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La vice-présidence du budget, de l’examen des performances et de la planification stratégique (BPS) est organisée en deux départements : les pratiques mondiales et les régions de BPS (BPSGR) avec des équipes soutenant les unités opérationnelles ; et le Corporate and Middle Office (BPSCM) de BPS avec des équipes soutenant les unités institutionnelles, de gouvernance et administratives ainsi que fournissant des services de planification, de budgétisation et de rapport d’entreprise.
Contexte de l’unité
Située au sein de BPSGR, l’Unité de gestion des ressources de la région Afrique (BPSAF) est responsable de la planification des activités, de la budgétisation, de la programmation du travail, des rapports sur les livrables et des rapports financiers pour tous les départements de la Banque mondiale dans la région de l’Afrique orientale et australe et de l’Afrique occidentale et centrale. Région. En outre, dans les bureaux de pays, le personnel du BPSAF s’occupe de la comptabilité, du traitement des paiements, de la gestion de la trésorerie et de l’administration.
Le poste d’assistant de gestion des ressources ETT (RM) est basé à Ouagadougou, bureau de pays du Burkina Faso au sein du département pays couvrant le Burkina Faso, le Tchad, le Mali et le Niger. L’assistant ETT RM s’occupera de la comptabilité, de la gestion des ressources, des contrôles internes et de l’administration du bureau de pays, bien qu’un soutien à d’autres pays soit également possible en cas de besoin.
Devoirs et responsabilités:
L’assistant ETT RM travaille de manière indépendante sous la supervision du directeur de pays et de l’analyste CO RM sous la supervision générale du responsable régional de la gestion des ressources et du directeur administratif (CAO) basé au siège. Les fonctions de l’assistant ETT RM vont de la responsabilité principale des transactions comptables et des paiements des fournisseurs, à la réalisation d’examens de conformité et de rapports aux unités de contrôle centrales, à la mise en place / rationalisation des procédures dans le bureau tout en s’assurant que des contrôles appropriés sont en place et en soutenant et conseillant le personnel sur un hôte. de sujets RM. En outre, l’assistant ETT RM joue un rôle clé dans l’administration et la diffusion des politiques RM de la Banque. L’assistant ETT RM doit fournir un travail de qualité, en trouvant un équilibre entre l’excellence technique RM et l’orientation client. Le titulaire doit avoir un esprit d’équipe solide à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité, et la capacité de travailler de manière indépendante sur des projets RM avec d’autres membres de l’équipe RM élargie. L’initiative et d’excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, et des compétences interpersonnelles sont indispensables.
Les principales responsabilités de l’assistant ETT RM sont les suivantes :
Comptabilité financière et rapports :
• Traite avec précision et rapidité toutes les transactions comptables, les dépenses d’exploitation, les achats, les voyages, les paiements des consultants, les paiements des fournisseurs, les refacturations et autres dépenses de fonctionnement du bureau, traite les transactions dans le module Asset Management pour l’inventaire des bureaux ; tient des comptes rapprochés à tout moment.
• Examine régulièrement les éléments ouverts, les comptes et résout tous les éléments en suspens dans les délais prescrits par WFA (principalement 15/30/60 jours).
• Maintient systématiquement les documents et factures pertinents pour étayer pleinement les comptes.
• Effectue le rapprochement des comptes bancaires et examine les flux de trésorerie et les besoins de réapprovisionnement ; soumet les rapports de rapprochement mensuel (MSR) dans le délai institutionnel (dans les 10 jours suivant la fin du mois).
• Aide à la planification et au suivi du budget et des dépenses liées au programme de travail du bureau de pays.
• Fournit des références aux politiques et procédures financières et administratives de la Banque dans les domaines liés aux dépenses administratives ; Surveille les dépenses d’exploitation et met en évidence les problèmes potentiels ; examine mensuellement les rapports d’exception et prend des mesures correctives (telles que le temps manquant, le SOE ; les exceptions, les heures supplémentaires, les bons de commande ouverts, etc. ); veille au respect des politiques et directives institutionnelles et régionales ; génère une variété de rapports financiers/comptables standard et personnalisés ; interagit avec les clients à l’intérieur et à l’extérieur de la Banque, par exemple, le personnel, les consultants, les fournisseurs, etc., pour effectuer les paiements en temps opportun et résoudre les problèmes liés à la comptabilité.
Contrôles comptables :
• Maintenir la cohérence dans l’application des règles et procédures comptables, y compris la sauvegarde des espèces et des chèques.
• S’assurer que toutes les transactions ont été dûment approuvées et que les pièces justificatives ont été paraphées avant le traitement.
• Examinez régulièrement les comptes du grand livre général pour garantir l’exactitude des écritures, examinez les soumissions PeopleSoft.
• S’assurer que les comptes GL corrects sont utilisés dans le traitement des transactions.
• S’assurer que la politique de régularisation de fin d’année est mise en œuvre à 100 %.
• Examine, suit et résout les problèmes notés dans tous les rapports d’exercices d’examen du contrôle interne émis par le Département de la comptabilité (tableau de bord comptable et QAR, visite sur le terrain du bureau de pays ); assurer le suivi des recommandations d’audit et du COSO relatives à la fonction comptable.
Administration générale :
• Gère les achats locaux de fournitures, d’équipements et de contrats de services.
• Maintient et met à jour les dossiers et les rapports sur l’état des stocks et des actifs physiques.
• Gère une variété de questions administratives générales de bureau et d’autres tâches ponctuelles selon les besoins (par exemple, voyages, sécurité, ateliers et conférences, etc.).
• Fournir des conseils au personnel moins expérimenté.
• Fournir des informations et une assistance sur les politiques d’avantages sociaux et les questions connexes (par exemple, les prêts d’aide financière, l’allocation de dépendance, les prestations médicales, la rémunération des heures supplémentaires).
Les critères de sélection
• Formation/Expérience minimale : Baccalauréat en comptabilité, commerce, finance, administration ou autre discipline pertinente ; ou Baccalauréat non pertinent plus l’un des diplômes suivants : (1) Diplôme supérieur CIMA en comptabilité de gestion; ou (2) diplôme avancé de l’ACCA en comptabilité et commerce ; ou (3) un certificat comptable équivalent au niveau du pays.
• Années minimales d’expérience pertinente : Au moins une (1) année d’expérience pertinente, mais il est préférable d’avoir un candidat ayant une expérience professionnelle de deux (2) ans ou plus.
• Compétences linguistiques : Maîtrise du français et de l’anglais et capacité de communiquer efficacement dans les deux langues à l’oral et à l’écrit.
• Expertise démontrée dans la gestion des travaux financiers/comptables au niveau transactionnel.
• Expertise démontrée en matière de rapports financiers, de planification et de suivi budgétaire et de contrôle interne.
• Compétence démontrée dans les relations interpersonnelles.
• Compétence dans l’utilisation des logiciels MS Office tels que (Word, Excel et PowerPoint).
• Bonne connaissance pratique des systèmes financiers, tels que SAP.
Compétences générales
• Intégrité et indépendance : Prépare des rapports précis, s’assure que les faits pertinents sont présentés fidèlement, partage librement les informations.
• Rapports statutaires et autres rapports aux parties prenantes : peut produire des états financiers et des rapports pro forma ; familiarisé avec les obligations d’information et les notes d’accompagnement, ainsi que les rapports de la direction et de l’auditeur.
• Contrôles internes et procédures d’entreprise : Peut analyser les données et les processus commerciaux pour déterminer la viabilité des contrôles et des procédures et identifier tout problème ou zone de risque.
• Gouvernance : Capable d’interpréter les exigences fondamentales de gestion des ressources des structures de gouvernance d’un client et de fournir une analyse budgétaire de base.
• Planification et budgétisation : peut produire des rapports et des budgets standard et analyser les informations budgétaires ; comprendre la structure et les sources de financement de l’entité.
• Évaluation du rendement et établissement de rapports : Capable de déterminer les besoins d’information des utilisateurs et de présenter des informations qui appuient la prise de décision de la direction.
• Conception d’informations et d’outils de gestion : capable d’analyser les besoins en informations de gestion, de définir avec précision les exigences et d’assurer la qualité des informations produites.
• Stratégie financière : comprend ce qui a une incidence sur la solidité et l’intégrité du compte de résultat et du bilan de l’entité, ainsi que sur les produits de prêt et les structures tarifaires de base de la Banque.
• Gestion des tâches et du flux de travail : Possède d’excellentes compétences en gestion du flux de travail et en organisation des tâches ; capable d’assumer la responsabilité de tous les aspects de la coordination du flux de travail des responsabilités assignées.
• Traitement des transactions et contrôle de la qualité
Compétences de base
• Orientation client : Assumer la responsabilité et la responsabilité personnelles de répondre en temps opportun aux questions, demandes ou besoins des clients, en s’efforçant d’éliminer les obstacles susceptibles d’entraver l’exécution ou le succès global.
• Drive for Results : Assumez la responsabilité personnelle et la responsabilité de respecter les délais et d’obtenir les résultats convenus et disposez de l’organisation personnelle pour le faire.
• Travail d’équipe (collaboration) et inclusion : Collaborez avec les autres membres de l’équipe et contribuez de manière productive au travail et aux résultats de l’équipe, en respectant les différents points de vue.
• Connaissances, apprentissage et communication : rechercher activement les connaissances nécessaires pour accomplir les devoirs et partager les connaissances avec les autres, en communiquant et en présentant les informations de manière claire et organisée.
• Jugement d’affaires et prise de décision analytique : analysez les faits et les données pour appuyer des décisions judicieuses et logiques concernant votre travail et celui des autres.
