Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social sur l’ensemble du continent. Il y a 81 États membres, dont 54 en Afrique (Pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque fournit un soutien financier et technique à des projets transformateurs qui réduiront considérablement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de cibler clairement les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq domaines majeurs (High 5), qui accéléreront tous notre action pour l’Afrique, ont été identifiés pour être intensifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque cherche à constituer une équipe de direction qui dirigera la mise en œuvre réussie de cette vision.
Poste 1 : Assistant d’équipe – Bureau de pays : Bénin
LE COMPLEXE :
La vice-présidence chargée du développement régional, de l’intégration et de la prestation de services (RDVP) est responsable de la pertinence opérationnelle, de l’efficience et de l’efficacité des programmes et activités opérationnels du Groupe de la Banque. Le RDVP veillera à ce que la Banque fonctionne avec succès dans ses pays membres régionaux (PMR) et supervisera la mise en œuvre complète de tous les aspects des directions régionales et des bureaux de pays de la Banque.
LE SERVICE D’EMBAUCHE :
Les différents bureaux de pays relèvent de l’une des cinq (5) régions des pôles régionaux de développement, d’intégration et de prestation de services aux entreprises en Afrique. Les pôles régionaux supervisent une combinaison de bureaux de pays et de liaisons, ainsi que de pays non présents. Le Directeur général du pôle régional est responsable de la région africaine spécifique et est appuyé par un Directeur général adjoint (DGA). Les directions régionales détiennent les capacités administratives et les fonctions sectorielles pertinentes pour fournir une orientation stratégique globale aux bureaux de pays dans les régions et sont responsables des opérations de la Banque, du développement des affaires, de la gestion de projet et de la mise en œuvre efficace du programme des High 5 de la Banque.
Des bureaux de pays de la Banque africaine de développement ont été créés pour renforcer le dialogue politique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes ; améliorer les performances du portefeuille de projets et la coordination de l’aide avec d’autres partenaires de développement. Chaque bureau de pays est dirigé par un responsable pays.
LE POSTE :
Sous la supervision du Responsable Pays, et en étroite collaboration avec l’Assistant du Directeur Pays, l’Assistant d’équipe effectuera les tâches suivantes :
- Flux de travail
- Recevoir et enregistrer tous les documents entrants du bureau de pays (lettres, notes verbales, factures, etc.).
- Effectuer des réservations de chambres d’hôtel pour les missions, et mettre à jour régulièrement les listes à cet effet (missions, hôtels, etc.).
- Rédiger des projets de rapports de réunions du personnel (enregistrement vocal des sessions).
- Mise à jour trimestrielle de la liste des fournitures et des divers articles manquants, permettant de lancer de nouveaux achats pour l’Office.
- Effectuer d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) au besoin.
- Soutenir d’autres assistants de bureau si nécessaire en cas de besoin ou d’absence.
- Communication et liaison
- Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, y compris en les redirigeant vers le personnel concerné, si nécessaire.
- Filtrez les appels entrants/visiteurs, prenez des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent les experts concernés.
- Fournir des informations de base aux experts et à l’assistant principal du directeur national pour les réunions avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
- Soutenir l’assistant du directeur pays en fournissant des informations de base au directeur pays pour ses réunions avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel (en l’absence de ces derniers).
- Tenue de registres et documentation
- -Maintenir un système de classement des dossiers aux formats papier et électronique, afin de répondre aux besoins du bureau de pays.
- Tenir à jour un calendrier d’activités mensuel montrant toutes les missions reçues par le directeur pays et les autres membres du personnel. Cela comprend également toutes les visites et tous les rendez-vous au bureau de pays ;
- Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc., auxquels assistent le Responsable pays et, le cas échéant, le personnel, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropriés ;
- Tenir à jour les différentes listes d’adresses des partenaires et fournisseurs travaillant avec le bureau pays.
COMPÉTENCES (aptitudes, expérience et connaissances) :
- Être titulaire d’au moins un BTS, un DUT ou un diplôme équivalent en gestion d’entreprise, en commerce, en administration ou dans une discipline apparentée ;
- Une formation supplémentaire en secrétariat, en administration ou en gestion de bureau serait un atout ;
- Avoir un minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente et pratique dans des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires ;
- Une expérience dans le secteur privé sera un atout ;
- Avoir une bonne connaissance de l’administration de bureau et des services de soutien, y compris les systèmes et les procédures ;
- Bonnes compétences en coordination – être méthodique et auto-organisé ;
- Démontrer un engagement bien établi à offrir un excellent service à la clientèle axé sur l’accueil et l’administration ;
- Bonnes compétences interpersonnelles, de planification et d’organisation ;
- Capacité à réagir rapidement pour répondre aux demandes immédiates ;
- Flexibilité pour s’adapter, attitude positive face au changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes ;
- Aptitude à utiliser l’équipement standard (ordinateur, scanner, photocopieur, etc.) ;
- Être capable de communiquer efficacement, de résoudre des problèmes, d’avoir le sens du service à la clientèle, d’avoir un bon esprit d’équipe et de faire preuve d’efficacité opérationnelle ;
- Avoir de bonnes approches innovantes et créatives des activités, afin de renforcer et d’apporter de la valeur ajoutée aux clients et à l’organisation ;
- Avoir une capacité à communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en Français, de préférence avec une connaissance pratique de l’anglais ;
- Savoir utiliser les applications standard de Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou un autre système intégré de gestion de documents).
CETTE POSITION N’ATTIRE PAS LES CONDITIONS INTERNATIONALES. LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN AGENT DE COURTE DURÉE (personnel local).
Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’envoi de votre candidature, veuillez envoyer un e-mail avec une description précise du problème et/ou une capture d’écran montrant le problème à : HR Direct [email protected].
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