moins 85% du total des dépenses déclarées et dans ce 85% doit être toutes les transactions (100%) qui ont une valeur supérieure à 500 € ou 327.500 XOF.
VII Livrables :
- À l’issue des travaux d’audit, les auditeurs soumettront six (6) copies papier originales (trois en français et trois en anglais) et deux (2) copies électroniques (une en français et une en anglais) du rapport d’audit annexé au États financiers accompagnés des rapports à l’attention de la CRCI et de la NLRC. Le rapport doit être rédigé en français et en anglais.
- Lettre de gestion conformément à l’étendue des travaux décrite ci-dessus.
VIII Responsabilités et voies de communication :
L’auditeur sera engagé et géré par la Croix-Rouge néerlandaise (NLRC) aux Pays-Bas. Le responsable des finances et de l’administration du NLRC et le délégué financier itinérant du NLRC seront les points focaux et coordonneront le processus en étroite collaboration avec l’équipe comptable/financière du CRCI et l’équipe des finances du NLRC au siège.
IX Qualification du Cabinet de Révision :
- La préférence sera donnée aux auditeurs basés dans la région de l’Afrique de l’Ouest, avec une affiliation internationale.
- Les compétences linguistiques en français et en anglais sont essentielles pour la réalisation de cette mission.
X Procédure de passation des marchés
Les soumissionnaires sont priés de soumettre à la fois une proposition financière et une proposition technique qui se conforment le mieux au texte présenté dans le présent document. Ces propositions seront évaluées séparément et le contrat attribué au candidat ayant obtenu la note combinée la plus élevée. Les propositions sont évaluées sur leur conformité, leur qualité et leur prix. Le marché sera en principe attribué à l’organisation présentant l’offre économiquement la plus avantageuse. Cela signifie que non seulement le prix, mais tous les critères d’attribution seront pris en considération.
Votre offre doit indiquer clairement les compétences, l’expérience et la capacité pertinentes du participant, en ce qui concerne ces termes de référence (TOR) particuliers. Votre offre doit contenir les détails de l’approche proposée à adopter afin de fournir le service conformément aux termes de référence.
A. Conformité administrative
Pour être présélectionnées et évaluées selon les critères de sélection (voir section B.), vos offres doivent inclure les éléments suivants (sans l’un d’entre eux, vous ne serez pas éligible pour la sélection) :
- Immatriculation auprès de la Chambre de Commerce compétente et/ou document attestant l’immatriculation du soumissionnaire pour le statut d’indépendant (selon le statut : récépissé de dépôt de déclaration auprès de la CFE, Extrait RSEIRL, Extrait K ou K-bis) – Numéro d’immatriculation à la TVA ou N° fiscal
- CV du personnel proposé pour une mission similaire prouvant une expérience pertinente.
- Offre technique/document d’approche : incluant un planning basé sur ces TDR.
- Offre financière : présentant un prix total avec une ventilation des coûts en jours ou heures passées, les frais associés et élément de TVA ainsi qu’une proposition d’échéancier de paiement.
- Deux (2) références pertinentes et/ou missions précédemment effectuées par le soumissionnaire qui sont comparables en termes de contenu, de temps et d’argent.
B. Exigences de l’offre et critères de sélection
Principaux critères d’évaluation
- Expérience, compétences et capacité du fournisseur de services – Voir le profil du consultant Section 8 : Expérience antérieure dans un travail similaire de cette nature ; (Expérience des membres de l’équipe accompagnée de brefs CV); Antécédents du soumissionnaire ; Capacité du soumissionnaire à satisfaire aux exigences de la NLRC
- Gestion de l’audit : Le soumissionnaire doit affecter un chef de projet pour ce projet ; La proposition doit contenir un plan de travail indiquant les tâches, les échéanciers ; Le soumissionnaire a-t-il donné, soumis des échéanciers d’audit clairement proposés ; Le plan de projet prend-il en compte la gestion des risques associés à l’audit
- Approche technique et plan d’exécution : les offres doivent contenir les détails de l’approche proposée à adopter afin de fournir le service conformément aux TdR
- Références : Le soumissionnaire a-t-il soumis au moins deux clients pertinents et joignables qui ont été servis au cours des 12 derniers mois
- Capacité : les offres doivent clairement indiquer si les participants à l’offre ont ou non la capacité de répondre aux exigences des termes de référence ; Connaissance et présence dans la région.
Comment s’inscrire
Vous pouvez soumettre vos offres en anglais ou en français.
- La date limite de soumission est le 28 février 2023 – 17h00 (UCT+1, heure d’Amsterdam). Toute question, remarque ou demande de clarification peut être envoyée à : [email protected] jusqu’au 18 février 2023.
- Les offres doivent être soumises par e-mail à : [email protected]
- La ligne d’objet du message doit être : RFP IC 2022-0170 – Soumission des offres pour les consultants – [nom de votre entreprise] .
Nous recommandons fortement aux soumissionnaires de soumettre leurs offres via un lien numérique dans leur e-mail de soumission. Ce lien doit nous permettre d’accéder à la plateforme numérique/cloud de votre entreprise et au dossier créé avec votre proposition pour cet appel d’offres. Assurez-vous d’accorder les droits de visualisation et de téléchargement à la personne de contact de la Croix-Rouge néerlandaise.
L’utilisation d’une plate-forme cloud garantira un environnement numérique sûr et un téléchargement fluide des fichiers, vous évitant ainsi de limiter la taille des e-mails. Un email sans pièce jointe est aussi plus vert !
Remarque : Tout soumissionnaire qui ajoute une autre adresse électronique de la Croix-Rouge à sa proposition sera disqualifié.
