La Banque islamique de développement ou IsDB est un organisme financier ayant pour objectif d’être une banque mondiale pour les pays musulmans. Elle a été créée en 1973 et commence ses activités en 1975 à Djeddah, en Arabie saoudite.
Poste 1 : Consultante en Achats & Gestion des Contrats
Arrière-plan
Le Fonds pour la vie et les moyens de subsistance (LLF) finance des projets de développement à fort impact dans les domaines de la santé, de l’agriculture et des infrastructures sociales. Alors que la supervision stratégique est gérée au siège de la BID à Djeddah, l’exécution des projets est décentralisée vers les pôles régionaux de la BID, où les équipes travaillent avec les gouvernements, les agences d’exécution et les partenaires de mise en œuvre.
L’un des principaux goulets d’étranglement affectant la mise en œuvre des projets LLF est les retards d’approvisionnement et la gestion complexe des contrats, ce qui entraîne des décaissements lents, des expirations de projets et des problèmes de conformité. Pour relever ce défi, LLF propose un soutien consultatif d’un analyste spécialisé en gestion des achats et des contrats au niveau du pôle régional.
Ce rôle travaillera en étroite coordination avec le cabinet de conseil LLF Operations Analyst, mais avec un accent particulier sur :
- L’examen et l’approbation des dossiers d’approvisionnement pour éviter les retards.
- Surveillance de la gestion des contrats pour assurer la conformité et l’efficacité.
- Dépannage des goulets d’étranglement en matière d’approvisionnement avec les agences d’exécution (EA).
- Renforcement des capacités des équipes de projet dans les processus d’approvisionnement.
Objectif de la consultation
L’analyste de l’approvisionnement et de la gestion des contrats de la LLF :
- S’assurera que les approbations d’approvisionnement sont approuvées en temps opportun en soutenant les AE conformément aux directives de la BID.
- Suivra et examinera les contrats actifs, en identifiant les risques et les lacunes en matière de conformité.
- Fournira un soutien et résoudre les problèmes liés aux achats et aux contrats dans les projets LLF.
- Renforcera la gouvernance des achats par la formation et l’assistance technique.
- Améliorera le reporting et la surveillance de l’approvisionnement et de l’exécution des contrats.
Principales responsabilités
Surveillance des achats et soutien aux unités de gestion de projet
Examiner et vérifier les documents d’approvisionnement, tels que :
- Termes de référence (TdR)
- Demande de propositions (RfP)
- Documents de préqualification/documents d’appel d’offres
- Demande de devis (RfQ)
- Rapports d’évaluation
- Projets de contrats
S’assurer que les processus d’approvisionnement sont conformes aux directives d’approvisionnement de la BID et aux exigences opérationnelles de la LLF.
Identifier les lacunes ou les incohérences dans les dossiers d’approvisionnement et fournir des recommandations correctives.
Travailler avec les organismes d’exécution pour assurer la qualité des documents d’approvisionnement afin d’approuver les achats en temps opportun et d’éviter les retards dans les projets.
Assurer la liaison avec les équipes d’approvisionnement de la BID RH et du siège pour résoudre les problèmes d’approvisionnement qui s’intensifient.
Gestion des contrats et conformité
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- Suivre et surveiller tous les contrats de projet LLF actifs dans la région assignée.
- Identifiez les contrats à haut risque et signalez rapidement les problèmes de conformité potentiels.
- Travailler avec les équipes pays des AE et de la BID pour résoudre les retards et les défis d’exécution des contrats.
- Assurez-vous que les modifications, les prolongations et les modifications de contrat sont conformes aux règles d’approvisionnement et traitées efficacement.
- Soutenir les équipes de projet dans la gestion de l’exécution des contrats et la résolution des différends.
Gestion des risques liés aux achats et dépannage
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- Effectuer régulièrement des évaluations des risques d’approvisionnement pour les projets LLF.
- Identifier les goulets d’étranglement dans le processus d’approvisionnement, les approbations et l’exécution des contrats et proposer des solutions.
- Collaborer avec les équipes de projet pour résoudre les plaintes et les différends liés à l’approvisionnement.
- S’assurer que les projets LLF respectent les jalons d’approvisionnement liés aux décaissements afin d’éviter les retards de déblocage des fonds.
- Travailler avec les analystes des opérations de LLF pour intégrer des mises à jour précises de l’état des achats dans les rapports globaux du projet.
Renforcement des capacités et partage des connaissances
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- Soutien pratique aux unités de gestion de projet et au personnel de projet pour renforcer les compétences en matière d’approvisionnement.
- Élaborer des lignes directrices et des modèles pour aider les AE à naviguer plus efficacement dans les processus d’approvisionnement de la BID.
- Organiser des réunions trimestrielles d’approvisionnement et d’examen des contrats avec les équipes de projet de la LLF.
- Documentez et partagez les meilleures pratiques et les leçons apprises en matière d’approvisionnement et de gestion des contrats LLF.
Rapports et coordination
- Préparer et soumettre des rapports mensuels sur l’état des achats au siège et au chef du pôle régional de la LLF et au RPO.
- Tenir à jour un rapport de suivi des achats et des contrats pour tous les projets LLF dans la région assignée.
- S’assurer que les projets financés par la LLF sont conformes aux politiques d’approvisionnement de la BID à toutes les étapes.
- Aider à documenter les réussites en matière d’approvisionnement et les améliorations de l’efficacité.
Qualifications et expérience requises
- Baccalauréat en ingénierie, en commerce, en économie, en gestion de projet ou dans un domaine connexe (maîtrise de préférence).
- 5+ ans d’expérience dans les marchés publics, la gestion de contrats et le financement du développement. Une expérience dans des institutions multilatérales est un atout.
Langue
Maîtrise de l’anglais et du français (obligatoire).
Autre poste vacant :
