Voulez-vous construire une carrière qui en vaut vraiment la peine? Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une occasion unique d’aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus importantes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement ; un partenariat mondial unique de cinq institutions dédiées à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître la prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, investissant dans des projets révolutionnaires et utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, visitez www.worldbank.org
Le bureau de pays de la Banque mondiale à Bangui recherche une personne hautement organisée, énergique et expérimentée, capable de fonctionner efficacement dans un environnement très exigeant et au rythme rapide, pour servir d’assistant d’équipe. L’assistant d’équipe sera sous la supervision directe de l’assistant principal de programme (SPA) qui est responsable de son développement technique et professionnel et de l’évaluation de ses performances.
L’assistant d’équipe fait partie intégrante de l’équipe d’appui administratif et client (ACS) du bureau de pays de la République centrafricaine (RCA). (S) Il fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel.
Le travail implique une interaction fréquente avec d’autres unités institutionnelles, le personnel dans le pays et dans d’autres endroits (localement et internationalement), des responsables gouvernementaux, des consultants et des organisations externes.
RÔLES ET RESPONSABILITÉ
Les tâches du titulaire comprennent, sans toutefois s’y limiter :
Support opérationnel, logistique et administratif
Utiliser des compétences en traitement de bureau pour produire des textes complexes, des rapports, des présentations, des tableaux, des figures, des graphiques, etc., selon le format et la distribution de la Banque.
Recueillir et saisir les données fournies par les chefs d’équipe de projet dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports sur l’état du projet.
Se tenir au courant des directives de l’Organisation et assurer le traitement efficace de tous les documents du projet.
Rédiger la correspondance courante (lettres types, notes de service, télécopies, etc.) conformément aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés et relire les documents.
Rédiger des procès-verbaux de réunions et fournir une assistance pour l’édition de documents volumineux.
Soutenir la mission virtuelle ou de l’équipe de terrain pendant toutes les étapes du projet (préparation, supervision et réalisation) sans délai.
Participer et organiser des visites et des réunions de terrain (y compris virtuelles) et prendre note des points essentiels pour l’équipe lors des missions du projet.
Capacité à organiser des réunions, des ateliers, des conférences et des séminaires de haut niveau/multisectoriels.
Examiner la lettre d’accompagnement, l’aide-mémoire et les autres lettres relatives aux projets conformément aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés et relire les documents.
Alerter les équipes de projet des échéances (aide-mémoire, ISR, ICR etc.) selon les directives de la Banque.
Suivez les activités en attente via le portail des opérations (date d’entrée en vigueur, date limite pour ISR/ICR, etc.).
Expériences et capacité à utiliser l’exploitation, SAP et le portail administratif.
Traiter tous les contrats STC en étroite collaboration avec le chef d’équipe et aider aux exigences de clôture de fin d’année, y compris l’examen et le suivi pour s’assurer que les engagements et les soldes des consultants sont payés, et que les contrats sont fermés en conséquence pour les tâches dirigées par l’unité, notamment au cours du dernier trimestre de l’exercice.
Rappeler aux équipes venant en mission les exigences de voyage en RCA, y compris celles liées au contexte du COVID-19 et des pays FCV.
Assurer la logistique, visa, réservation de chambre, prise en charge/dépose des membres de l’équipe
Faire des demandes de voyage pour les consultants ou autres membres de la mission ; Assurer le visa de sécurité de son équipe lors des visites de terrain. Assurez-vous que tous les documents de reçus sont classés dans la demande de voyage des consultants dans les meilleurs délais.
Maintenir à jour les fichiers de projet de la division (papier et électronique) et récupérer les données de diverses sources et les compiler à l’usage du responsable pays et/ou de l’unité de gestion pays (CMU).
Gestion de l’information et interaction avec les clients
- Répondre aux questions internes et externes sur le portefeuille assigné ou, si nécessaire, prendre des messages téléphoniques précis et complets et les acheminer vers les personnes appropriées à traiter.
- Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone/d’adresses des contacts du projet/du produit et distribuer les documents à l’équipe.
- Coordonner avec les unités de service et assurer la liaison fréquemment avec les membres de l’équipe à Washington et au bureau de pays.
- Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe.
Gestion du temps & Planification logistique
- Coordonner la gestion du temps et des horaires en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements et communiquer l’information.
- Suivre les tâches/étapes de projet/calendriers assignés à l’aide de technologies modernes de gestion de bureau, assurer la coordination avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
- Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations au conseil d’administration et des signatures, etc.
- Organiser le programme de travail et rencontrer les homologues pour les équipes de visite
Autres fonctions
- Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants de l’équipe de travail pour les tâches de projet et administratives.
- Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d’équipe
- Effectuer d’autres tâches à la demande du superviseur.
Les critères de sélection
Baccalauréat avec au moins 2 ans d’expérience de travail dans un poste pertinent.
Capacité à réussir les tests pertinents du Groupe de la Banque en place au moment du recrutement (par exemple, langues française et anglaise et applications informatiques).
Connaissance/capacité d’effectuer des routines de travail diverses et complexes dont l’objectif est spécifique.
Solides compétences linguistiques en anglais et en français (oral et écrit), y compris la capacité de rédiger une variété de documents (par exemple, des lettres, des aide-mémoires).
Bon esprit d’équipe et capacité d’interagir avec tact et efficacité avec le personnel à tous les niveaux.
Connaissance intermédiaire des ordinateurs personnels et capacité d’utiliser la suite d’applications informatiques standard (par exemple, MS Office).
Volonté de demander l’aide de superviseur(s)/collègues et d’apprendre d’eux.
Capacité à traiter avec précision et à accomplir des tâches quotidiennes selon des normes précises.
Capacité à fonctionner efficacement au sein d’équipes multidisciplinaires dans un environnement de gestion matricielle.
Capacité à suivre les priorités de travail et à répondre de manière créative aux demandes des clients. Compétences interpersonnelles démontrées, initiative, ingéniosité, gestion efficace du temps, sens de l’organisation et capacité à gérer des informations confidentielles.
Capacité de récupérer des documents de référence à partir de diverses sources (p. ex. bases de données ou autres systèmes de classement, Internet, etc.).
Initiative et débrouillardise démontrées.
Aptitude avérée à établir des relations et à interagir positivement avec des homologues seniors des secteurs public et privé, en français et en anglais.
Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression.
Compétences :
Gestion de projet/tâche : Compléter les tâches/projets assignés avec supervision au besoin. Souci du détail et assure des produits de bonne qualité. Prend des mesures pour identifier et résoudre les problèmes courants et non courants. Soyez motivé et prêt à accomplir des tâches.
Politiques, processus et procédures institutionnels : Démontrer une connaissance des programmes et produits de son propre département, connaître les acteurs clés, comprendre son propre rôle. Afficher une compréhension des politiques et procédures de la Banque mondiale pertinentes pour le domaine de responsabilités assignées et être capable de les appliquer / les mettre en œuvre
Connaissance de la technologie et des systèmes : Démontrer des connaissances et une expérience de travail avec les applications Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, etc.). Avoir la capacité et la volonté de maintenir à jour les connaissances et les compétences en technologie
Gestion de projets et de tâches : Démontrer de bonnes capacités d’organisation, de résolution de problèmes, d’analyse et une capacité à travailler avec compétence avec un minimum de supervision. Faire preuve d’attention aux détails et à la qualité. A la capacité de gérer plusieurs tâches et de terminer les tâches dans les délais convenus
Polyvalence et adaptabilité : Faire preuve de flexibilité et être réceptif à la mise en place de nouvelles solutions. Est prêt à étendre ses propres capacités. Démontrer la motivation à profiter et à s’adapter pour effectuer le changement
Orientation client (ACS) : Démontrer de bonnes compétences en communication, une attitude de service client positive et professionnelle ; Être en mesure de comprendre les besoins des clients et d’y répondre avec professionnalisme
Apprentissage, partage des connaissances et communication : Bonnes compétences linguistiques en anglais (verbal et écrit) ; Capable d’écrire clairement, d’éditer et de relire des projets de communication. Capable d’apprendre et de partager des connaissances/informations au sein de l’unité
