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Réceptionniste – Douala, Cameroun
Le bureau de pays de l’IFC à Douala recherche un professionnel hautement organisé, dynamique et expérimenté pour soutenir l’unité de gestion du pays en tant que réceptionniste temporaire à durée prolongée (ETT), basé à Douala, au Cameroun.
Le réceptionniste temporaire ET sera principalement chargé de recevoir les clients en tant que premier point de contact, de fournir une assistance générale en matière de correspondance et de demandes d’informations.
Ce poste travaille en étroite collaboration avec l’assistant de programme et lui rend compte sous la supervision générale du responsable pays de l’IFC, cluster de Douala (CACCM).
Rôle et responsabilités :
Il s’agit d’un poste de soutien administratif de niveau débutant qui contribue au bon déroulement des opérations quotidiennes du bureau. Le réceptionniste temporaire effectuera une gamme complète de tâches qui peuvent varier en fonction des besoins et des exigences du bureau. Les tâches comprendront la gestion de la réception, des services de messagerie, la distribution de la correspondance, l’établissement de bons de commande manuels, la gestion des stocks, la planification des vidéoconférences et le soutien aux activités ponctuelles, selon les besoins.
Les responsabilités impliqueront une collaboration avec les membres de l’équipe du bureau de Douala, ainsi qu’une interaction fréquente avec des homologues externes tels que des consultants, des représentants du gouvernement, des donateurs internationaux, des prestataires de services, des vendeurs et des membres du secteur privé et de la société civile.
• Recevoir les visiteurs et répondre aux questions de manière polie et significative tout en veillant à ce que les procédures standard soient suivies.
• Fournir un service téléphonique de haute qualité via le standard en répondant aux requêtes, en prenant des messages téléphoniques précis et en veillant à ce qu’ils soient acheminés en temps opportun au destinataire prévu de manière efficace, agréable et efficiente.
• Gère le courrier entrant et sortant, les services de messagerie et la pochette hebdomadaire tout en veillant à ce que tout courrier adressé au bureau de pays soit correctement enregistré et livré au Front Office le plus rapidement possible.
• Demander des devis aux fournisseurs et établir des points de vente manuels pour les achats de routine.
• Réception et compilation des appels d’offres des fournisseurs à partager avec les équipes de réception appropriées.
• Recevoir et transmettre les factures à l’équipe Finance incluant la coordination des fournitures de bureau et la gestion des stocks.
• Coordonner la livraison des paiements.
• Maintenir à jour une base de données des responsables gouvernementaux, des donateurs, des agences des Nations Unies, des organisations non gouvernementales, des fournisseurs et d’autres institutions et personnes régulièrement associées au travail du bureau de pays.
• Tenir à jour l’annuaire interne du bureau répertoriant les lieux d’accueil du personnel, les numéros de poste et les numéros de téléphone portable, et le mettre à jour en permanence et le diffuser au personnel.
• Gérer la planification de plusieurs visioconférences et salles de réunion.
• Soutient la coordination logistique des conférences, ateliers, retraites, événements d’apprentissage, envoie des invitations aux participants et assure le suivi de la confirmation de présence si nécessaire.
• Servir de remplaçant au personnel du programme IFC et aux autres membres de l’ACS au bureau de Douala et fournir un soutien aux missions de visite et aux équipes de l’IFC sur le terrain, selon les besoins.
• Gérer le classement et d’autres tâches administratives selon les besoins.
• Gestion et résolution de tâches et de demandes non routinières (réponse à des demandes nécessitant des requêtes d’adresse, etc.).
• Fournir un soutien administratif général selon les besoins et les tâches assignées pour assurer le bon fonctionnement du bureau de pays.
Critères de sélection
• Diplôme d’études secondaires minimum, baccalauréat préféré avec au moins 2 ans ou plus d’expérience, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• Expérience de travail similaire ou pertinente en tant que réceptionniste dans une grande organisation multinationale et multilingue.
• Maîtrise des fonctions avancées des applications informatiques telles que Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication et capacité d’interagir efficacement avec les clients et le personnel à tous les niveaux.
• Solides compétences en communication orale et écrite en anglais et en français.
• Capacité à rédiger et à traduire de la correspondance simple selon les besoins.
• Un joueur d’équipe avéré, profondément engagé à travailler dans un environnement hautement collaboratif au sein d’une équipe multidisciplinaire.
• Capacité à démontrer du respect pour différents points de vue, en agissant toujours avec intégrité pour établir la confiance avec les membres de l’équipe et les clients et partenaires externes.
• Suit les conseils de l’assistant de programme rapidement et de manière proactive.
• Affiche les valeurs fondamentales et la mission du GBM.
• Travaille avec professionnalisme et dévouement exemplaire envers nos clients.
Nous sommes fiers d’être un employeur garantissant l’égalité des chances et l’inclusion, avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Apprenez-en davantage sur le travail à la Banque mondiale et à l’IFC , y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.
Remarque : Le candidat retenu se verra offrir un contrat d’un an, renouvelable à la discrétion du Groupe de la Banque mondiale, et sous réserve d’une durée maximale de trois ans à vie. Si un contrat de fonctionnaire permanent prend fin avant une année complète, il est considéré comme une année complète dans le calcul de la durée maximale à vie. Les fonctionnaires permanents, anciens et actuels, qui ont terminé tout ou partie de leur troisième année de contrat de fonctionnaire permanent ne sont pas éligibles pour de futurs contrats de fonctionnaire permanent.
