La Commission de l’Union africaine recrute pour ces 2 postes (07 Juin 202)

Objectif du travail

Sous la supervision du responsable des finances et de l’administration, le comptable adjoint est chargé de traiter les transactions financières et de tenir les registres financiers, et de fournir un soutien (au responsable des finances et de l’administration en matière de finances) en matière de finances, d’exécution du budget et de comptabilité.

Fonctions principales

• Prépare les calendriers de clôture mensuelle et annuelle des comptes et contribue à la préparation des états financiers conformes aux IPSAS ;
• Régler les avances et effectuer les ajustements/annulations pertinents dans SAP ;
• Préparer les rapprochements bancaires sur une base mensuelle et coordonner les audits associés ;
• Effectuer un examen périodique des comptes créditeurs et débiteurs pour garantir que les paiements impayés sont effectués et que les recouvrements sont effectués pour les créances.
• Fournir un soutien dans la préparation des documents budgétaires, l’enregistrement des transactions financières, le suivi de l’exécution du budget

Responsabilités spécifiques

• Aider à la préparation des états financiers périodiques du programme financé par les partenaires et du budget opérationnel ; 
• Aider à maintenir et à générer des registres financiers précis, conformément aux normes comptables approuvées, aux lignes directrices, aux règles et règlements financiers de l’UA ;  
• Analyser toutes les pièces justificatives financières reçues et assurer leur bon classement ; 
• Rapprocher les créances et les dettes des fonds du partenaire et du budget opérationnel ;
• Analyse périodique de l’ancienneté des réclamations d’avances et de voyages pour les maintenir propres et à jour ; 
• Examen des retours financiers des bureaux et organes régionaux spécialisés pour garantir que tous les paiements, recettes et ajustements au titre des programmes sont correctement justifiés par des documents ;
• Rapprocher les dépenses avec les documents sources, s’assurer que les engagements sur les avances d’avances et de voyage ne restent pas en suspens pendant une longue période ; 
• Analyse chronologique des créances et des dettes provenant des fonds et du budget opérationnel des partenaires ;
• Aider à la préparation des réponses aux requêtes d’audit externe et interne et aider à la mise en œuvre des conclusions de l’audit ;  
• Participe à la préparation des rapports financiers et assiste dans l’exécution de diverses tâches de bureau ;
• Règlement des avances, des demandes de remboursement et autres avances pour les programmes financés par les partenaires et le budget opérationnel
• Gérer la petite caisse sous la supervision du superviseur
• Préparation des rapports de rapprochement bancaire, enquête et suivi de tous les éléments en suspens sur les rapports de rapprochement bancaire sous la supervision du superviseur.
• Publier les écritures de journal dans le système SAP et rapprocher les comptes inter-bureaux ;  
• Effectuer le suivi des rapports d’audit interne et externe liés à tout problème de rapprochement soulevé dans les rapports ;
• Préparer les rapports financiers pour examen par le superviseur ;  
• Veiller à ce que les systèmes de comptabilité, de reporting et de contrôle interne précis et complets fonctionnent et que tous les enregistrements pertinents soient tenus avec précision ;  
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée. 

Exigences académiques et expérience pertinente

• Un diplôme en comptabilité ou en finance ou diplôme connexe, avec trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de la comptabilité/finance.

Ou

• Baccalauréat en comptabilité ou en finance ou domaine connexe, avec deux (2) années d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de la comptabilité/finance.

Compétences requises

• Consciencieux dans le respect des délais et l’obtention des résultats 
• Une expérience professionnelle dans les progiciels de comptabilité est un avantage supplémentaire. 
• Une expérience professionnelle dans SAP, un avantage supplémentaire 
• La connaissance des IPSAS est un avantage supplémentaire
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à s’organiser et à travailler dans un environnement multiculturel.
• Excellentes compétences informatiques ; Microsoft Office, Internet Explorer, etc. 
• Bonnes compétences en planification et en organisation
• Forte capacité de communication orale et écrite 
• Maîtrise de l’une des langues de travail de l’UA, la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un avantage supplémentaire.

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles

Objectif du travail

Fournit un soutien professionnel en matière de gestion générale du bureau pour le fonctionnement efficace et efficient du bureau de la SRCC. 

Fonctions principales

• Fournit un soutien administratif et de secrétariat pour l’exécution de la mission dans le domaine de travail concerné.
• Facilite et aide à la mise en œuvre d’activités et de programmes en référence aux politiques et procédures établies.
• Fournit un soutien dans le suivi des activités de la SRCC 
• Effectue une analyse initiale et génère des projets de rapports en temps opportun    
• Participe à l’organisation de réunions, congrès et conférences pertinents avec les parties prenantes. Prend en charge l’organisation logistique et informe régulièrement les officiers supérieurs des progrès.
• Prépare des projets de notes d’information à partir de l’engagement avec les parties prenantes concernées de niveau intermédiaire et développe les relations qui peuvent être déléguées.   
• Met en œuvre les activités de secrétariat comme prévu et convenu.
• Aide à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes d’enregistrement et de récupération

Responsabilités spécifiques

• Maintient l’horaire de travail du Bureau en général, prépare et partage le calendrier en temps voulu, pour permettre une bonne préparation des activités programmées
• Analyse et maintient une vue d’ensemble du travail du Bureau pour garantir qu’un soutien administratif et technique en temps opportun est fourni dans les domaines généraux et spécialisés ;
• Prépare les plans liés à l’organisation des réunions identifiées par la mission, y compris la coordination des invitations, des confirmations, de la billetterie et de l’hébergement de plusieurs participants pour le Bureau ; guider et coordonner les efforts du personnel de soutien administratif et du registre sur les activités planifiées
• Diriger et fournir des conseils au personnel de soutien administratif de la mission, pour canaliser efficacement les correspondances et les demandes de renseignements entrantes, pour assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes.
• Effectuer des recherches sur des sujets liés aux activités du bureau ou sur des questions identifiées par la Direction et les membres de la Mission, pour faciliter la mise en œuvre des activités et la prise de décision.
• Prépare les communications du bureau, y compris, mais sans s’y limiter, les notes officielles, les notes verbales, les rapports d’analyse et les résumés, les projets de présentations (au besoin) en lien avec les activités menées par le bureau respectif. 
• Conserve des fichiers spéciaux et confidentiels et assure une accessibilité adéquate pour les utilisateurs autorisés.
• Veille à ce que la confidentialité des informations et des dossiers de gestion soit garantie ; 

Exigences académiques et expérience pertinente

• Diplôme en sciences du secrétariat, en gestion de bureau, en gestion des affaires, en administration des affaires, en administration publique ou dans tout domaine connexe d’un établissement d’enseignement reconnu avec trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente dans les tâches de secrétariat, d’administration et de gestion de bureau et/ou de gestion de programmes, avec une exposition adéquate au travail de gestion des documents.

OU 

• Baccalauréat en sciences du secrétariat, gestion de bureau, gestion des affaires, administration des affaires, administration publique ou tout domaine connexe d’un établissement d’enseignement reconnu avec deux (2) années d’expérience professionnelle pertinente dans les tâches de secrétariat, d’administration et de gestion de bureau et/ou de gestion de programmes, avec une exposition adéquate au travail de gestion des documents.
• Une expérience en gestion de bureau, en planification et en coordination de réunions avec diverses parties prenantes est requise.
• Une expérience dans SAP sera un avantage supplémentaire
• Une expérience professionnelle dans des organisations internationales et des ONG internationales sera un avantage supplémentaire.

Compétences requises

• Bonnes compétences informatiques, y compris un excellent traitement de texte, maîtrise des applications de courrier électronique et Internet, expérience de l’utilisation de programmes tels que MS Word, Excel et Power Point.
• Bonnes compétences en matière de planification et d’organisation 
• Bonnes aptitudes interpersonnelles et de communication
• Forte capacité de communication orale et écrite
• Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel ;
• La maîtrise de deux langues (de préférence le français et l’anglais) et la maîtrise d’une autre langue de travail de l’UA (portugais, arabe) constituent un avantage supplémentaire.

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles