Le bureau de la Banque mondiale en Guinée cherche à recruter un assistant d’équipe très motivé et bien organisé pour fournir un soutien administratif efficace et efficient au responsable pays et aux équipes départementales. Ce rôle contribuera au fonctionnement efficace et à la coordination administrative de l’équipe du département affecté et doit être prêt à assumer de nouvelles responsabilités et de nouveaux défis avec enthousiasme.
Fonctions et responsabilités
Soutien au responsable pays et aux équipes.
• Prendre des dispositions pour les réunions, les voyages, les visas et autres éléments logistiques liés au programme selon les besoins
• Aider à l’organisation logistique et à la mise en œuvre des événements liés à leurs programmes en Guinée. Français Cela peut inclure la compilation, la préparation et la traduction de documents écrits et les arrangements avec les fournisseurs pour une gamme de documents visuels.
• Fournir un soutien aux questions liées aux opérations, y compris le traitement des documents d’appui aux prêts ou à la mise en œuvre, et rechercher les directives de la Banque sur le traitement de ces documents, y compris les listes de distribution, le formatage, les documents requis, etc.
• Entreprendre des tâches ponctuelles qui peuvent être assignées par le superviseur ou le chef d’équipe de travail désigné.
Soutien aux missions de visite :
• Aider les missions de visite en coordination avec les chefs d’équipe de travail selon les besoins, y compris la planification des réunions et l’organisation du transport ou tout autre soutien logistique.
• Assurer le suivi des missions de visite tout au long du processus d’autorisation du CO sur les lettres d’annonce de mission (MAL) et les formulaires d’autorisation de sécurité.
• Mettre à jour le calendrier des missions de visite en liaison avec le personnel de la Banque mondiale affecté à l’autorisation de mission.
Soutien général du bureau :
• Mettre à jour régulièrement la liste principale des contacts de la Guinée.
• Servir de remplaçant aux collègues selon les besoins, pour contribuer au flux de travail efficace du bureau ;
• Rédiger des lettres de routine, des mémos et toute autre correspondance interne et externe selon les besoins.
• Aider au classement et à l’archivage des documents de la Banque mondiale.
• Aider à la préparation des événements ; et
• Autres tâches assignées.
Critères de sélection
• Maîtrise des outils de bureautique (y compris MS Office, Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
• Haut degré de jugement et de tact dans la gestion, le traitement et la communication de questions de nature sensible et confidentielle
• Haut degré de motivation, d’initiative, de flexibilité et de fiabilité
• Excellentes compétences interpersonnelles pour interagir efficacement avec une gamme de contacts internes et externes et gérer efficacement diverses situations qui nécessitent un bon jugement, du tact et de la diplomatie
• Capacité avérée à travailler efficacement dans un environnement multiculturel axé sur l’équipe et à fonctionner en tant que membre efficace de l’équipe dans divers groupes
• Solides compétences en communication écrite et verbale pour préparer des projets de communications et assurer la qualité des résultats écrits
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression
• Gestion efficace du temps et compétences organisationnelles
• Maîtrise de l’anglais et du français.
