La Banque mondiale, parfois abrégée BM, est une institution financière internationale qui accorde des prêts et autres appuis financiers à des pays en développement pour des projets d’investissement.
La Banque mondiale recherche une personne hautement organisée, dynamique et expérimentée, capable de travailler efficacement dans un environnement très exigeant et en évolution rapide, pour occuper le poste d’assistant d’équipe. L’assistant d’équipe sera sous la supervision directe du responsable des opérations (OM) qui est responsable de son développement technique et professionnel et de l’évaluation de ses performances. L’assistant d’équipe fait partie intégrante de l’équipe d’appui administratif et client (ACS) du bureau de pays du Nigéria. Il fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le poste implique une interaction fréquente avec d’autres unités institutionnelles, le personnel d’autres sites (au niveau local et international), les responsables gouvernementaux, les consultants et les organisations externes.
Fonctions et responsabilités
L’objectif général de la mission est de fournir un soutien administratif, logistique et opérationnel au bureau de pays de la Banque mondiale au Nigéria.
Les principales fonctions incluent, sans toutefois s’y limiter :
Support opérationnel et administratif
- Fournir un soutien à la préparation et à la mise en œuvre des projets et activités de la Banque mondiale conformément aux procédures de la Banque.
- Utiliser des compétences de traitement de bureau pour produire des textes complexes, des rapports, des présentations, des graphiques, des figures, des diagrammes, etc., selon le format et la distribution de la Banque.
- Recueillir et saisir les données fournies par les chefs d’équipe dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports d’état du projet.
- Se tenir au courant des directives de l’Organisation et assurer le traitement efficace de tous les documents du projet.
- Rédiger la correspondance courante (lettres types, mémos, fax, etc.) conformément aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant une grammaire, une ponctuation et un style appropriés et relire les documents.
- Rédiger des procès-verbaux de réunions et apporter une assistance dans la rédaction de documents volumineux.
- Tenir à jour les dossiers de projets divisionnaires (sur papier et électroniques) et récupérer les données de diverses sources et les compiler pour utilisation par le directeur de pays et/ou l’unité de gestion du pays (CMU).
- Intégrez les commentaires convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs partagés et les capacités logicielles.
Gestion de l’information et interaction avec les clients
- Répondre aux requêtes internes et externes sur le portefeuille assigné ou, si nécessaire, prendre des messages téléphoniques précis et complets et les acheminer aux personnes appropriées pour qu’elles les traitent.
- Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone/adresses des contacts du projet/produit et distribuer les documents à l’équipe.
- Coordonner avec les unités de service et assurer une liaison fréquente avec les membres de l’équipe à Washington et au bureau de pays.
- Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe.
Gestion du temps et planification logistique
- Organiser le calendrier de travail et les réunions avec les homologues pour les équipes en visite.
- Coordonner la gestion du temps et les horaires en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements et communiquer l’information.
- Suivre les tâches assignées/les étapes du projet/les calendriers à l’aide de technologies de gestion de bureau modernes, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
- Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations au conseil d’administration et des signatures, etc.
Autres fonctions
- Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants de l’équipe de travail sur les projets et les tâches administratives.
- Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d’équipe
- Effectuer d’autres tâches demandées par le superviseur.
Critères de sélection
- Licence minimum et au moins 3 années d’expérience pertinente.
- Une expérience préalable avec une organisation multilatérale/bilatérale est un avantage.
