La Croix-Rouge française (CRF) en Afrique de l’Ouest / Lac Tchad est présente dans 11 pays. Elle dispose de délégations au Cameroun, Tchad, Mauritanie, Mali, Niger et en Guinée-Conakry ainsi que d’un bureau régional au Sénégal. La CRF entretient des relations historiques et dynamiques avec ses partenaires en Côte d’Ivoire, au Burkina Faso, au Bénin et au Togo sans pour autant y avoir une présence physique.
La stratégie de la CRF en Afrique de l’Ouest et Lac Tchad vise à renforcer la résilience des populations et à répondre aux urgences humanitaires affectant les populations vulnérables aux côtés des Sociétés Nationales des pays d’intervention. Les programmes de développement se concentrent dans les secteurs de la santé (prise en charge de la malnutrition, soins de santé primaire, santé materno-infantile et renforcement des systèmes de santé, le soutien psychosocial et la protection, etc.) et la réduction des risques de catastrophes (prévention, préparation, réponse). La CRF intervient également dans des projets d’accompagnement des migrants, en particulier dans la région d’Agadez(Niger) et de Nouadhibou (Mauritanie) qu’elle entend développer et renforcer ailleurs en Afrique de l’Ouest. Son budget annuel dans la zone est d’environ 15 M€.
Depuis 2017, la CRF a engagé une stratégie de déconcentration de ses fonctions siège avec la création d’un bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest / Lac Tchad basé à Dakar. Le bureau compte aujourd’hui 15 personnes.
POSTE 1
Responsable logistique bureau régional Afrique de l’Ouest/Lac Tchad – Dakar – SENEGAL
DESCRIPTIF DU POSTE
Objectifs
Sous l’autorité du responsable géographique adjoint pour l’Afrique de l’Ouest, les tâches principales se déclinent ainsi :
- Gestion de l’approvisionnement
- Gestion du parc véhicules
- Gestion du parc équipement / télécommunication
- Gestion et suivi du parc informatique
- Gestion des stocks
- Gestion des ressources humaines
- Reporting / Capitalisation
En fonction des priorités du bureau régional et des besoins identifiés sur les délégations CRF, le titulaire du poste pourrait également être amené à apporter un appui ponctuel aux délégations CRF d’Afrique de l’Ouest à travers des missions courtes (<30 jours).
DESCRIPTIF DETAILLE DES TACHES
Gestion de l’approvisionnement
- Effectuer l’analyse d’environnement achat à Dakar
- Maitriser les procédures d’achat de la Croix rouge française et celles des bailleurs
- Mettre à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
- Elaborer les TPM et chronogrammes des achats nécessaires au niveau du bureau et de la délégation
- Réceptionner, vérifier et traiter les demandes des autres départements
- S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique
- Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats
- Effectuer des achats pour le bureau de Dakar, tout en veillant au respect des règles d’achats et procédures de validation
- Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
- S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés avant de clôturer les achats.
Gestion du parc véhicules
- Négocier les contrats de location de véhicules
- Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la délégation
- Etablir le planning des mouvements de véhicules
- S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules
- Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
- Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
- S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules
Gestion du parc équipement / télécommunication
- Mettre à jour l’état de parc en temps réel
- Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des équipes
- Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel
- Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication
- Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication
Gestion et suivi du parc informatique
- Mettre à jour les antivirus
- Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données
- S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
- Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation
Gestion des stocks
- S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption
- S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock
- Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage
- Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks
Gestion des ressources humaines
- Analyser et quantifier les besoins en personnel logistique
- Recruter, former et encadrer l’équipe logistique
- Effectuer les EAP des membres de l’équipe logistique
- Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe
Reporting / Capitalisation
- Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes)
- Assurer le suivi des achats et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes
- Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au référent logistique
- Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie
PLACE ET RELATIONS AU SEIN DE LA DELEGATION
Liens hiérarchiques
- Travaille sous la responsabilité du responsable géographique adjoint
- Est responsable direct de l’assistant fleet et des gardiens CRF (4).
Liens fonctionnels
- Collabore en interne avec l’ensemble des employés du bureau, notamment le département administration-finance
- Collabore en externe avec : l’environnement de la délégation (Mouvement Croix-Rouge, autorités locales administratives, bailleurs des projets en cours…)
Expériences / Formation
EXIGENCES DU POSTE
- Solide formation et/ou expérience achat/logistique
- Formation type BIOFORCE appréciée
- Expérience professionnelle significative dans un service support (logistique)
- Expériences de travail avec une organisation de solidarité internationale appréciée
- Expérience comme manager hiérarchique et fonctionnel ;
- Très bon sens de l’organisation (méthodologie, archivage, …)
- Très bonnes capacités de rédaction
- Rigueur et esprit d’initiative
- Capacité à travailler de façon autonome tout en ayant un bon esprit d’équipe
- Très bonnes connaissances des outils informatiques Word, Excel, Outlook, Internet
- Connaissance du Mouvement Croix-Rouge appréciée
- Permis de conduire
LANGUES
- Français de très bon niveau
- Anglais à des fins de rapports bailleurs et correspondance principalement
Salaire
Rémunération et conditions d’emploi :
- Poste national ouvert aux candidats de nationalité sénégalaise ou aux candidats résidant au Sénégal
- CDD de droit sénégalais d’une durée d’un an (12 mois) renouvelable
- Positionnement grille salariale nationale CRf: cadre niveau 8
- Couverture santé pris en charge 90% (Mutuelle ASCOMA)
- 2 jours de congés payé par mois
- Possibilités de télétravail à hauteur de 1 jour/semaine en accord avec le responsable hiérarchique
- Le poste est basé dans les bureaux de la Croix-Rouge française à Dakar quartier Ngor/Almadies
Comment postuler
Si vous avez l’expérience et les compétences requises et que le poste vous intéresse merci de bien vouloir envoyer votre candidature à la CRf composée d’une Lettre de motivation (1 page maximum) + d’un CV (3 pages maximum) soit 4 pages maximum en tout.
Merci d’envoyer votre candidature à l’adresse e-mail suivante svp :[email protected]
Merci d’indiquer la référence dans le sujet du mail : Resp.Log_DK_2022
POSTE 2
Adjoint.e Responsable Administration et Finance, chargé des SR communautaires – Bangui – RCA
Poste
- Assurer le suivi de la gestion administrative effectuée par les SR communautaires et les prestataires de services communautaires
- Assurer le suivi et les mise à jours de la gestion financière des SR communautaires et les prestataires de services communautaires
- Assurer une bonne gestion comptable des dépenses engagées par les SR communautaires
- Participer à l’élaboration du suivi budgétaire et aux différents rapports financiers du principal récipiendaire (CRF)
- Gérer son équipe de manière efficace pour atteindre les objectifs fixés pour le bon déroulement du programme FM
- Renforcer les capacités des équipes administratives et financières du Ministère de la santé, des SR communautaires et des prestataires de services communautaires
- Appuyer le bon déroulement des activités de la subvention menée par les SR communautaires et les prestataires de services communautaires (réunions, ateliers et formations, etc.) et leurs partenaires
- Accompagner la création des documents permettant de justifier l’activité, participation au planning et réunions, etc.
- Assurer le suivi des missions de terrain des équipes des SR et des prestataires y compris la validation des budgets
- Rédiger les courriers adressés aux partenaires et aux SR communautaires en rapport avec les questions financières et en assurer le suivi
- Veiller à l’archivage correct des dossiers financiers et à la bonne gestion du courrier entrant et sortant
- Assister le RAF pour promouvoir l’application du Manuel des procédures et de son utilisation
- Participer à la préparation des missions d’audit financier annuel du Récipiendaire principal (élaboration d’un plan d’action, préparation des dossiers, suivi, accueil des auditeurs, etc.) en lien avec l’Auditeur interne de la CRF
- Participer en cas de besoin aux missions des LFA et la mise en œuvre des recommandations par l’UOP et le SR
- Veiller en collaboration avec la/le RAF à la bonne gestion des ressources financières mises à la disposition des SR
- Assurer le suivi financier de la mise en œuvre des activités par les SR communautaires, des prestataires de services communautaires et, si besoin, le Ministère de la Santé
- Participer à l’actualisation du suivi budgétaire en lien avec l’ensemble des départements de la délégation/UOP et la logistique
- Participer à l’élaboration des rapports de trésorerie trimestriels et des rapports financiers semestriels et annuels du principal bénéficiaire adressé au FM
- Valider les rapports financiers des SR et les soumettre au RAF
- Veillez à ce que les dépenses FM soient correctement justifiées en prenant en compte leur manuel de procédures et les procédures de la CRF
- Veillez à ce que les dépenses des SR communautaires et prestataires soient correctement justifiées en prenant en compte leur manuel de procédures et les procédures de la CRF
- Valider les journaux comptables des SR communautaires et les intégrer dans SAGA dans le respect des délais établis par le RAF UOP
- Veillez à ce que les inventaires de caisse et rapprochements bancaires des SR communautaires soient réalisés en fin de mois
- Assurer le suivi du règlement mensuel / trimestriel des dépenses réalisées par le SR communautaires et le MSP
- Superviser le travail de l’équipe financière sous sa responsabilité (contrôleurs financiers)
- Assurer l’appui technique du staff pour l’utilisation des outils de la CRF (format, journaux, etc.)
- Accompagner l’équipe dans la gestion quotidienne de leurs tâches (point hebdo, tableau de bord et tableau de suivi)
- Renforcer les compétences de son équipe (accompagnement, animation d’atelier) en collaboration avec le département RH et la coordination de l’UOP
- Réaliser les PAI et les évaluations des personnes sous sa responsabilité
- Assurer le renforcement des capacités de l’équipe financière du Ministère de la santé publique et des SR
Expériences / Formation
- Niveau d’études : diplôme universitaire (Au moins Bac+ 3) en gestion financière et comptabilité
- Expérience exigée : Minimum de 2 ans d’expérience dans le domaine de la comptabilité, gestion financière et administrative en ONG
- Avoir une bonne connaissance pratique des procédures de décaissement et système de gestion financière des principaux bailleurs de fonds en particulier du Fonds Mondial
- Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique et une connaissance approfondie des différents logiciels et navigateurs courants (World, Excel, Power point, outils Google et Saga,)
- Avoir une aptitude à travailler en équipe et sous pression
- Avoir l’aptitude de travailler avec les organisations de la société civile et la volonté de renforcer leurs capacités
- Avec une aptitude de travailler en collaboration avec les partenaires gouvernementaux
- Bonne maîtrise du Français
- Avoir un esprit d’initiative, flexibilité et capacité d’adaptation
- Connaissance de l’anglais professionnel un plus
- Sens de l’organisation, esprit d’équipe et capacité de travail dans un environnement multiculturel
Salaire
- Localisation : Bangui – RCA
- Durée: 12 mois ( renouvelables)
- A pourvoir : ASAP
- Statut: salarié.e expatrié.e
- Passeport d’une validité supérieure à 6 mois au moment du départ prévu
- Carnet de vaccinations à jour / aptitude à voyager
- Schéma de vaccination complet souhaité
Formations en ligne
Pour mieux connaître le Mouvement Croix-Rouge, nous vous invitons à suivre deux formations en ligne, gratuites et accessibles à tous. La réalisation de ces formations constitue un plus dans votre candidature : W.O.R.C. (World of Red Cross and Red Crescent) : cette formation aborde des sujets tels que l’origine et l’histoire du Mouvement, ses principes fondamentaux, l’emblème, la Fédération internationale, le CICR et les sociétés nationales. Stay Safe, quant à elle, a pour objectif de développer une culture commune de la gestion de la sécurité au sein du Mouvement. Vous trouverez ces cours sur la Plate-forme d’apprentissage de la Fédération Internationale: https://ifrc.csod.com/client/ifrc/default.aspx
Lutte contre le financement du terrorisme et le blanchiment d’argent
La Croix-Rouge française (le Président et par délégation, le Directeur Général) traite, en sa qualité de responsable de traitement, des données personnelles vous concernant pour les besoins de l’étude et du traitement de votre dossier de candidature. L’accès à vos données personnelles est strictement limité aux personnes habilitées de la Croix-Rouge française et à nos sous-traitants pour réaliser la finalité susvisée. Dans le cadre du dispositif de lutte contre le financement du terrorisme et blanchiment d’argent, tout candidat sélectionné est susceptible d’être soumis à vérification auprès de notre sous-traitant CSI Web.
Vos données seront conservées 2 ans après le dernier contact avec vous puis archivées selon les délais de prescription applicables. En cas d’embauche, vos données seront conservées pendant toute la durée du contrat de travail puis archivées.
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