Créée en 1964, la Banque africaine de développement, BAD est la première institution panafricaine de développement. Elle œuvre à la croissance économique et au progrès social sur le continent. Elle compte 81 États membres, dont 54 pays africains (pays membres régionaux). Son programme de développement vise à fournir l’appui financier et technique nécessaire à des projets porteurs de transformation qui réduiront sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de mieux cibler les objectifs de sa Stratégie décennale (2013-2022) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines d’intervention (Top 5) ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
POSTE 1 : Assistant complexe
LE COMPLEXE DE RECRUTEMENT (DIVERS) :
La Vice-présidence pour l’Agriculture, le Développement Humain et Social est un Complexe Sectoriel axé sur les Cinq grandes priorités de la Stratégie Décennale de la Banque, à savoir « Nourrir l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines ». L’Économiste en chef/Vice-président pour la Gouvernance Économique et la Gestion des Connaissances est le porte-parole de la Banque pour les questions économiques et le Vice-président pour le Complexe Gouvernance Économique et Gestion des Connaissances. La Vice-présidence pour les Finances supervise la gestion financière du Groupe de la Banque. La Vice-présidence pour les Ressources Humaines et les Services Institutionnels assure la prestation de services institutionnels efficaces, centrés sur l’humain et orientés client afin de garantir l’efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. La Banque a réorganisé et développe le Complexe de Développement Régional, d’Intégration et de Prestation de Services dont l’objectif principal est de renforcer les capacités régionales et de rapprocher la responsabilité des activités des clients des régions.
La vice-présidence « Énergie, Climat et Croissance verte » est un complexe sectoriel axé sur la priorité High 5 de la stratégie décennale de la Banque « Éclairer l’Afrique et l’alimenter en énergie ».
LE POSTE :
Le poste d’assistant complexe, qui relève des services de soutien général et qui fournit un soutien administratif au bon fonctionnement du complexe, garantit que le vice-président est libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exercice efficace de ses fonctions et responsabilités supérieures.
Chaque complexe a ses fonctions uniques, mais l’assistant du complexe travaille plus ou moins uniformément quel que soit le complexe pour assurer un fonctionnement sans accroc au sein du bureau du vice-président concerné.
En conséquence, le travail de l’assistant complexe facilite et contribue au succès du vice-président dans l’exercice de son rôle de fonctionnaire clé dans la stratégie de la Banque pour la réalisation des High 5.
FONCTIONS CLÉS :
Sous la direction générale et la supervision générale du vice-président, l’assistant complexe effectuera les tâches suivantes :
Gestion des flux de travail
- Concevoir et maintenir des systèmes de bureau pour gérer efficacement le flux de papier ; organiser et stocker les documents, les documents et les informations informatiques ;
- Suivre et assurer le suivi des documents : traiter les courriers électroniques entrants, les fax, le courrier et la correspondance ;
- Distribuer les documents du bureau du vice-président et maintenir un système de suivi si nécessaire.
Administration de bureau
- Organiser et assister aux multiples engagements du vice-président, selon les besoins, tels que les conférences, les rendez-vous, les déjeuners et autres événements officiels ;
- Veiller à ce que le vice-président soit bien préparé pour ces réunions et engagements en lui fournissant l’ordre du jour, les procès-verbaux et les documents justificatifs ;
- Organiser les voyages, les visas et l’hébergement et, occasionnellement, voyager avec le vice-président pour fournir une assistance générale ;
- Coordonner les visites de la haute direction selon les besoins, ce qui comprend notamment : la prise de rendez-vous, l’organisation de la logistique et du transport ;
- Traiter les demandes internes et générales : filtrer les appels téléphoniques et les demandes selon les besoins ; accueillir et prendre en charge les visiteurs ; organiser et tenir des agendas et prendre des rendez-vous ;
- Fournir une assistance administrative au vice-président, au conseiller du vice-président et à l’adjoint du vice-président, selon les besoins; cela comprend la gestion du système de classement et de récupération;
- Filtrer les appels entrants pour garantir l’utilisation efficace du temps du vice-président.
Gestion des ressources
- Gérer les systèmes. Créer et traiter les notes de frais.
- Aider la direction dans les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif ; surveiller et examiner les dépenses de manière indépendante et porter les problèmes émergents à l’attention du vice-président.
Soutien au travail analytique
- Produire des documents, des notes d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations ;
- Prendre des notes lors des réunions, rédiger des lettres, préparer des procès-verbaux – selon les besoins ;
- Assurer le respect des directives du Groupe de la Banque africaine de développement pour toutes les activités administratives ;
- Répondre aux demandes de renseignements des dirigeants de la Banque, assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel, faciliter la coordination avec les autres vice-présidences ; collaborer et travailler avec d’autres assistants et groupes dans différents endroits ;
- Effectuer des recherches de fond et présenter les résultats sur les sujets traités par le vice-président.
COMPÉTENCES (aptitudes, expériences et connaissances)
- Être titulaire au moins d’une maîtrise ou d’un diplôme équivalent en gestion d’entreprise, commerce, administration ou discipline connexe;
- Une formation en rédaction de rapports/administration/gestion de bureau est avantageuse ;
- Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique, dans un bureau exécutif dans une fonction de soutien;
- Une expérience dans le soutien aux opérations d’organisations internationales est préférable ;
- Une expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire ;
- Innovation et créativité;
- Communication;
- Résolution de problèmes;
- Orientation client;
- Travail d’équipe et relations;
- Efficacité opérationnelle;
- Sensibilité interculturelle;
- Capable de travailler sous pression et d’établir des priorités dans le contexte dynamique d’un environnement international et multiculturel ;
- Compétences dans la gestion efficace des demandes internes et externes ;
- Excellent sens de l’initiative, de la confidentialité, de l’enthousiasme et de l’esprit d’équipe;
- Organisation – Temps, espace et compétences liées aux tâches;
- Connaissance approfondie des concepts d’affaires;
- Bonne connaissance des services administratifs et de soutien de bureau, y compris les systèmes et les procédures ;
- Maîtrise de l’utilisation des équipements de bureau standard, par exemple ordinateur, fax, photocopieur, scanner, etc.
- Compétence avancée pour s’adapter rapidement aux nouvelles technologies en acquérant les compétences requises ;
- Capacité à faire preuve de jugement et à prendre des décisions raisonnables en l’absence de directives ;
- Capacité à déployer des connaissances, des compétences et des aptitudes pour travailler efficacement sans supervision ou orientation constante et directe ;
- Capacité à s’adapter à des délais multiples et souci du détail tout en travaillant avec une main-d’œuvre diversifiée ;
- Capacité à communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue ;
- Le bilinguisme, la connaissance de l’arabe, du portugais, etc. sont un avantage ;
- Compétence dans l’utilisation des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou autre système intégré de gestion de documents).
CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DE CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONALES (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN PERSONNEL LOCAL ET N’AURA PAS DE CONDITIONS D’ EMPLOI INTERNATIONALES).
Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de la soumission de votre candidature, veuillez envoyer un e-mail avec une description précise du problème et/ou une capture d’écran montrant le problème à : HR Direct [email protected](le lien envoie un e-mail).
