L’IFC, membre du Groupe de la Banque mondiale, est la plus grande institution mondiale de développement axée sur le secteur privé dans les marchés émergents. Nous travaillons dans plus de 100 pays, en utilisant notre capital, notre expertise et notre influence pour créer des marchés et des opportunités. Notre mission est de tirer parti du pouvoir du secteur privé pour mettre fin à l’extrême pauvreté et promouvoir une prospérité partagée sur une planète vivable. Pour plus d’informations, visitez www.ifc.org.
La Société financière internationale (SFI), la branche du Groupe de la Banque mondiale chargée du secteur privé, à Dakar, au Sénégal, est à la recherche d’un(e) candidat(e) dynamique(e), extraverti(e), organisé et dûment qualifié pour pourvoir le poste de réceptionniste.
Devoirs et responsabilités :
Réception et soutien administratif du bureau
- Fournir un service téléphonique de haute qualité (le standard) – répondre aux questions, prendre des messages téléphoniques précis et s’assurer qu’ils sont acheminés en temps opportun au destinataire prévu et de manière efficace, agréable et efficace.
- Recevoir la correspondance, les documents, les papiers, les messages, les journaux et les magazines qui arrivent à la réception et effectuer des tâches pour leur livraison et leur acheminement appropriés aux membres du personnel, à la salle des dossiers ou à tout autre endroit désigné du bureau.
- Réception/expédition de la valise diplomatique, en tenant les registres appropriés. Surveiller les entrées des formulaires de demande de sacs, faire et soumettre des rapports mensuels sur les sacs à bagages à l’Unité d’administration.
- Rédiger des lettres et des réponses courantes basées sur des instructions générales.
- Identifier et admettre tous les visiteurs arrivant à la réception et fournir soutien et orientation au besoin.
- Tenir à jour une liste de contacts (cellulaire, téléphone résidentiel) et la distribuer mensuellement.
- Mettre à jour quotidiennement la liste du personnel des missions en visite
- Aider les clients internes et externes à répondre aux questions générales et/ou fournir des conseils.
- Soutenir la coordination logistique des conférences, des ateliers, des retraites, des événements d’apprentissage, envoyer des invitations aux participants et assurer le suivi de la confirmation de participation si nécessaire.
- Tenir à jour une base de données sur les responsables gouvernementaux, les donateurs, les organismes des Nations Unies, les organisations non gouvernementales, les fournisseurs et autres institutions et personnes régulièrement associées aux travaux du bureau de pays.
- Assurer une apparence soignée et bien rangée de la réception et de la salle d’attente.
- Gérer les calendriers de congés, de formation et de mission à l’aide des compétences de base en clavier et en traitement de texte, distribués chaque semaine au personnel à l’équipe de pays.
- Gérer les voitures de bureau et la flotte et coordonner les horaires des conducteurs.
- Garder le contrôle de la mission de visite et s’assurer que l’assistant d’équipe (AT) et l’assistant de direction (EA) appropriés sont au courant de la mission/visite.
- Fournir un appui général au bureau selon les besoins et selon les besoins afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau de pays.
- Traiter les autorisations gouvernementales, les licences, les inspections, les immatriculations et les assurances nécessaires conformément aux réglementations locales. Gérer les processus de visas, les dédouanements, les questions fiscales et autres questions de bureau ou de personnel relatives au gouvernement. Coordonner avec le ministère des Affaires étrangères toutes les questions protocolaires (notamment les voitures des bureaux diplomatiques, les dispositions nécessaires pour les visiteurs de haut niveau ; Documents de résidence ; Demande de visa ; importation de véhicules).
- Aider à l’embauche et à la gestion du personnel de soutien temporaire local.
- Tenir à jour diverses directives et rapports internes administratifs et de sécurité.
- Le directeur adjoint travaillera en étroite collaboration avec le personnel de la gestion des ressources et de l’administration de la BIRD sur plusieurs processus liés aux bâtiments et aux installations, ainsi qu’aux questions administratives relatives à la colocation des bureaux de la SFI et de la BIRD.
- Fournir un soutien supplémentaire aux autres membres du personnel de l’ACS au besoin.
Critères de sélection
- Certificat d’études secondaires, avec un minimum de 2 ans d’expérience en tant que réceptionniste
- Capacité à prendre des initiatives et à animer l’espace d’accueil avec des compétences professionnelles louables.
- Compétences interpersonnelles exceptionnelles pour interagir efficacement avec un éventail de contacts internes et externes et faire face efficacement à diverses situations nécessitant un bon jugement, du tact et de la diplomatie.
- Capacité avérée à travailler efficacement dans un environnement multiculturel axé sur le travail d’équipe, et à fonctionner comme un membre efficace de l’équipe.
- Excellente attitude envers le travail dans un environnement en constante évolution.
- Solides compétences en communication écrite et verbale pour préparer/rédiger des communications et assurer la qualité des produits écrits.
- Capacité à prioriser le travail, à gérer plusieurs tâches simultanément et à répartir efficacement le temps.
- Maîtrise de l’utilisation d’applications informatiques de base ; La connaissance des politiques et procédures de la Banque serait un avantage, mais pas une obligation.
- Capacité démontrée à produire un travail de haute qualité sous pression.
