Oando PLC est l’un des plus grands fournisseurs de solutions énergétiques intégrées d’Afrique, avec un fier héritage. Il est coté en bourse à la bourse nigériane et en bourse secondaire à la bourse de Johannesburg. Avec des valeurs communes de travail d’équipe, de respect, d’intégrité, de passion et de professionnalisme (TRIPP), le groupe Oando comprend six sociétés qui sont les leaders du marché.
RÉSUMÉ DU POSTE
L’assistant personnel (PA) assure la gestion du temps et le soutien administratif du bureau exécutif d’Oando.
L’AP aide principalement à gérer l’itinéraire quotidien en mettant à jour le calendrier de travail et en planifiant/coordonnant les réunions et rendez-vous d’affaires, les voyages d’affaires ou d’autres arrangements.
Il/elle s’occupe également de l’administration générale du bureau exécutif en traitant tout le courrier entrant/sortant, filtre les appels téléphoniques et les visiteurs, tient à jour les dossiers et autres systèmes de gestion des dossiers et assure l’entretien général du bureau.
Il/elle peut également fournir un soutien administratif à d’autres cadres supérieurs d’Oando.
En raison de la nature des missions, l’AP est tenu de faire preuve de jugement et de discrétion de manière indépendante à tout moment.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
Opérationnel
- Gère efficacement l’itinéraire quotidien du cadre.
- Planifie et coordonne les réunions/événements importants.
- Tient un agenda et un calendrier à jour et précis des activités et événements importants du groupe/de l’entreprise ; informe le comité de direction des changements qui peuvent être nécessaires.
- Prend les dispositions de voyage nécessaires pour le cadre exécutif et assure la liaison avec la fonction Achats et Services et/ou les agents de voyages désignés.
- Traite les demandes de renseignements téléphoniques, le cas échéant, au nom du cadre exécutif.
- Traite le courrier entrant et sortant et le dirige vers les services/personnels appropriés pour les mesures nécessaires
- Maintient un système efficace de gestion des documents et des dossiers pour le bureau de la direction.
- Traite les bons de commande et les formulaires de demande de remboursement de dépenses pour le bureau de la direction et pour d’autres employés de gestion, selon les directives.
- Assure les fournitures de papeterie nécessaires, l’achat et l’entretien du matériel de bureau, le ménage régulier, etc.
- S’occupe des questions privées au nom du dirigeant, telles que le règlement des factures de services publics, la gestion du personnel domestique, les opérations bancaires et autres tâches privées.
- Accomplit d’autres tâches qui lui sont déléguées de temps à autre par le Comité exécutif.
- Projette toujours une image professionnelle pour Oando, en raison de la nature des clients.
INDICATEURS DE PERFORMANCE CLÉS
- Efficacité dans la gestion de l’itinéraire quotidien de l’Exécutif.
- Adéquation du soutien administratif fourni à l’exécutif.
- Niveau de professionnalisme affiché et qualité de l’image renvoyée du Bureau Exécutif.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
- Bon diplôme de 1er cycle d’un établissement d’enseignement supérieur réputé
- 2 à 3 ans d’expérience administrative au sein d’un établissement d’entreprise réputé
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES
- Compétences en organisation et gestion du temps
- compétences administratives
- Relations interpersonnelles/compétences en communication
- Bureautique (Word, Excel, PowerPoint ; autres applications)
- Communication orale et écrite
- Compétences en matière de reporting
- Connaissance politique
- Un niveau de maturité élevé est également requis.
