Oando PLC est l’un des plus grands fournisseurs de solutions énergétiques intégrées d’Afrique avec un fier héritage. Elle est cotée principalement à la Bourse du Nigéria et secondairement à la Bourse de Johannesburg.
Résumé du poste
Le responsable administratif au sein du département des services est responsable de la fourniture des services de soutien aux employés d’Oando sous la direction du responsable de la gestion des installations et des services. Elle/il sera impliqué à la fois dans la planification stratégique et dans les opérations quotidiennes, notamment en ce qui concerne les éléments suivants :
- Administration des voyages et de la logistique
- Administration de la maison d’hôtes
- Gestion de flotte
- Liaison réglementaire et avec les parties prenantes
Responsabilités
- Exécuter et superviser la fourniture de services de soutien généraux, y compris les services d’expédition, de nettoyage, de restauration et d’approvisionnement en eau, l’élimination des déchets dans la société Guest House.
- Surveiller régulièrement les installations de l’entreprise pour s’assurer qu’elles restent fonctionnelles, sûres et sécurisées, bien entretenues et garantir que tous les défauts, y compris l’électricité, la menuiserie, les travaux de génie civil et le système de plomberie dans les bureaux/maisons d’hôtes, sont résolus rapidement et en toute sécurité.
- Assurer la gestion et l’entretien des propriétés de l’entreprise et maintenir un inventaire concis de tous les actifs immobiliers
- Tenir des registres des loyers, des taux d’occupation et des paiements de loyers fonciers pour les actifs immobiliers détenus/loués par l’entreprise
- Gérer les problèmes liés à la propriété, gérer les relations avec tous les propriétaires/gestionnaires immobiliers et renouveler les locations à la date d’échéance.
- Effectuer des contrôles pour garantir la conservation en toute sécurité et l’utilisation efficace de toutes les installations et équipements de bureau
- Gérer le projet, superviser et coordonner le travail des entrepreneurs
- Assurer la liaison avec les finances et la comptabilité pour le paiement rapide des factures de services publics, des factures d’entretien, etc.
- Exécuter des plans de gestion de services pour répondre aux besoins commerciaux et opérationnels sur la base des exigences énoncées dans les plans d’affaires et les budgets des entités et départements individuels d’Oando PLC.
- Estimer et établir les paramètres de coûts et les budgets des achats
- Gérer les relations avec les fournisseurs en communiquant clairement les attentes pour garantir que les livraisons répondent aux spécifications établies et que les directives applicables sont respectées concernant la qualité des articles reçus, la rapidité et la disponibilité du service.
- Traiter les paiements des factures approuvées en créant des demandes d’achat, des bons de commande et en demandant des paiements.
- Préparer des rapports périodiques concernant les activités de l’unité administrative pour examen et prise de décision
- Documents de voyage et traitement des demandes de visa
- Gérer et coordonner le protocole et la logistique pour les membres du personnel
- Planifier et organiser un accès et une gestion VIP transparents pour les membres de l’Exco
- Superviser la disponibilité et l’attribution des véhicules et des chauffeurs au personnel qui doit effectuer une mission officielle
- Appliquer les pratiques et procédures de maintenance et garantir que les conducteurs de véhicules reçoivent une formation appropriée.
- Superviser l’entretien et les réparations programmés et de routine des véhicules et gérer les coûts associés
- Interface avec les agences gouvernementales et non gouvernementales
- Exécuter des documents commerciaux stratégiques avec les autorités législatives et gouvernementales compétentes
- Recueillir, analyser et utiliser les commentaires pour identifier les opportunités d’améliorer la relation entre l’Oando et les parties prenantes.
- Remplir toutes les exigences officielles demandées en matière de services d’assistance.
Spécification de la personne
- Baccalauréat d’une université réputée
- Minimum de 4 ans d’expérience professionnelle pertinente au sein d’une organisation réputée et structurée, de préférence une multinationale pétrolière et gazière
Compétences requises
- Dynamique de l’industrie pétrolière et gazière
- Négociation et gestion des contrats
- Compétences numériques et analytiques
- Comptabilité analytique de base
- Gestion des voyages
- Créativité et innovation
- Organisation/Administration
- Les relations interpersonnelles
- Leadership/Supervision
- Jouer en équipe
- Communication orale et écrite
Indicateurs clés de performance (KPI)
- Rapidité et efficacité du traitement des demandes et des efforts de prestation de services
- Efficacité des relations avec les prestataires de services tiers
- Efficacité des efforts de gestion des coûts
- Nombre de problèmes résultant de transactions de prestation de services mal exécutées
- Niveau de satisfaction client/personnel
- Performance aux examens d’audit interne ; nombre et complexité des requêtes soulevées
- Facilité de récupération et d’utilisation des informations relatives aux achats et aux services (documents et rapports).
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