Voulez-vous construire une carrière qui en vaut vraiment la peine ? Le Groupe de la Banque mondiale (GBM) est l’une des plus grandes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement ; un partenariat mondial unique de cinq institutions dédiées à mettre fin à l’extrême pauvreté et à promouvoir une prospérité partagée. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, investissant dans des projets révolutionnaires et utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, visitez www.worldbank.org
Le contexte de la région Afrique occidentale et centrale : https://www.worldbank.org/en/region/afr/western-and-central-africa
Contexte du pays et de l’unité :
La Banque mondiale en Guinée-Bissau : https://www.worldbank.org/en/country/guineabissau
La Banque mondiale, une institution multilatérale de premier plan dans le développement économique mondial, recherche un assistant d’équipe hautement organisé et motivé pour fournir un soutien administratif, logistique et opérationnel au bureau national de la Banque mondiale en Guinée-Bissau. Les candidats idéaux sont capables d’opérer efficacement dans un environnement en évolution avec un large éventail de responsabilités. Il/elle rendra compte au Représentant Résident.
Rôles et responsabilités :
L’assistant d’équipe fait partie intégrante de l’équipe de soutien administratif et client (ACS) du bureau de pays de Guinée-Bissau. Il/elle fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le travail implique des interactions fréquentes avec d’autres unités institutionnelles, du personnel dans d’autres endroits (localement et internationalement), des représentants du gouvernement, des consultants et des organisations externes.
Les principales fonctions comprennent, sans toutefois s’y limiter :
Support opérationnel et administratif
Fournir un soutien à la préparation et à la mise en œuvre des projets et activités de la Banque mondiale conformément aux procédures de la Banque.
Utiliser les compétences en traitement informatique pour produire des rapports, des présentations et des tableaux/graphiques selon le format et la distribution de la Banque.
Collecter et saisir les données fournies par les chefs d’équipe de travail (TTL) dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports sur l’état d’avancement du projet.
Rédiger la correspondance (lettres et mémos types) et les procès-verbaux des réunions et aider à l’édition de documents volumineux, conformes aux normes régionales de la Banque, en utilisant une grammaire, une ponctuation et un style appropriés et des documents de relecture.
Assister l’équipe ou l’unité de travail en traduisant/rédigeant en portugais.
Soutenir la logistique de la mission et rejoindre les missions selon les besoins/demandes des chefs d’équipe de travail.
Gestion de l’information et interaction avec les clients
Tenir à jour les listes de distribution, les listes de téléphones/adresses des contacts du projet/produit et distribuer les documents à l’équipe.
Tenir à jour les projets et autres dossiers (papier et électroniques) pour les secteurs assignés.
Gestion du temps et planification logistique
Organiser l’horaire de travail et les réunions avec les homologues des équipes en visite.
Coordonner les calendriers, en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et surveiller les changements, et communiquer les informations au personnel approprié, à l’intérieur et à l’extérieur du groupe de travail immédiat, y compris les responsables extérieurs au Groupe de la Banque, suivre et rendre compte des aspects appropriés du fonctionnement opérationnel de l’équipe. activités.
Suivez les tâches assignées/étapes du projet/calendriers à l’aide de technologies de gestion de bureau modernes, coordonnez-vous avec le personnel concerné, aidez et/ou informations sur les questions liées au projet.
Résoudre les problèmes non courants de manière créative et ingénieuse et contribuer à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des réunions de haut niveau.
Tâches de gestion des ressources
Assurer la liaison avec le personnel de gestion des ressources pour soutenir les tâches liées au budget du bureau de pays. Cela comprend le traitement des factures/paiements des fournisseurs, la saisie des demandes de déplacement et des relevés de dépenses des consultants et des chauffeurs, la commande de fournitures, le soutien à la gestion des installations, la tenue à jour de l’inventaire des installations.
Saisissez des contrats de consultant à court terme pour les secteurs assignés.
Autres tâches
- Coordonner les services de chauffeurs pour le bureau de pays.
- Servir de remplaçant aux autres membres du personnel administratif (ACS).
- Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande des chefs d’équipe.
- Effectuer d’autres tâches à la demande du représentant résident.
Les critères de sélection
- Baccalauréat minimum et au moins 2 ans d’expérience pertinente.
- Excellentes compétences en communication en anglais et en portugais écrits et parlés. Une bonne maîtrise du français est souhaitable.
- Compétences informatiques avancées et maîtrise complète de l’utilisation des logiciels pertinents (Excel, Power Point, Word).
Compétences :
Bonnes compétences organisationnelles, de résolution de problèmes et d’analyse et capacité à travailler avec compétence avec un minimum de supervision. Démontrer une attention aux détails et à la qualité. A la capacité de gérer plusieurs tâches et de les terminer dans les délais convenus.
Attitude / Adaptabilité – Faire preuve de flexibilité et être réceptif à la mise en place de nouvelles solutions. Est prêt à étendre ses propres capacités. Faire preuve de motivation pour profiter et s’adapter pour apporter des changements.
Orientation client – Faire preuve de bonnes compétences en communication et d’une attitude positive et professionnelle en matière de service à la clientèle ; est capable de comprendre les besoins des clients et d’y répondre avec un haut niveau de professionnalisme.
Apprentissage, partage des connaissances et communication – Bonnes compétences en anglais (verbal et écrit) Capable d’écrire clairement, de réviser et de relire des projets de communication. Capable d’apprendre et de partager des connaissances/informations au sein de l’unité.
Jugement commercial et prise de décision analytique – Capable de gérer les informations et de prendre en charge la conservation et la destruction des informations et des dossiers. Peut rechercher, rapporter et fournir des informations de base à partir de diverses sources et répondre de manière indépendante aux demandes de base.
Recherche de résultats – Capable de s’approprier personnellement et d’être responsable du respect des délais et d’atteindre les résultats convenus et possède l’organisation personnelle pour le faire.
Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collaborer avec les autres membres de l’équipe et contribuer efficacement au travail et aux résultats des équipes, en faisant preuve de respect et de flexibilité pour les différents points de vue.
Une connaissance du travail opérationnel et des projets de la Banque mondiale est souhaitable.
Compétences de base du Groupe de la Banque mondiale
Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages complets, notamment un plan de retraite ; assurance médicale, vie et invalidité; et les congés payés, y compris le congé parental, ainsi que les aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.
Nous sommes fiers d’être un employeur inclusif et garantissant l’égalité des chances avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Apprenez-en davantage sur le travail à la Banque mondiale et à IFC , notamment sur nos valeurs et nos histoires inspirantes.
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