Voulez-vous construire une carrière qui en vaut vraiment la peine ? Travailler au Groupe de la Banque mondiale vous offre une opportunité unique d’aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus grandes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement ; un partenariat mondial unique de cinq institutions dédiées à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître la prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, investissant dans des projets révolutionnaires et utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, visitez www.worldbank.org .
La Banque mondiale, une institution multilatérale de premier plan en matière de développement économique mondial, recherche une personne hautement organisée, énergique et expérimentée, capable d’opérer efficacement dans un environnement très exigeant et en évolution rapide, pour servir d’assistant d’équipe. L’assistant d’équipe sera sous la supervision directe du gestionnaire des opérations (OM) qui est responsable de son développement technique et professionnel et de l’évaluation de ses performances. L’assistant d’équipe fait partie intégrante de l’équipe de soutien administratif et client (ACS) du bureau pays du Togo. (S)Il fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le travail implique des interactions fréquentes avec d’autres unités institutionnelles, du personnel dans d’autres endroits (localement et internationalement), des représentants du gouvernement, des consultants et des organisations externes.
Rôles et responsabilités
L’assistant d’équipe effectue toute la gamme des travaux de soutien de bureau, y compris la gestion des processus et le suivi des calendriers liés aux produits et tâches de son équipe/unité. Ils relèvent généralement d’un administrateur de bureau, d’un assistant exécutif ou d’un chef de bureau et travaillent initialement sous une supervision et des conseils étroits. Ils se coordonnent étroitement avec les unités de service et assurent fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe au siège et sur le terrain, ainsi qu’avec leurs homologues externes. Les assistants techniques peuvent également se voir confier la responsabilité de certains aspects des fonctions administratives de l’unité. Les assistants d’équipe peuvent travailler régulièrement et substantiellement dans plus d’une langue, y compris la traduction/rédaction d’une variété de documents standards, l’application de compétences efficaces en relecture et en grammaire en anglais et dans d’autres langues, etc. L’objectif général de la mission est de fournir des services administratifs, logistiques. et un soutien opérationnel au bureau national de la Banque mondiale au Togo.
Les principales fonctions comprennent, sans toutefois s’y limiter :
Support opérationnel et administratif
- Fournir un soutien à la préparation et à la mise en œuvre des projets et activités de la Banque mondiale conformément aux procédures de la Banque.
- Utiliser des compétences en traitement informatique pour produire des textes, rapports, présentations, tableaux, figures, graphiques, etc. complexes, selon le format et la distribution de la Banque.
- Recueillir et saisir les données fournies par les chefs d’équipe de travail dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports sur l’état d’avancement du projet.
- Se tenir au courant des directives de l’Organisation et assurer le traitement efficace de tous les documents de projet.
- Rédiger la correspondance courante (lettres types, mémos, …) conforme aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant une grammaire, une ponctuation et un style appropriés et des documents de relecture.
- Rédiger des procès-verbaux de réunions et fournir une assistance dans la rédaction de documents volumineux.
- Aider l’équipe ou l’unité de travail en traduisant/rédigant une variété de documents de routine, en appliquant des compétences efficaces en relecture et en grammaire en anglais et dans d’autres langues.
- Tenir à jour les dossiers de projet divisionnaires (à la fois papier et électroniques), récupérer les données de diverses sources et les compiler pour les utiliser par les équipes de la CMU AWCF2.
- Incorporez les commentaires convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs partagés et les capacités logicielles.
- En collaboration avec et sous la direction du personnel d’une discipline spécifique (c’est-à-dire la gestion des ressources, etc.), surveillez des activités spécifiques (c’est-à-dire le budget des tâches, etc.) au sein de leurs équipes ou clusters.
Gestion de l’information et interaction avec les clients
- Tenir à jour les listes de distribution, les listes de téléphones/adresses des contacts du projet/produit et distribuer les documents à l’équipe.
- Tenir à jour les projets de l’unité de travail et les autres dossiers (papier et électroniques).
- Gestion du temps et planification logistique
- Organiser l’horaire de travail et les réunions avec les homologues des équipes en visite.
- Coordonner la gestion du temps et les calendriers, en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et surveiller les changements, et communiquer les informations au personnel approprié, à l’intérieur et à l’extérieur du groupe de travail immédiat, y compris les responsables extérieurs au Groupe de la Banque, suivre et rendre compte des activités appropriées. aspects des activités opérationnelles de l’équipe.
- Suivre les tâches assignées/étapes du projet/calendriers à l’aide de technologies de gestion de bureau modernes, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
- Résoudre les problèmes non courants de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations et des signatures au conseil d’administration, etc.
Autres tâches
- Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants de l’équipe de travail sur les tâches de projet et administratives.
- Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d’équipe.
- Effectuer d’autres tâches à la demande du superviseur
- Tout autre affaire.
Remarque : Toutes les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être présentées en anglais uniquement. Les candidatures reçues dans une autre langue ne seront pas prises en compte.
Les critères de sélection
Baccalauréat minimum et au moins 3 ans d’expérience pertinente
Compétences
- Connaissance de la technologie et des systèmes – Démontrer des connaissances avancées et une expérience de travail avec les applications Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, etc.). Possède la capacité et la volonté de maintenir à jour ses connaissances et compétences technologiques.
- Gestion de projets et de tâches – Faire preuve de bonnes compétences organisationnelles, de résolution de problèmes, d’analyse et de capacité à travailler avec compétence avec un minimum de supervision. Démontrer une attention aux détails et à la qualité. A la capacité de gérer plusieurs tâches et de les terminer dans les délais convenus.
- Politiques, processus et procédures institutionnels – Démontrer une connaissance des programmes et produits de son propre département, connaître les acteurs clés, comprendre son propre rôle. Faire preuve d’une compréhension des politiques et procédures de la BM pertinentes pour le domaine des responsabilités assignées et être capable de les appliquer/mettre en œuvre.
Attitude / Adaptabilité
- Faire preuve de flexibilité et être réceptif à la mise en œuvre de nouvelles solutions. Est prêt à étendre ses propres capacités.
- Faire preuve de motivation pour profiter et s’adapter pour apporter des changements.
- Orientation client – Faire preuve de bonnes compétences en communication et d’une attitude positive et professionnelle en matière de service à la clientèle ; est capable de comprendre les besoins des clients et d’y répondre avec un haut niveau de professionnalisme.
- Apprentissage, partage des connaissances et communication – Bonnes compétences en anglais (verbal et écrit) Capable d’écrire clairement, de réviser et de relire des projets de communication. Capable d’apprendre et de partager des connaissances/informations au sein de l’unité.
- Jugement commercial et prise de décision analytique – Capable de gérer les informations et de prendre en charge la conservation et la destruction des informations et des dossiers. Peut rechercher, rapporter et fournir des informations de base à partir de diverses sources et répondre de manière indépendante aux demandes de base.
- Recherche de résultats – Capable de s’approprier personnellement et d’être responsable du respect des délais et d’atteindre les résultats convenus et possède l’organisation personnelle pour le faire.
Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collaborer avec les autres membres de l’équipe et contribuer efficacement au travail et aux résultats des équipes, en faisant preuve de respect et de flexibilité pour différents points de vue.
Compétences de base du Groupe de la Banque mondiale
Nous sommes fiers d’être un employeur inclusif et garantissant l’égalité des chances avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Apprenez-en davantage sur le travail à la Banque mondiale et à IFC , notamment sur nos valeurs et nos histoires inspirantes.
Remarque : Le candidat sélectionné se verra proposer un mandat d’un an, renouvelable à la discrétion du Groupe de la Banque mondiale, et sous réserve d’une nomination ET maximale à vie de trois ans. Si un rendez-vous ET se termine avant une année complète, il est considéré comme une année complète vers le maximum à vie. Les employés ET anciens et actuels qui ont terminé tout ou partie de leur nomination ET de troisième année ne sont pas éligibles pour de futures nominations ET.
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