Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable.
LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :
Le Département des opérations relatives à la gestion des personnes et à l’acquisition des talents (PTCS) se concentre sur les relations directes avec les clients membres du personnel par la mise en place de services intégrés et partagés destinés aux parties prenantes internes et externes (dans le cadre des opérations RH, du recrutement et de l’acquisition de talents, des partenariats opérationnels des RH et des initiatives relatives à l’engagement du personnel).
La Division des opérations des ressources humaines (PTCS.2) est chargée de l’administration du cycle de vie des employés, de la gestion de leurs avantages sociaux, du traitement des processus des RH et de la gestion de leurs données personnelles. Par ailleurs, il lui incombe de veiller à ce que les ressources humaines tirent parti de la capacité de la technologie non seulement pour automatiser les processus, mais aussi pour en tirer tous les avantages en numérisant les processus à des fins d’efficacité.
LE POSTE :
Le poste d’Archiviste recruté en tant que personnel temporaire revêt une importance particulière en ce moment où le département PTCS procède à la numérisation de tous les documents (passés et présents). L’initiative « zéro papier » devrait avoir pour avantages tangibles d’accroître la disponibilité, l’accessibilité et la sécurité des documents RH de la Banque, de réduire les coûts et les risques liés à l’archivage des documents en format papier et de sauvegarder le fonds documentaire de la Banque.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision générale du Chargé en chef des systèmes d’information et des processus RH, l’équipe chargée du projet d’archivage et de numérisation des documents RH a pour mission d’élaborer, de maintenir, de répertorier et de modifier les systèmes et procédures de classement et de gestion des dossiers confidentiels du personnel, des documents individuels relatifs au personnel, des correspondances, des circulaires, des documents stratégiques, etc. afin non seulement de permettre des recherches virtuelles faciles et rapides en tout lieu et à tout moment, mais aussi d’assurer la cohérence des données de base. Les membres de l’équipe du projet devront contrôler la gestion des dossiers physiques et électroniques du département PTCS. L’équipe contribuera à la mise en œuvre du système de gestion des archives, depuis la création des documents jusqu’à leur sort final. En outre, chaque membre de l’équipe doit avoir une solide expérience en ce qui concerne les tendances des systèmes de gestion centralisée des données ou des connaissances et de l’expérience en matière d’archives numériques, et être en mesure de transformer les archives en données numériques dans un environnement virtuel dynamique et à fort volume. L’équipe des archivistes est tenue de travailler avec beaucoup de tact et de sensibilité sur des questions confidentielles et stratégiques. Les tâches spécifiques qui incombent aux membres de l’équipe sont notamment les suivantes :
- Collecte, organisation, conservation et accessibilité des documents physiques archivés
- Assurer le transfert des dossiers semi-actifs et inactifs du personnel vers les archives.
- Recevoir et prendre en charge les dossiers du personnel en provenance des unités.
- Trier et éliminer les documents inutiles, les doublons.
- Procéder à la numérisation et au classement des documents historiques et aider la division PTCS.2 à convertir les documents physiques historiques du personnel en données électroniques.
- Rassembler, collecter, classer, restaurer, préserver, traiter, inventorier, décrire et faciliter la communication et l’accès aux documents au niveau du département PTCS.
- Classement et conservation des documents
- Élaborer, documenter ou assurer le maintien des normes, des meilleures pratiques ou des procédures d’utilisation des systèmes.
- Tenir à jour un système de classement des principaux documents de PTCS.
- Classer chaque dossier dans une boîte d’archives.
- Veiller à une gestion efficace de l’espace d’archivage assigné à cette fonction.
- Donner des conseils sur les bonnes méthodes d’identification des systèmes de conservation susceptibles de faciliter l’accès aux documents.
- Créer une liste d’inventaire des documents.
- Identifier et valider les formats de fichiers à archiver, convertir les formats si nécessaire, renommer et organiser les fichiers.
- Indexation des documents
- Réaliser l’indexation des documents dans le système d’archivage électronique à l’aide de scanners, d’outils d’indexation et d’applications logicielles Microsoft professionnels courants, et veiller à ce que les références, le dossier, la catégorie, la valeur et le type appropriés des documents soient sélectionnés pour garantir une bonne indexation de ces derniers.
- Effectuer un contrôle qualité de l’indexation pour assurer la cohérence des données.
- Effectuer des recherches dans le système d’archivage électronique à la demande de la direction et des membres du personnel du département en charge des ressources humaines (notes de service, formulaires et résultats d’évaluation, notifications administratives, demandes de prêt, certificats de congé de maladie, circulaires, etc.).
- Contrôler et garantir l’accès sécurisé et la protection des données archivées, en collaboration avec l’équipe.
- Supervision des processus de vérification, d’examen et de nettoyage des dossiers du personnel et des données de base relatives aux ressources humaines.
- Établir un rapport sur les mises à jour/corrections à effectuer dans le cadre de la maintenance des données de base.
- Veiller à ce que le contenu des documents physiques corresponde aux données électroniques.
- Apporter son assistance à la mise en place et à la gestion des systèmes de connaissances et d’enregistrement (DARMS, SharePoint) et des procédures de classement et de gestion des dossiers confidentiels du personnel.
- Assurer la migration des documents de PTCS vers la plateforme de collaboration SANKOFA, conformément à ses propres normes de codage des fichiers.
CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :
- Être titulaire d’au moins une licence en archivistique, bibliothéconomie, informatique, ressources humaines ou d’un diplôme équivalent dans toute autre discipline connexe et avoir au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de la gestion des documents.
- Justifier de l’expérience en ce qui concerne le système de gestion centralisée des données dans un environnement d’archivage dynamique et à haut volume, ainsi que de la capacité à travailler sur tous les types de documents relatifs au personnel, et avoir le sens du détail et de la rigueur. Faire preuve de compétences organisationnelles, de flexibilité et de rigueur, et avoir le souci du détail. Être capable d’établir l’ordre de priorité entre des tâches concurrentes tant pour le Département que pour la Division, avec un minimum de supervision, en respectant les délais impartis, aussi bien à titre individuel qu’au sein d’une équipe de projet. Être capable de gérer manuellement des documents, des boîtes à documents et des informations et dossiers hautement confidentiels concernant le personnel.
- Maîtriser plus d’une langue (anglais et français) et avoir de bonnes aptitudes en calcul. Avoir d’excellentes compétences de communication orale et écrite en français comme en anglais, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
- Faire preuve d’esprit d’équipe et d’excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles.
- Démontrer d’excellentes compétences en matière d’informatique et de gestion de projet. Être capable d’innover et de mener une réflexion latérale en vue de la résolution de problèmes. Avoir une bonne maîtrise des scanners professionnels, des outils d’indexation et des logiciels Microsoft (Word, Excel, Access, PowerPoint) couramment utilisés et être capable de relever les défis liés à l’évolution rapide de la technologie en faisant preuve d’une grande ouverture d’esprit. Maîtriser SAP serait un avantage concurrentiel.
LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DE CE POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL EN TANT QUE PERSONNEL TEMPORAIRE.
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