Voulez-vous construire une carrière qui en vaut vraiment la peine ? Travailler à la Banque mondiale vous offre une opportunité unique d’aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. La Banque mondiale se compose de deux entités : la Banque internationale pour la reconstruction et le développement (BIRD) et l’Association internationale de développement (IDA). Il s’agit d’une coopérative de développement mondiale détenue par 189 pays membres. En tant que plus grande banque de développement au monde, la Banque mondiale fournit des prêts, des garanties, des produits de gestion des risques et des services de conseil aux pays à revenu intermédiaire et à faible revenu solvables, et coordonne les réponses aux défis régionaux et mondiaux. Visitez www.worldbank.org .
Contexte et description générale La Banque mondiale, une institution multilatérale de premier plan en matière de développement économique mondial, est à la recherche de deux personnes hautement organisées, énergiques et expérimentées, capables d’opérer efficacement dans un environnement très exigeant et en évolution rapide, pour servir d’assistant de programme. L’assistant de programme fait partie intégrante de l’équipe de soutien administratif et client (ACS) du bureau de pays du Mali. (S)Il fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le travail implique des interactions fréquentes avec d’autres unités institutionnelles, du personnel dans d’autres endroits (localement et internationalement), des représentants du gouvernement, des consultants et des organisations externes.La Banque mondiale est un partenaire engagé dans les efforts visant à aider le Mali à instaurer la croissance, la bonne gouvernance et la réduction de la pauvreté pour la population malienne. La Banque mondiale apporte trois éléments à cet effort :
i) Connaissances et expertise mondiales pour entreprendre des recherches et fournir des conseils politiques ;
ii) Financement de projets d’investissement et appui budgétaire axé sur les politiques ;
iii) Appui à la coordination des partenaires de développement.
En tant que membre de notre personnel, vous rejoindrez une équipe de spécialistes et de personnel opérationnel dédiés à soutenir un partenariat efficace avec le gouvernement, les partenaires de développement et la société civile dans une gamme de secteurs de gouvernance, sociaux et économiques.
L’unité de gestion pays (CMU) de l’AWCW3 au sein de la région Afrique couvrant le Burkina Faso, le Tchad, le Mali et le Niger, supervise le dialogue avec le pays, la formulation de la stratégie, le développement des affaires, la gestion du portefeuille et le suivi des résultats de développement. Les quatre pays couverts par l’UMC AWCW3 sont des pays IDA, avec un taux de pauvreté élevé affectant les femmes de manière disproportionnée. Les pays de l’AWCW3 figurent également parmi les pays les plus bas au monde selon le classement de l’indice du capital humain (HCI). Ils sont classés comme pays FCV (fragilité, conflit et violence). La CMU AWCW3 est gérée par un Directeur Pays (CD) basé à Bamako, au Mali. La CD coordonne et supervise les bureaux nationaux de l’AWCW3 et une unité d’ancrage à Washington DC. Elle dirige le dialogue de la Banque avec les autorités et gère les opérations quotidiennes du programme, avec le soutien d’un responsable des opérations, d’un responsable principal des opérations, d’un Analyste des opérations, un assistant exécutif principal, d’autres membres du personnel du bureau de pays et l’équipe de pays au sens large. L’équipe de la Banque travaille en étroite collaboration avec la SFI et collabore avec la MIGA.
Le portefeuille actuel de la Banque mondiale au Mali comprend 24 opérations (14 nationales et 10 régionales) pour un engagement total de 1,8 milliard de dollars, dont 1,1 milliard reste à décaisser. Il couvre 11 secteurs de coopération mais se concentre principalement dans les secteurs de l’énergie et de l’agriculture, qui représentent ensemble 48% des engagements nationaux.
Le bureau de pays du Mali cherche à recruter deux assistants de programme très motivés qui seront basés à Bamako et relèveront directement d’un groupe sélectionné de TTL/PL. Il/Elle travaillera à soutenir les médecins généralistes dans les tâches administratives et opérationnelles.
Responsabilités et devoirs:
L’assistant de programme fournira un large éventail de soutien administratif, logistique et opérationnel au bureau national de la Banque mondiale au Mali. Ses fonctions et responsabilités comprennent, sans toutefois s’y limiter :
Soutien opérationnel et administratif
- Fournir un soutien pratique aux chefs de programme/chefs d’équipe de travail à toutes les étapes de préparation et de mise en œuvre des projets et activités de la Banque mondiale conformément aux procédures de la Banque.
- Fournir un soutien administratif complet aux équipes de travail, coordonner le flux de travail et les événements, agir en tant que point de contact et organiser la logistique des ateliers et des conférences.
- Surveiller le programme de travail et mettre à jour les jalons.
- Traitement et suivi des contrats de consultants, arrangements de voyage, projets de termes de référence, justification de source unique.
- Aider à la préparation et à la compilation des aide-mémoires et des ISR des missions.
- Utiliser des compétences en traitement informatique pour produire des textes, rapports, présentations, tableaux, figures, graphiques, etc. complexes, selon le format et la distribution de la Banque.
- Recueillir et saisir les données fournies par les chefs d’équipe de travail dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports sur l’état d’avancement du projet.
- Se tenir au courant des directives de l’Organisation et assurer le traitement efficace de tous les documents de projet.
- Rédiger la correspondance courante (lettres types, mémos, courriels, etc.) conformément aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés, et relire les documents.
- Rédiger des procès-verbaux de réunions et aider à l’édition de documents volumineux.
- Tenir à jour les dossiers de projet des divisions (à la fois papier et électroniques), récupérer les données de diverses sources et les compiler pour une utilisation par le directeur pays et/ou l’unité de gestion pays (CMU).
- Incorporez les commentaires convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs partagés et les capacités logicielles.
Gestion de l’information et interaction avec les clients
- Répondre aux requêtes internes et externes sur le portefeuille attribué ou, si nécessaire, prendre des messages téléphoniques précis et complets et les acheminer vers les personnes appropriées à traiter.
- Tenir à jour les listes de distribution, les listes de téléphones/adresses des contacts du projet/produit et distribuer les documents à l’équipe.
- Coordonner avec les unités de service et assurer la liaison fréquemment avec les membres de l’équipe à Washington et dans le bureau de pays.
Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe
Gestion du temps et planification logistique
- Organiser l’horaire de travail et les réunions avec les homologues des équipes en visite.
- Coordonner la gestion du temps et des horaires en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements et communiquer l’information.
- Suivre les tâches assignées/étapes du projet/calendriers à l’aide de technologies de gestion de bureau modernes, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
- Informer les équipes de l’approche des dates d’échéance dans le cadre des activités du portefeuille et de l’ASA.
- Résoudre les problèmes non courants de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations et des signatures au conseil d’administration, etc.
Autres tâches
- Agir comme filtre de pré-signature des documents administratifs, principalement de la correspondance, afin de garantir qu’ils sont conformes aux normes françaises de rédaction administrative tant sur la forme que sur le contenu.
- En tant que membre de l’équipe ACS du bureau, servir de remplaçant aux autres membres du personnel et au programme de tâches.
- Assistants sur les tâches de projet et administratives.
- Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d’équipe.
- Effectuer d’autres tâches à la demande du superviseur.
Les critères de sélection
- Au minimum un baccalauréat et au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un domaine connexe auprès d’administrations publiques, d’institutions de développement international, d’organisations du secteur privé ou d’autres organisations donatrices.
- Bonnes compétences en communication, attitude positive et professionnelle en matière de service à la clientèle.
- Une expérience antérieure au sein d’une administration publique ou d’une organisation multilatérale/bilatérale est un avantage.
- Compétences avérées en rédaction administrative en français, y compris la correspondance avec les autorités publiques de haut rang.
- La maîtrise de l’anglais et du français est indispensable.
Compétences requises :
- Connaissance de la technologie et des systèmes – Démontrer des connaissances avancées et une expérience de travail avec les applications Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, etc.).
- Gestion de projets et de tâches – hautement organisée avec de bonnes pratiques de gestion de projet, des compétences en résolution de problèmes, en analyse et une capacité à travailler avec compétence avec un minimum de supervision.
- Démontrer une attention aux détails et à la qualité. A la capacité de gérer plusieurs tâches et de les terminer dans les délais convenus.
- Politiques, processus et procédures institutionnels – Démontrer une connaissance des programmes et produits de son propre département, connaître les acteurs clés, comprendre son propre rôle. Faire preuve d’une compréhension des politiques et procédures de la BM pertinentes pour le domaine des responsabilités assignées et être capable de les appliquer/mettre en œuvre.
- Polyvalence et adaptabilité – Faire preuve de flexibilité et être réceptif à la mise en œuvre de nouvelles solutions. Est prêt à étendre ses propres capacités. Faire preuve de motivation pour profiter et s’adapter pour apporter des changements.
- Orientation client – Faire preuve de bonnes compétences en communication et d’une attitude positive et professionnelle en matière de service à la clientèle ; est capable de comprendre les besoins des clients et d’y répondre de manière professionnelle.
- Apprentissage, partage de connaissances et communication – Bonnes compétences linguistiques en français et en anglais (verbal et écrit) Capable de rédiger clairement, de réviser et de relire des projets de communication. Capable d’apprendre et de partager des connaissances/informations au sein de l’unité.
- Jugement commercial et prise de décision analytique – Capable de gérer les informations et de prendre en charge la conservation et la destruction des informations et des dossiers. Peut rechercher, rapporter et fournir des informations de base à partir de diverses sources et répondre de manière indépendante aux demandes de base.
- Capacité à prospérer et à fonctionner efficacement dans un environnement dynamique dans des délais serrés, tout en travaillant sur plusieurs projets.
- Recherche de résultats – Capable de s’approprier personnellement et d’être responsable du respect des délais et d’atteindre les résultats convenus et possède l’organisation personnelle pour le faire.
- Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collaborer avec les autres membres de l’équipe et contribuer de manière productive au travail et aux résultats de l’équipe, en démontrant le respect des différents points de vue.
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