La compagnie pétrolière OANDO recrute pour ce poste (04 Mars 2024)

But

• Fournir un soutien stratégique à l’entreprise en développant des initiatives durables et des solutions innovantes, en utilisant les meilleurs processus, la technologie et une équipe motivée pour optimiser l’efficacité en mettant l’accent sur l’amélioration cohérente du service.

Responsabilité de surveillance

• Installations et services Snr. Associé (Tous les sites au Nigeria)
• Administrateur. Officiers de services et chauffeurs (tous les sites au Nigeria)
• Standardistes, Agents de maintenance, Personnel de la salle de courrier, Personnel de l’aéroport
• Stewards/Cuisins pour Lagos & Abuja Management Guest House
• Services externalisés pour la maison d’hôtes du personnel d’Abuja

Portée de responsabilité et obligation de rendre compte

• Négociation et administration des contrats pour les prestataires de services
• Diriger les examens des processus de développement et de mise en œuvre pour améliorer l’efficacité de la prestation de services
• Gérer et évaluer la location et les opérations de l’espace des installations et d’Oando Property Investments
• Gérer efficacement les coûts (à la fois CAPEX et OPEX) pour la maintenance des installations et formuler des recommandations pour des économies de coûts à fort impact alignées sur les orientations stratégiques de l’entreprise.
• Gestion des relations propriétaires / gestionnaires immobiliers
• Gérer efficacement les dettes de services pour éliminer les temps d’arrêt des services
• Gérer et mettre en œuvre des techniques efficaces de gestion des voyages pour optimiser le processus et les coûts de voyage
• Gestion de projet d’amélioration et de modification des installations

Éducation, expérience et compétences

• Un bon diplôme universitaire avec une formation liée au Facility Management ou une affiliation à un organisme professionnel.
• Expérience avérée en administration avec au moins 10 ans d’expérience.
• Une expérience préalable en administration générale est un avantage.
• Excellentes compétences interpersonnelles, de communication et de négociation
• Compétences en comptabilité, analyse et calcul
• Passion, initiative et volonté de se développer et de travailler continuellement avec créativité et innovation
• Solides compétences en résolution de problèmes et en service à la clientèle
• Ambitieux et autonome, axé sur les résultats, doté d’initiative et d’une forte motivation
• Un planificateur et stratège passionné possédant des compétences en opérations, en constitution d’équipe, en coordination, en négociation et en gestion de contrats.
• Dynamique de l’industrie pétrolière et gazière
• Négociation et gestion des contrats
• Utilisateur moyen à expert des suites MS Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook).

Les compétences de base

Le titulaire du poste doit démontrer des compétences dans tout ou partie des domaines suivants :

• Se comporter de manière éthique : comprendre le comportement éthique et les pratiques commerciales et s’assurer que son propre comportement et celui des autres est conforme à ces normes et s’aligne sur les valeurs de l’organisation.
• Établir des relations : Établir et entretenir des relations de travail positives avec les autres, tant en interne qu’en externe, pour atteindre les objectifs de l’organisation.
• Communiquer efficacement : parlez, écoutez et écrivez de manière claire, approfondie et opportune en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces.
• Se concentrer sur les besoins des membres : Anticiper, comprendre et répondre aux besoins des membres et des parties prenantes externes pour répondre ou dépasser leurs attentes dans le cadre des paramètres organisationnels.
• Favoriser le travail d’équipe : travailler en coopération et efficacement avec les autres pour fixer des objectifs, résoudre des problèmes et prendre des décisions qui améliorent l’efficacité organisationnelle.
• Diriger : influencer positivement les autres pour obtenir des résultats qui sont dans le meilleur intérêt de l’organisation.
• Prendre des décisions : évaluer les situations pour déterminer l’importance, l’urgence et les risques, et prendre des décisions claires, opportunes et dans le meilleur intérêt de l’organisation.
• Organiser : définir des priorités, élaborer un horaire de travail, suivre les progrès vers les objectifs et suivre les détails, les données, les informations et les activités.
• Planifier : déterminer des stratégies pour faire avancer l’organisation, fixer des objectifs, créer et mettre en œuvre des plans d’action et évaluer le processus et les résultats.
• Résoudre les problèmes : évaluer les situations problématiques pour identifier les causes, recueillir et traiter les informations pertinentes, générer des solutions possibles et formuler des recommandations et/ou résoudre le problème.

Domaine de responsabilité majeur

• Gestion de la Relation Client Externe et Interne
• Gérer la location et les opérations (bureaux et résidence) de l’espace des installations pour garantir qu’il reste sûr, sécurisé et bien entretenu.
• Diriger les activités des fournisseurs de services et mettre en œuvre une procédure d’examen de la qualité des services pour suivre et surveiller les performances des fournisseurs de services et des prestataires de services tiers.
• Piloter la mise en œuvre d’un cadre de gestion des risques des installations
• Surveiller et examiner les SLA avec les fournisseurs pour garantir que les avantages en matière d’optimisation des coûts sont tirés.
• Élaborer et mettre en œuvre des stratégies de gestion des budgets de voyage afin d’optimiser les coûts
• Mener un examen et des mises à jour périodiques des politiques conformément aux meilleures pratiques et aux normes de l’industrie
• S’assurer que les factures de services aux entités sont examinées et établies par les Finances
• Diriger l’optimisation des processus de services existants dans le but d’améliorer l’efficacité et les délais d’exécution.
• Piloter la mise en œuvre du plan de formation et de coaching des subordonnés directs afin d’améliorer leurs performances
• Gérer les relations avec les fournisseurs tiers pour favoriser la cohérence des services
• Négocier des contrats financiers et incitatifs avec les compagnies aériennes, les hôtels et les agences de voyages locales et internationales afin de contribuer à l’optimisation des coûts.
• Promouvoir le processus de dépôt et de récupération de documents électroniques tout en garantissant l’intégrité et la sécurité des documents de l’entreprise
• Piloter le processus de négociation de contrat pour tous les achats de l’entreprise
• Gérer l’administration des fournisseurs, le processus d’évaluation et le mécanisme de rétroaction
• Gérer les besoins d’achats du Groupe
• Examiner ou mettre à jour la politique et les processus de la chaîne d’approvisionnement conformément aux nouvelles normes, réglementations ou lois.
• Gérer l’évaluation des fournisseurs, le développement des fournisseurs, le processus de rétroaction et surveiller les performances des fournisseurs pour évaluer leur capacité à répondre aux exigences de qualité et de livraison.
• Négocier les prix et conditions avec les fournisseurs
• Gérer le processus de gestion des fournisseurs : nouveau fournisseur, mise à jour des fournisseurs, mappage des comptes, etc.

Indicateurs clés de performance

• Adéquation et efficacité du plan pour faciliter la réalisation des buts et objectifs de l’entreprise
• Niveaux de satisfaction des clients internes, rapidité et efficacité de la prestation des services.
• Performance aux examens d’audit interne ; nombre et complexité des requêtes soulevées
• Facilité de récupération et d’utilisation des documents et rapports liés aux services
• Efficacité des relations avec les prestataires de services
• Efficacité des efforts de budgétisation et de suivi budgétaire de l’unité
• Vieillissement des factures
• Actualité et efficacité des rapports
• Rapidité de traitement et de paiement des factures.