La Banque mondiale, une institution multilatérale de premier plan en matière de développement économique mondial, est à la recherche d’une personne hautement organisée, énergique et expérimentée, capable d’opérer efficacement dans un environnement très exigeant et en évolution rapide, pour occuper le poste d’assistant administratif. L’adjoint administratif sera sous la supervision directe de l’adjoint exécutif (AE) qui est responsable de son développement technique et professionnel et de l’évaluation de son rendement. L’assistant administratif fait partie intégrante de l’équipe de soutien administratif et client (ACS) du bureau de pays de Niamey. (S)Il fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le travail implique des interactions fréquentes avec d’autres unités institutionnelles, du personnel dans d’autres endroits (localement et internationalement), des représentants du gouvernement, des consultants et des organisations externes.
Remarque : Si le candidat sélectionné est un membre actuel du personnel du Groupe de la Banque avec un engagement régulier ou à durée indéterminée, il conservera son engagement régulier ou à durée indéterminée. Tous les autres se verront proposer une nomination pour une durée de 3 ans.
Description
Travailler au Groupe de la Banque mondiale vous offre une opportunité unique d’aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus grandes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement ; un partenariat mondial unique de cinq institutions dédiées à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître la prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, investissant dans des projets révolutionnaires et utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, visitez www.worldbank.org
Nous recherchons une personne hautement organisée, énergique et expérimentée, capable d’opérer efficacement dans un environnement très exigeant et en évolution rapide, pour servir d’assistant d’équipe. L’assistant d’équipe (TA) sera sous la supervision directe de l’adjoint exécutif (EA) qui est responsable de son développement technique et professionnel et de l’évaluation de ses performances. Le TA fait partie intégrante de l’équipe de soutien administratif et client (ACS) du bureau de pays de Niamey. (S)Il fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le travail implique des interactions fréquentes avec d’autres unités institutionnelles, du personnel dans d’autres endroits (localement et internationalement), des représentants du gouvernement, des consultants et des organisations externes.
Devoirs et responsabilités
L’objectif général de la mission est de fournir un soutien administratif et client, un soutien logistique et opérationnel au bureau pays de la Banque mondiale à Niamey.
Les principales fonctions comprennent, sans toutefois s’y limiter :
Soutien opérationnel et administratif
• Effectuer la gamme complète des travaux de soutien de bureau, y compris la gestion des processus et le suivi des calendriers liés aux produits et aux tâches de l’équipe. Coordonner étroitement avec les unités de service et assurer la liaison fréquemment avec les membres de l’équipe au siège et sur le terrain, ainsi qu’avec les homologues externes. L’assistant d’équipe (TA) peut également se voir confier la responsabilité de certains aspects des fonctions administratives de l’unité.
• Effectue les missions avec supervision au besoin, en visant l’excellence de la tâche ou du produit grâce au travail d’équipe.
• Travailler régulièrement et substantiellement dans plus d’une langue, y compris la traduction/rédaction d’une variété de documents standards, en appliquant des compétences efficaces en relecture et en grammaire en anglais et en français.
• Rédiger la correspondance courante et relire les documents en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés.
• Incorporer les commentaires convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs partagés et les capacités logicielles.
• Utiliser des compétences en traitement de texte ou en publication assistée par ordinateur pour produire des textes, rapports, figures, graphiques, etc. complexes, selon des formats et une distribution standard.
• Coordonner les calendriers en tenant compte des priorités, suivre les changements et communiquer les informations au personnel approprié, à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate, y compris les responsables extérieurs au Groupe de la Banque.
• Résoudre des problèmes non courants (par exemple, répondre aux demandes nécessitant une recherche de fichiers, etc.).
• Aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple
des conférences, des ateliers, des négociations, etc.
• En collaboration et sous la direction du personnel d’une discipline spécifique (c.-à-d., gestion des ressources, etc.), surveiller des activités spécifiques (c.-à-d. tâches budget, etc.) au sein de son équipe.
• Suivre les tâches/étapes/calendriers assignés au projet, coordonner avec le personnel concerné et fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
• Tenir à jour les projets de l’unité de travail et les autres dossiers (papier et électroniques).
Gestion de l’information et interaction avec les clients
• Répondre aux requêtes internes et externes sur le portefeuille assigné ou, si nécessaire, prendre des messages téléphoniques précis et complets et les acheminer vers les personnes appropriées à traiter.
• Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone et d’adresses des contacts du projet/produit et distribuer les documents à l’équipe.
• Coordonner avec les unités de service et assurer la liaison fréquemment avec les membres de l’équipe à Washington et dans le bureau national.
• Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe.
Gestion du temps et planification logistique
• Organiser l’horaire de travail et les réunions avec les homologues des équipes en visite.
• Coordonner la gestion du temps et des horaires en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements et communiquer l’information.
• Suivre les tâches assignées/étapes du projet/calendriers à l’aide de technologies de gestion de bureau modernes, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
• Résoudre les problèmes non courants de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations et des signatures au conseil d’administration, etc.
Autres tâches
• Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et à l’équipe de travail / Assistants de programme sur les tâches de projet et administratives.
• Effectuer d’autres tâches demandées par le superviseur.
Les critères de sélection
• Baccalauréat avec au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans un poste pertinent tel que l’assistance administrative dans une organisation multinationale ou internationale, de préférence. De préférence un diplôme en secrétariat, en gestion de bureau ou en administration des affaires.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrits et parlés, y compris la capacité de rédiger de manière indépendante une variété de correspondance formelle et informelle ; pour relire/éditer des documents.
• Gestion efficace du temps et compétences organisationnelles.
• Capacité à récupérer des documents de référence à partir de diverses sources (par exemple, bases de données ou autres systèmes de classement, Internet, etc.).
• Initiative et ingéniosité démontrées.
• Capacité avérée à établir des relations et à interagir positivement avec des homologues supérieurs des secteurs public et privé, en français et en anglais.
• Esprit d’équipe engagé, doté de bonnes compétences interpersonnelles et d’une capacité à travailler efficacement dans un environnement multiculturel.
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression.
Compétences requises
• Gestion de projets/tâches
Accomplir les tâches/projets assignés avec supervision au besoin. Prête attention aux détails et garantit des produits de bonne qualité. Prend des mesures pour identifier et résoudre les problèmes courants et non courants. Est motivé et disposé à faire tout ce qui est nécessaire.
• Orientation client
Acquérir une connaissance des programmes et produits clés de l’unité. Capable de décrire la mission de la Banque mondiale. Interagit avec les clients internes et/ou externes, Washington et les bureaux extérieurs.
• Communication
S’exprime, écoute et participe aux réunions et aux dialogues. Partage les connaissances et les informations de manière appropriée dans tout le département. Fournit des informations précises en temps opportun. Gère les documents confidentiels avec jugement et tact.
• Travail d’équipe
Fait connaître ses points forts et recherche des opportunités de contribuer, participe à surmonter les obstacles à un travail d’équipe efficace.
• Connaissances institutionnelles et expertise fonctionnelle
Comprend où s’adresser pour obtenir des informations concernant les politiques, procédures et technologies institutionnelles. Utilise des applications (par exemple, Excel, PowerPoint) pour effectuer et exécuter le travail de routine.
En tant que représentant du Groupe de la Banque mondiale, toutes les activités professionnelles doivent être conformes à nos valeurs fondamentales : honnêteté personnelle, intégrité, engagement, travail en équipe – avec ouverture et confiance ; responsabiliser les autres et respecter les différences ; encourager la prise de risque et la responsabilité ; profiter de notre travail et de nos familles.
Les candidatures doivent être envoyées en anglais. Toutes les candidatures doivent être soumises via le site Web des carrières.
Les candidatures sans lettre de motivation ne seront pas prises en compte. La lettre de motivation doit décrire clairement les résultats pertinents que le candidat a obtenus dans des postes antérieurs, plutôt que de simplement énumérer les responsabilités. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Le contrat pour ce poste a une durée initiale de 3 ans (renouvelable), avec une période probatoire d’un an. Il s’agit d’une location locale (payée en monnaie locale).
Compétences de base du Groupe de la Banque mondiale
Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages complets, notamment un plan de retraite ; assurance médicale, vie et invalidité; et les congés payés, y compris le congé parental, ainsi que les aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.
Nous sommes fiers d’être un employeur inclusif et garantissant l’égalité des chances avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Remarque : Si le candidat sélectionné est un membre actuel du personnel du Groupe de la Banque mondiale avec un engagement régulier ou à durée indéterminée, il conservera son engagement régulier ou à durée indéterminée. Si le candidat sélectionné est un membre actuel du personnel du Groupe de la Banque mondiale dont le mandat expire après la date de fin de ce mandat, il conservera la durée de son mandat actuel.
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