Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui promeut la croissance économique et le progrès social sur tout le continent. Il compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux).
POSTE 1: Personnel sous contrat de courte durée – Assistant d’unité
LA POSITION :
Le personnel à court terme – Assistant d’unité soutiendra et assurera le bon déroulement du travail dans les initiatives spéciales au sein du front office du directeur de l’AHFR en ce qui concerne les activités administratives de l’unité et de ses équipes. Plus précisément, les objectifs du poste sont les suivants :
- Fournir un soutien administratif auxLes Initiatives Spéciales et leurs équipes respectives dont le rapport direct est le Coordonnateur du Programme de Financement des Risques de Catastrophe en Afrique (ADRiFi) ;
- Décharger les équipes des détails d’administration par des tâches qui sont liés à leur travail ;
- Soutenir l’exécution des tâches, processus et activités requis au sein de l’équipe, garantissant ainsi que les décisions de gestion sont efficacement exécutées au sein du département ;
- Servir d’intermédiaire entre les équipes et les publics internes et externes à la Banque.
FONCTIONS CLÉS:
Sous la supervision du Leader thématique sur des PME agroalimentaires et des finances innovantes, l’assistant d’unité effectuera les tâches suivantes :
1) GESTION DU FLUX DE TRAVAIL
- Entreprendre des tâches et des processus transactionnels qui soutiennent le bon déroulement du travail des équipes ;
- Fournir un soutien et un suivi de la correspondance et des processus administratifs courants ;
- Entreprendre la correspondance et les tâches conformément aux formats acceptés par la Banque et vérifier les erreurs typographiques probables, de présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au gestionnaire/chef d’équipe pour autorisation, approbation ou signature ;
- Examiner et prioriser la correspondance et les tâches importantes à exécuter ;
- Effectuer le suivi et s’assurer que les tâches sont complétées avec diligence et dans les délais impartis.
2) COMMUNICATION ET LIAISON
- Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir selon la nature et l’urgence de chacun, y compris les rediriger vers les membres de la division concernée ou les parties à l’action, le cas échéant ;
- Faciliter l’organisation des réunions en ce qui concerne leurs horaires et la réservation du lieu ;
- Fournir un soutien au gestionnaire/à l’équipe pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
- Effectuer le suivi des délais de travail pour les tâches courantes et assignées ;
- Planifier les réunions du gestionnaire/équipe, selon les horaires et l’ordre du jour de la semaine ;
- Organiser l’heure et le lieu des réunions et fournir le soutien nécessaire à leur réussite ;
- Rédiger des rapports/comptes rendus de réunions
3) TENUE DES DOSSIERS ET DOCUMENTATION
- Maintenir un système de classement en versions papier et électronique pour répondre aux besoins de l’équipe ADRiFi ;
- Tenir un calendrier hebdomadaire des activités qui montre toutes les réunions auxquelles assisteront le gestionnaire/chef d’équipe ainsi que les autres membres du personnel. Il comprend également toutes les visites externes au Département ;
- Obtenir des informations et des documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participera le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et s’assurer qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropriés ;
- Maintenir l’adresse de contact / l’annuaire de diffusion des partenaires travaillant avec la division / l’équipe.
4) BUREAU DE L’ADMINISTRATION
- Organiser le voyage du manager/de l’équipe, y compris les billets, la réservation d’hôtel, etc.
- Soutenir la préparation des présentations selon les besoins.
- Photocopiez et envoyez des communications électroniques lorsque le besoin s’en fait sentir.
- Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par le gestionnaire/chef d’équipe.
COMPÉTENCES (compétences, expérience et connaissances) :
- Détenir au minimum une licence ou son équivalent en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe ou dans un domaine connexe ;
- Avoir un minimum de 5 ans d’expérience pertinente dans des fonctions administratives et de secrétariat, dans un bureau d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires ;
- Preuve de citoyenneté ou preuve de résidence permanente ou d’autorisation de travail dans le pays d’emploi proposé ;
- Maîtrise de l’utilisation des équipements standards (ordinateur, fax, scanner, photocopies etc.) ;
- Engagement démontrable à fournir un excellent service de réception et d’administration axé sur le service à la clientèle ;
- Capacité à gérer des demandes, des priorités et des délais serrés simultanés et changeant ;
- Capable de travailler sous pression dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel, en traitant rapidement et efficacement les demandes internes et externes ;
- Bonnes compétences écrites et orales en français ou en anglais avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
- Compétence dans l’utilisation des logiciels standards de la Banque (Word, Excel, Powerpoint et Access). La connaissance de SAP est un avantage supplémentaire.
Chargé(e) supérieur(e) de l’intégrité
Economiste pays national(e) supérieur(e)
Chargé(e) supérieur(e) de la sécurité et de la sureté régionale, PSEC
Assistant(e) juridique aux opérations, PGCL.0
Chargé(e) de la mobilisation des ressources et des partenariats en chef, FIRM.2
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