Oando PLC est l’un des plus grands fournisseurs de solutions énergétiques intégrées d’Afrique, fort d’un héritage prestigieux. Coté à la Bourse du Nigéria et à la Bourse de Johannesburg, il partage les valeurs d’équipe, de respect, d’intégrité, de passion et de professionnalisme (TRIPP).
Assistante de direction
Responsable : Chef des services généraux et du développement durable (CCSSO)
Supervise : les membres/stagiaires du NYSC Corp
Objectif du poste
L’assistant(e) de direction apportera un soutien administratif et stratégique de haut niveau au/à la directeur(trice) des services généraux et du développement durable. Ce poste requiert d’excellentes compétences organisationnelles, de communication et interpersonnelles pour assurer le bon fonctionnement, la gestion efficace des parties prenantes et la mise en œuvre harmonieuse des priorités de l’ensemble des services généraux, notamment la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des risques, le contenu local et le développement durable. Le/la candidat(e) idéal(e) est proactif(ve), discret(e) et très efficace, capable de gérer des tâches complexes, d’anticiper les besoins et d’apporter un soutien de confiance au/à la CCSSO dans la réalisation des objectifs de l’entreprise.
Responsabilité du poste
Soutien exécutif
- Gérer le calendrier, l’horaire et les déplacements du CCSSO, en assurant une gestion optimale du temps et une priorisation.
- Préparer, éditer et coordonner des rapports, des présentations, des discours et des documents d’information pour le conseil d’administration, la direction générale et les parties prenantes externes.
- Gérer la correspondance, les appels et les demandes de renseignements avec professionnalisme, en garantissant des réponses et des suivis rapides.
- Maintenir la confidentialité et traiter les questions sensibles avec discrétion.
Coordination de projets et de portefeuilles
- Suivre et surveiller les livrables clés, les indicateurs clés de performance et les délais dans les domaines de responsabilité du CCSSO.
- Soutenir les initiatives interfonctionnelles en coordonnant les réunions, en préparant les procès-verbaux et en veillant au suivi des points d’action.
- Aider à la rédaction et à la tenue à jour des tableaux de bord, des rapports et des présentations pour les services généraux et le développement durable.
Gestion des parties prenantes et des relations
- Assurer la liaison avec les équipes internes, les membres du conseil d’administration, les régulateurs et les partenaires externes au nom du CCSSO.
- Soutenir les initiatives d’engagement des parties prenantes, y compris les programmes liés à la durabilité et à l’ESG, les analyses des risques et les engagements avec la chaîne d’approvisionnement et les fournisseurs.
- Faciliter une communication efficace entre le bureau du CCSSO et les intervenants internes/externes.
Excellence opérationnelle et administrative
- Développer et maintenir des systèmes efficaces de classement, de tenue de dossiers et de gestion des connaissances (physiques et numériques).
- Coordonner la logistique des réunions de haut niveau, des ateliers et des conférences.
- Superviser la gestion des dépenses et assurer le respect des politiques internes.
- Exécuter d’autres fonctions qui peuvent lui être assignées de temps à autre par le CCSSO.
Spécification du poste
Spécification de la personne
- Baccalauréat en administration des affaires, en gestion, en sciences sociales ou dans un domaine connexe (une maîtrise est un avantage).
- Au moins 5 à 7 années d’expérience pertinente en soutien aux cadres supérieurs ou à la haute direction dans un environnement de services d’entreprise ou professionnels.
- Une solide connaissance de la gouvernance d’entreprise, de la durabilité/ESG et des cadres de gestion des risques est un avantage supplémentaire.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils de collaboration.
- Présente les valeurs fondamentales d’Oando.
Compétences requises
- Solides compétences organisationnelles et multitâches.
- Discrétion, intégrité et capacité à gérer des informations sensibles.
- Une attention exceptionnelle aux détails et à la résolution de problèmes.
- Capacité à anticiper les besoins et à exercer un jugement éclairé.
- Capacité à assimiler et à gérer rapidement de nouvelles informations.
- Présence professionnelle avec d’excellentes compétences en gestion des relations.
- Adaptabilité et résilience dans la gestion d’une charge de travail diversifiée dans un environnement rapide et dynamique.
- Compétences avérées en recherche et capacité à maintenir de manière proactive les connaissances et la sensibilisation sur un spectre large et diversifié.
- Capacité à préparer une communication écrite claire et cohérente pour des publics internes et externes.
- Capacité à communiquer clairement et de manière concise, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Axé sur le client et orienté vers le service client.
Indicateurs clés de performance (KPI)
- Gestion du temps et du calendrier – gérez les réunions, les délais et les engagements sans conflit.
- Délai d’exécution des tâches et des livrables : livrez les tâches, les rapports et les briefs à temps et sans erreur.
- Réactivité des parties prenantes – reconnaître et traiter toutes les demandes et requêtes dans les délais impartis.
- Suivi des projets et des actions – suivez et suivez les éléments d’action du portefeuille dans les délais impartis.
- Confidentialité et conformité – Aucune violation de confidentialité ni manquement aux politiques
- Exactitude administrative – Maintenir un niveau élevé d’exactitude dans les dossiers, le classement, les dépenses et la logistique.
- Satisfaction des parties prenantes – Évaluation des commentaires sur le professionnalisme, le soutien et la proactivité.
