La Banque Africaine de Développement (BAD) recrute pour ce poste (05 Avril 2022)

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Sa mission est de promouvoir la croissance économique et le progrès social à travers le continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque fournit un appui financier et technique à des projets transformateurs qui réduiront considérablement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de bien cibler les objectifs de la stratégie décennale (2013-2022) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), qui accéléreront tous notre mise en œuvre pour l’Afrique, ont été identifiés pour une mise à l’échelle, à savoir; l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

COMPLEXE:

Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction des Conseils d’administration, le Président dirige les affaires de la Banque et du Fonds africain de développement et gère les opérations et les activités conformément aux Accords instituant la Banque africaine de développement et le Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs départements et divisions, y compris le Bureau du Président; le Département indépendant de l’évaluation du développement; le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption; le Service d’examen de la conformité et de médiation; le Secrétariat de la Commission de recours en matière de sanctions; le tribunal administratif; le Bureau du vérificateur général; la Direction de la fonction de gestion des risques du groupe; le Service des avocats généraux et des services juridiques; le Département de la communication et des relations extérieures; le Bureau de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général.

LE DÉPARTEMENT :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général (PSEG) est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, des 5e sommets et du modèle de développement et de mise en œuvre des activités en améliorant le processus décisionnel des organes de gouvernance et en établissant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. Le PSEG comprend: i) le Front Office of the Secretary General (PSEG.0) qui a la responsabilité supplémentaire de gérer la Section de la gestion des documents et des archives et une Section des conférences et réunions (DAI); ii) une Division des affaires et des procédures de la Commission (PSEG.1); et iii) un Protocole, Division des immunités et privilèges (PSEG.2)

La Section des conférences et des réunions est chargée de la planification et de l’organisation de diverses réunions et événements, notamment :

• Sessions des Conseils des gouverneurs et de ses organes subsidiaires (Assemblées annuelles du Groupe de la Banque, y compris les réunions du Comité consultatif des gouverneurs (CAG), du Comité directeur mixte (CSC), du Bureau des conseils des gouverneurs (OBG), du Comité des conditions d’emploi du personnel élu et du Comité directeur pour l’élection du Président);
• Réunions consultatives des plénipotentiaires sur les reconstitutions du FAD et les examens à mi-parcours; les conseils d’administration et leurs comités (CODE, AMBD, CAHR, ECAM, AUFI, ANRE, Comité plénier du Comité du budget et de l’éthique);
• Réunions organisées en partenariat avec d’autres institutions, à la Banque ou à l’extérieur de la Banque. Exemple : réunions conjointes BAD/BM/FMI ou BAD/CEA/UA ;
• Réunions internationales dont l’ordre du jour traite des questions liées à la mission de la Banque.

Il sera également responsable de l’organisation, de l’installation et de la gestion de la technologie et de l’équipement nécessaires pour les salles de conférence et de réunion dans toutes les salles de conférence et de réunion, y compris les salles du conseil d’administration et les zones spécifiques du Siège, des directions générales et des bureaux de pays. Il évaluera et déploiera des installations de conférence dans les pays accueillant les réunions annuelles et les réunions de reconstitution des ressources du Fonds.

LE POSTE :

Les principaux objectifs du poste sont les suivants :

• Assurer une planification technique, une préparation, une organisation et une couverture adéquates des événements statutaires et non statutaires organisés par la Banque.
• Participer à la définition et à la rédaction des spécifications techniques pour l’appel d’offres de la technologie et des salles de conférence/réunion nécessaires à la mise en œuvre d’une salle de conférence du Groupe de la Banque.
• Définir les spécifications techniques des équipements supplémentaires d’infrastructure de conférence et de réunion à louer auprès des prestataires de services techniques et coordonner les installations conformément aux exigences de la Banque.
• Définir les spécifications techniques des équipements supplémentaires d’infrastructure de conférence et de réunion à louer auprès des prestataires de services techniques et coordonner les installations conformément aux exigences de la Banque.
• Suivi des contrats de maintenance des salles de réunion du siège et des bureaux régionaux
• Assurer un suivi continu du bon fonctionnement de la technologie et des salles de conférence et de réunion installées dans les salles de réunion et les outils technologiques virtuels du Groupe Banque (ZOOM, TEAM, etc.)
• Travailler en étroite collaboration avec les services techniques de la Banque dans le cadre de la mise en œuvre de projets technologiques collaboratifs et de la couverture de réunions et de conférences en face à face et virtuelles.
• Maintenir l’inventaire et la gestion de l’infrastructure de conférence et audiovisuelle de la Banque.
• Créer et gérer des webinaires et des réunions Zoom et soutenir le département avec des événements virtuels et hybrides, statutaires et autres si nécessaire

FONCTIONS CLÉS :

Sous la supervision directe du Chief Conference & Meetings Infrastructure Officer, le technicien en technologie et infrastructure de conférence et de réunion travaillera avec les membres de la Division et en étroite collaboration avec les départements techniques de la Banque, afin que les salles de conférence et de réunion du Groupe de la Banque répondent aux normes techniques préétablies et aux conditions optimales, en vue d’améliorer continuellement l’environnement des réunions. Les tâches du titulaire consisteront à aider le chef de l’infrastructure des conférences et des réunions à s’occuper des aspects techniques, logistiques et administratifs des salles de conférence et de réunion, notamment :

1. Assurer la couverture technique des conférences et des réunions en fonction des besoins des utilisateurs, des documents liés aux événements et des normes établies par la Banque pour la gestion des conférences et des réunions.
2. Identifier et préparer les salles pour les conférences et réunions de haut niveau organisées par la Banque à l’intérieur et à l’extérieur du siège et assurer la disponibilité quotidienne des services techniques et multimédias (présentation PowerPoint et conférences audio et vidéo) ainsi que des services d’interprétation.
3. Assister à la conception de projets techniques, d’études de faisabilité et d’analyses des besoins pour justifier et soutenir l’acquisition et l’installation de nouveaux équipements afin d’améliorer les installations techniques disponibles dans les différentes salles de réunion du Groupe de la Banque.
4. Assurer la tenue de dossiers et l’archivage appropriés de toutes les délibérations du Conseil et d’autres événements; classer et surveiller l’état des dossiers de chaque pièce; fournir un appui technique continu aux séances officielles et informelles du Conseil d’administration et aux autres réunions des institutions partenaires de la Banque tenues à l’intérieur et à l’extérieur du siège de la Banque.
5. Gérer le stock des pièces de rechange et effectuer le niveau 1 ou 2 de l’entretien des salles de conférence et de réunion.
6. Identifier, évaluer et développer des solutions technologiques qui permettent au Bureau du Secrétaire général de fournir un meilleur service aux clients; se tenir au courant des développements dans le monde de la technologie.
7. Préparer des rapports mensuels sur les activités de l’équipe technique afin de fournir à la Coordination des Conférences et Réunions les informations nécessaires pour orienter sa politique d’amélioration des salles et espaces de réunion du Groupe de la Banque.
8. Gérer les activités techniques quotidiennes
9. Assiste aux réunions, produit des rapports et s’assure qu’ils sont approuvés et distribués au bon moment.
10. S’occupe de toute mission assignée par le Secrétaire Général ou le Chef de Section

COMPÉTENCES (aptitudes, expérience et connaissances) :

1. Détenir au moins un baccalauréat en génie, en génie électronique ou un diplôme technique dans une discipline connexe; une formation supplémentaire sur la technologie et les installations de conférence et de réunion serait un plus.
2. Avoir au moins six (6) ans d’expérience pertinente dans le domaine de la technologie, de la planification de la gestion de projet, de l’achat de biens et de services et de l’entretien de l’équipement technique, y compris la coordination des installations techniques dans une institution internationale et multiculturelle.
3. Posséder la capacité de travailler sous pression et parfois au-delà des heures normales.
4. Posséder des compétences en technologie et en particulier dans le domaine des salles de conférence et de réunion.
5. Posséder des connaissances en matière d’achat de biens et de services, ainsi qu’une bonne maîtrise des procédures d’analyse informatique et de l’assistance technique pour les utilisateurs.
6. Posséder de solides compétences analytiques et rédactionnelles, la capacité de travailler de manière autonome et ingénieuse, et de prendre des initiatives.
7. S’assurer que les clients sont prioritaires dans toutes les interactions.
8. Posséder la capacité d’appliquer les connaissances techniques pour résoudre des problèmes et d’identifier des solutions techniques durables.
9. Suivre l’évolution de la technologie des infrastructures de conférence et de réunion.
10. Capacité à communiquer efficacement en anglais écrit et parlé ou en Français avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
11. Maîtrise de l’utilisation des applications courantes de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint); la connaissance de SAP (ou d’un autre système intégré de gestion de documents ou d’outils d’analyse de données quantitatives et qualitatives) est un avantage supplémentaire.

CE POSTE N’ATTIRE PAS LES CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONALES. (LES TITULAIRES DU POSTE SERONT CONSIDÉRÉS COMME DES AGENTS LOCAUX ET N’AURONT PAS LE STATUT INTERNATIONAL).