La Commission de l’Union Africaine (UA) recrute pour ces 02 postes (10 Octobre 2024)

Objectif du poste

Responsable de l’archivage et du stockage des documents de référence originaux et traduits des réunions de la CADHP et de la garantie de leur accessibilité rapide et continue par les parties prenantes.

Fonctions principales

• Fournit un soutien technique à la préparation et à la mise en œuvre des programmes élaborés à partir du plan stratégique de la CADHP
• Prépare les projets de rapports et les programmes de travail liés au fonctionnement de l’Unité
• Génère des rapports en temps opportun pour l’Unité
• Assure la liaison avec les différents départements/unités de la Commission à des fins de coordination et d’alignement
• Prépare les budgets de l’Unité conformément aux cadres pertinents.
• Proposer de nouveaux domaines politiques et élargir les domaines existants pour la recherche planifiée.
• Fournir un service visant à définir l’orientation générale de la recherche dans un domaine politique pertinent.
• Responsable de la délégation et de l’exécution des domaines de recherche définis.
• Coordonner les services de documentation pour les réunions, congrès et conférences avec les parties prenantes.
• Maintenir et mettre à jour une base de données ou une bibliothèque de documents, en veillant à ce que tous les documents soient correctement archivés et indexés
• Assurez-vous que tous les documents sont correctement classés, classés et stockés conformément aux politiques et réglementations.
• Fournir un soutien technique aux intervenants internes et externes

Responsabilités spécifiques

Sous la supervision directe et les conseils du secrétaire exécutif, le documentaliste s’acquittera des tâches suivantes

• Assurer la garde de toutes les copies papier et électroniques des documents officiels de la CADHP, y compris les documents de travail de conférence, les rapports et autres documents officiels de la Commission africaine des droits de l’homme et des peuples.
• Assurer la sauvegarde de tous les documents traités par la CADHP et fournir un accès hors ligne aux documents des sessions ordinaires pour les parties prenantes.
• Assurer l’attribution d’un code unique à tous les documents traités par l’ACHPR pour le stockage et la récupération à partir du serveur de l’ACHPR ou de tout autre serveur désigné à cet effet.
• Développer et maintenir, en liaison avec le MIS, une base de données de tous les documents de réunions/conférences, dans toutes les langues de travail officielles de l’UA, qui ont été traduits ou traités par l’Unité linguistique.
• Documenter, stocker et mettre à la disposition des traducteurs et autres utilisateurs autorisés, sous forme de copies papier ou électroniques, tous les documents officiels de la CADHP, y compris les documents de travail, les rapports, les documents de référence, etc.
• Assurer la liaison avec l’Unité linguistique pour collecter les versions finales des documents traités par la CADHP et les centraliser sur le serveur dans toutes les langues de travail officielles de l’UA.
• Assurer une transmission fluide et rapide des documents de réunion et une communication avec les responsables de la CADHP, les missions représentatives des États membres et les personnes focales du ministère des Affaires étrangères.
• Assurer un accès convivial aux documents basés sur le serveur à partir des postes de travail des traducteurs et, par la suite, à tous les utilisateurs de l’ACHPR ;
• Assurer la liaison avec l’unité d’impression pour la collecte, le classement et la duplication efficace des documents conformément aux exigences de la réunion organisée ;
• Fournir une formation au nouveau personnel de l’ACHPR sur l’utilisation des systèmes de l’ACHPR ;

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• Identifier, sélectionner et commander des documents de référence, d’autres livres et des ressources pour le Centre de documentation ;
• Source des informations et documents requis, s’assurer que toutes les informations publiques sont partagées via le site Web de l’ACHPR
• Assurez-vous que tous les documents obsolètes et endommagés de la collection de la bibliothèque sont éliminés
• Gérer la préparation des rapports statistiques et autres concernant les opérations de la bibliothèque ;
• Assurer le maintien d’un système de codage et conserver tous les documents officiels de l’UA, y compris les documents de travail des conférences, les rapports, les rapports départementaux, les études, la correspondance officielle et les autres documents officiels de l’UA ;
• Vérifier et s’assurer que tous les documents de conférence et autres documents officiels de l’UA relatifs aux droits de l’homme sont compilés et mis à disposition dans toutes les langues de travail officielles de l’UA ;
• Responsable de la rédaction des rapports périodiques et de la participation à la préparation du budget et des programmes de travail liés au fonctionnement de l’Unité
• Assurer le traitement et la distribution des documents lors des réunions de la CADHP

Exigences académiques et expérience pertinente

• Baccalauréat en bibliothéconomie, technologie de l’information, informatique, gestion des documents, archivage, gestion des documents avec 2 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en documentation ou dans des domaines connexes, dont 1 an au niveau de supervision.
• Toute autre qualification dans le domaine de la bibliothèque ou membre d’un organisme professionnel serait un avantage.

Compétences requises

• Bonnes compétences informatiques, y compris un excellent traitement de texte, une maîtrise des applications de courrier électronique et Internet, une expérience dans l’utilisation de programmes tels que MS Word, Excel et Power Point
• Solides compétences en planification et en organisation
• Bonnes compétences interpersonnelles
• Forte capacité de communication tant à l’oral qu’à l’écrit
• La maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (français ou anglais) et la maîtrise d’une ou plusieurs autres langues de l’UA constituent un avantage supplémentaire.

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles

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DURÉE DU MANDAT :

Le poste sera pourvu sur la base d’un contrat à durée déterminée d’une durée de trois (3) ans, dont les douze premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat sera d’une durée de deux ans renouvelable, sous réserve de performances et de livrables satisfaisants.

INTÉGRATION DE LA POINT DE VUE DU GENRE :

La Commission de l’UA est un employeur garantissant l’égalité des chances et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

LANGUES:

La maîtrise de l’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, kiswahili, portugais et espagnol) est obligatoire et la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un avantage supplémentaire.