Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une occasion unique d’aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus importantes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement ; un partenariat mondial unique de cinq institutions dédiées à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître la prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, investissant dans des projets révolutionnaires et utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, visitez www.worldbank.org
Nous recherchons une personne hautement organisée, énergique et expérimentée capable de fonctionner efficacement dans un environnement très exigeant et au rythme rapide pour servir d’assistant d’équipe. L’assistant d’équipe (AT) sera sous la supervision directe de l’assistant exécutif (EA) qui est responsable de son développement technique et professionnel et de l’évaluation de ses performances. L’AT fait partie intégrante de l’équipe d’appui administratif et client (ACS) du bureau de pays de Niamey. (S) Il fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le travail implique une interaction fréquente avec d’autres unités institutionnelles, le personnel d’autres endroits (localement et internationalement), des responsables gouvernementaux, des consultants et des organisations externes.
Tâches et responsabilités
L’objectif général de la mission est de fournir un soutien administratif et client, un soutien logistique et opérationnel au bureau de pays de la Banque mondiale à Niamey.
Les fonctions principales incluent, mais ne sont pas limitées à :
Soutien opérationnel et administratif
• Effectuer la gamme complète des travaux de soutien de bureau, y compris la gestion des processus et le suivi des horaires liés aux produits et aux tâches de l’équipe. Coordonner étroitement avec les unités de service et assurer la liaison fréquemment avec les membres de l’équipe au siège et sur le terrain, ainsi qu’avec les homologues externes. L’assistant d’équipe (AT) peut également se voir confier la responsabilité de certains aspects des fonctions administratives de l’unité.
• Effectue des missions avec supervision au besoin, visant l’excellence de la tâche ou du produit par le travail d’équipe.
• Travailler régulièrement et substantiellement dans plus d’une langue, y compris la traduction/rédaction d’une variété de documents standard, l’application de compétences efficaces de relecture et de grammaire en anglais et en français.
• Rédiger la correspondance de routine et relire les documents en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés.
• Incorporer les commentaires convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs partagés et les capacités logicielles.
• Utiliser des compétences en traitement de texte ou en publication assistée par ordinateur pour produire des textes complexes, des rapports, des figures, des graphiques, etc., selon des formats et une distribution standard.
• Coordonner les horaires en tenant compte des priorités, surveiller les changements et communiquer les informations au personnel approprié, à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate, y compris les fonctionnaires extérieurs au Groupe de la Banque.
• Résoudre les problèmes non courants (par exemple, répondre aux demandes nécessitant une recherche de fichiers, etc.).
• Aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple
des conférences, des ateliers, des négociations, etc.
• En collaboration avec et sous la direction du personnel d’une discipline spécifique (par exemple, la gestion des ressources, etc.), surveiller des activités spécifiques (par exemple, le budget des tâches, etc.) au sein de son équipe.
• Suivre les tâches/étapes de projet/calendriers assignés, assurer la coordination avec le personnel concerné et fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
• Maintenir à jour le projet de l’unité de travail et les autres fichiers (papier et électroniques).
Gestion de l’information et interaction avec les clients
• Répondre aux questions internes et externes sur le portefeuille assigné ou, si nécessaire, prendre des messages téléphoniques précis et complets, et les acheminer vers les personnes appropriées à traiter.
• Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone/d’adresses des contacts du projet/du produit et distribuer les documents à l’équipe.
• Coordonner avec les unités de service, et assurer la liaison fréquemment avec les membres de l’équipe à la fois à Washington et dans le bureau de pays.
• Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe.
Gestion du temps & Planification logistique
• Organiser le programme de travail et rencontrer les homologues pour les équipes de visite.
• Coordonner la gestion du temps et des horaires en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements et communiquer l’information.
• Suivre les tâches/étapes de projet/calendriers assignés à l’aide de technologies modernes de gestion de bureau, assurer la coordination avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
• Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations au conseil d’administration et des signatures, etc.
Autres fonctions
• Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants de l’équipe de travail/programme pour les tâches de projet et administratives.
• Effectuer d’autres tâches à la demande du superviseur.
Les critères de sélection
• Baccalauréat avec au moins 3 ans d’expérience de travail dans un poste pertinent tel que l’assistance administrative dans une organisation multinationale ou internationale de préférence. De préférence un diplôme en secrétariat ou en gestion de bureau ou en administration des affaires.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrits et parlés, y compris la capacité de rédiger de façon indépendante une variété de correspondance formelle et informelle; pour relire/corriger des documents.
• Gestion efficace du temps et compétences organisationnelles
• Capacité à récupérer des documents de référence à partir de diverses sources (par exemple, bases de données ou autres systèmes de classement, Internet, etc.)
• Initiative et débrouillardise démontrées.
• Aptitude avérée à établir des relations et à interagir positivement avec des homologues supérieurs des secteurs public et privé, en français et en anglais.
• Esprit d’équipe engagé avec de bonnes compétences interpersonnelles et capacité à travailler efficacement dans un environnement multiculturel.
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression.
Compétences requises
• Gestion de projet/tâche
Effectue les tâches / projets assignés avec supervision au besoin. Souci du détail et assure des produits de bonne qualité. Prend des mesures pour identifier et résoudre les problèmes courants et non courants. Est motivé et prêt à faire tout ce qui est nécessaire.
• Orientation client
Acquérir une connaissance des programmes et produits clés de l’unité. Capable de décrire la mission de la Banque mondiale. Interagit avec les clients internes et/ou externes, Washington et les bureaux extérieurs
• Communication
Parle, écoute et participe aux réunions et aux dialogues. Partage les connaissances et les informations de manière appropriée dans tout le département. Fournit des informations précises en temps opportun. Traite les documents confidentiels avec jugement et tact.
• Travail d’équipe
Fait connaître ses forces et cherche des occasions de contribuer, participe à la résolution des obstacles à un travail d’équipe efficace.
• Connaissances institutionnelles et expertise fonctionnelle
Comprend où aller pour obtenir des informations sur les politiques, les procédures et la technologie de l’établissement. Utilise des applications (p. ex., Excel, PowerPoint) pour fournir et exécuter des travaux de routine.
En tant que représentant du Groupe de la Banque mondiale, toutes les activités professionnelles doivent être conformes à nos valeurs fondamentales : honnêteté personnelle, intégrité, engagement, travail en équipe – avec ouverture et confiance ; responsabiliser les autres et respecter les différences; encourager la prise de risque et la responsabilité ; appréciant notre travail et nos familles.
Les candidatures doivent être envoyées en anglais. Toutes les candidatures doivent être soumises via le site Web des carrières.
Les candidatures sans lettre de motivation ne seront pas prises en compte. La lettre de motivation doit décrire clairement les résultats pertinents que le candidat a obtenus dans des postes antérieurs, plutôt que de simplement énumérer les responsabilités. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Le contrat pour ce poste a une durée initiale de 3 ans (renouvelable), avec une période d’essai d’un an. Il s’agit d’une location locale (payée en monnaie locale).
