Vous souhaitez bâtir une carrière qui en vaille vraiment la peine ? Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une occasion unique d’aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis en matière de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus grandes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement ; il s’agit d’un partenariat mondial unique en son genre réunissant cinq institutions qui se consacrent à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître le partage de la prospérité et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, en investissant dans des projets novateurs et en utilisant les données, la recherche et la technologie pour élaborer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, visitez le site www.worldbank.org.
La Banque mondiale, institution multilatérale de premier plan dans le domaine du développement économique mondial, recherche une personne hautement organisée, dynamique et expérimentée, capable de travailler efficacement dans un environnement très exigeant et en évolution rapide, pour occuper le poste d’assistant d’équipe. L’assistant d’équipe sera sous la supervision directe du responsable des opérations (OM) qui est responsable de son développement technique et professionnel et de l’évaluation de ses performances. L’assistant d’équipe fait partie intégrante de l’équipe d’appui administratif et client (ACS) du bureau de pays du Togo. Il fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le poste implique une interaction fréquente avec d’autres unités institutionnelles, le personnel d’autres sites (au niveau local et international), les responsables gouvernementaux, les consultants et les organisations externes.
Rôles et responsabilités
L’assistant d’équipe effectue toute la gamme des tâches de soutien de bureau, y compris la gestion des processus et le suivi des calendriers liés aux produits et tâches de son équipe/unité. Il relève généralement d’un assistant exécutif et travaille initialement sous une supervision et des conseils étroits. Il coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe au siège et sur le terrain, ainsi qu’avec ses homologues externes. Les assistants d’équipe peuvent également se voir confier la responsabilité de certains aspects des fonctions administratives de l’unité. Les assistants d’équipe peuvent travailler régulièrement et substantiellement dans plusieurs langues, notamment la traduction/rédaction d’une variété de documents standard, l’application de compétences efficaces en relecture et en grammaire en anglais et dans d’autres langues, etc. L’objectif général de la mission est de fournir un soutien administratif, logistique et opérationnel au bureau de pays de la Banque mondiale au Togo.
Les principales fonctions comprennent, sans toutefois s’y limiter :
Soutien opérationnel et administratif
• Fournir un soutien à la préparation et à la mise en œuvre des projets et activités de la Banque mondiale conformément aux procédures de la Banque.
• Utiliser des compétences en traitement de bureau pour produire des textes complexes, des rapports, des présentations, des diagrammes, des figures, des graphiques, etc., conformément au format et à la distribution de la Banque.
• Collecter et saisir les données fournies par les chefs d’équipe de projet dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports d’état des projets.
• Se tenir au courant des directives de l’Organisation et assurer un traitement efficace de tous les documents de projet.
• Rédiger la correspondance courante (lettres types, mémos, …) conformément aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés et relire les documents.
• Rédiger les procès-verbaux des réunions et fournir une assistance pour l’édition de documents volumineux.
• Assister l’équipe ou l’unité de travail en traduisant/rédigeant une variété de documents de routine, en appliquant des compétences efficaces en relecture et en grammaire en anglais et dans d’autres langues.
• Tenir à jour les dossiers de projet divisionnaires (sur papier et électroniques) et récupérer des données à partir de diverses sources et les compiler pour une utilisation par les équipes de l’AWCF2 CMU.
• Incorporer les commentaires convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs partagés et les capacités logicielles.
• En collaboration avec et sous la direction du personnel d’une discipline spécifique (par exemple, la gestion des ressources, etc.), surveiller des activités spécifiques (par exemple, le budget des tâches, etc.) au sein de leurs équipes ou groupes.
• Gestion de l’information et interaction avec les clients
• Tenir à jour les listes de distribution, les listes de téléphone/adresses des contacts du projet/produit et distribuer les documents pour l’équipe.
• Tenir à jour les projets de l’unité de travail et autres fichiers (sur papier et électroniques).
• Gestion du temps et planification logistique
• Organiser le calendrier de travail et les réunions avec les homologues pour les équipes en visite.
• Coordonner la gestion du temps et les calendriers, en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements, et communiquer les informations au personnel approprié, à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate, y compris les responsables extérieurs au Groupe de la Banque, suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe.
• Suivre les tâches/étapes du projet/calendriers assignés en utilisant des technologies modernes de gestion de bureau, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
•Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations au conseil d’administration et des signatures, etc.
Autres tâches
• Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants de l’équipe de travail pour les tâches administratives et de projet.
Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d’équipe .
• Effectuer d’autres tâches à la demande du superviseur.
• Toute autre tâche.
Remarque : Toutes les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être présentées en anglais uniquement. Les candidatures reçues dans une autre langue ne seront pas prises en considération.
Critères de sélection
Baccalauréat minimum et au moins 3 années d’expérience pertinente
Compétences
• Connaissances en technologie et en systèmes – Démontrer des connaissances et une expérience avancées de travail avec les applications Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, etc.). A la capacité et la volonté de maintenir à jour ses connaissances et ses compétences en technologie.
• Gestion de projets et de tâches – Faire preuve de bonnes compétences en matière d’organisation, de résolution de problèmes, d’analyse et de capacité à travailler avec compétence avec une supervision minimale. Démontrer le souci du détail et de la qualité. A la capacité de gérer plusieurs tâches et de terminer les tâches dans les délais convenus.
• Politiques, processus et procédures institutionnels – Démontrer une connaissance des programmes et des produits de son propre département, connaître les principaux acteurs, comprendre son propre rôle. Afficher une compréhension des politiques et procédures de la Banque mondiale pertinentes pour le domaine de responsabilités assignées et être capable de les appliquer/de les mettre en œuvre.
Attitude/Adaptabilité
• Faire preuve de flexibilité et être réceptif à la mise en œuvre de nouvelles solutions. Être prêt à étendre ses propres capacités.
• Démontrer une motivation pour se servir et s’adapter pour effectuer des changements.
• Orientation client – Faire preuve de bonnes compétences en communication, d’une attitude positive et professionnelle envers le service à la clientèle ; est capable de comprendre les besoins des clients et d’y répondre avec un haut niveau de professionnalisme.
•Apprentissage, partage des connaissances et communication – Bonnes compétences en anglais (verbales et écrites) Capable de rédiger clairement, de modifier et de relire des brouillons de communications. Capable d’apprendre et de partager des connaissances/informations au sein de l’unité.
•Jugement commercial et prise de décision analytique – Capable de gérer les informations et de soutenir la conservation et l’élimination des informations et des dossiers. Peut rechercher, signaler et fournir des informations de base à partir de diverses sources et répondre de manière indépendante aux demandes de renseignements de base.
•Veiller aux résultats – Capable de prendre la responsabilité personnelle de respecter les délais et d’atteindre les résultats convenus et dispose de l’organisation personnelle pour le faire.
•Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collaborer avec les autres membres de l’équipe et contribuer efficacement au travail et au rendement des équipes, en faisant preuve de respect et de flexibilité pour différents points de vue.
Compétences de base du Groupe de la Banque mondiale
Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages sociaux complets, notamment un plan de retraite, une assurance médicale, vie et invalidité, ainsi que des congés payés, y compris un congé parental, ainsi que des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.
Nous sommes fiers d’être un employeur garantissant l’égalité des chances et l’inclusion, doté d’une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Apprenez-en davantage sur le travail à la Banque mondiale et à l’IFC , y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.
