La Banque Africaine de Développement (BAD) recrute pour ce poste (04 Novembre 2024)

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social sur l’ensemble du continent. Il y a 81 États membres, dont 54 en Afrique (Pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque fournit un soutien financier et technique à des projets transformateurs qui réduiront considérablement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de cibler précisément les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), qui accéléreront tous notre action pour l’Afrique, ont été identifiés pour être intensifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

Le vice-président à la technologie et aux services corporatifs est responsable de la conception, de l’élaboration et de la mise en œuvre de solutions efficaces et axées sur le client en matière de services ministériels et de technologies de l’information afin d’assurer l’efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services corporatifs de la Banque. Le Complexe assure la direction de la formulation et de la mise en œuvre des stratégies, des politiques, des contrôles et des approches de la Banque en matière de systèmes organisationnels de technologie de l’information, d’applications logicielles, de cybersécurité, de soutien informatique et de systèmes d’infrastructure. Le Complexe est également responsable de la gestion des actifs immobiliers de la Banque, des achats institutionnels, des services linguistiques et de la continuité des activités.

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION D’EMBAUCHE :

Les principaux rôles du Département de la gestion immobilière, des achats et des services généraux sont de gérer les actifs de la Banque, de superviser les achats de biens, de travaux, de services et de biens immobiliers, de gérer les services institutionnels (voyages d’affaires, logistique, services de restauration, services postaux, flotte). À cette fin, le Département de la gestion immobilière, des achats et des services généraux : élabore et applique les politiques et règles d’approvisionnement, les directives pour la gestion des installations et les services immobiliers, élabore et veille à l’application correcte et efficace des politiques administratives au sein de la Banque dans des domaines tels que les communications, les transports, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté du personnel et des biens de la Banque ; et s’acquitter de tâches connexes. Le Département est également responsable de la gestion des immobilisations de la Banque.

Le Département de la gestion immobilière, des achats et des services généraux comprend trois divisions:

i) la Division des opérations et de l’entretien ;

ii) la Division des achats internes ; et

iii) la Division des services d’appui.

La division des voyages d’affaires et des services de soutien est responsable de la gestion des voyages, de l’hôtellerie, de la restauration, de la logistique et de la gestion des stocks. La Division est chargée d’élaborer des politiques et des directives opérationnelles pour la gestion du stock de voyages et des fonctions logistiques de la Banque. Il effectue l’achat de divers articles en stock et est responsable de la réception des stocks et des immobilisations. La division sert également d’interlocuteur officiel entre la Banque et les fournisseurs.

Il est chargé :

(i) d’appliquer les politiques de la Banque en matière de voyages et de logistique, de suivre les règles et règlements qui régissent les voyages, la logistique et la gestion des stocks ;

(ii) gérer les relations avec les fournisseurs en négociant les prix contractuels avec les compagnies aériennes, les hôtels, les transporteurs, les chargeurs, les agents d’assistance et les prestataires de services ;

(iii) promouvoir une philosophie durable et soucieuse des coûts auprès de toutes les parties prenantes afin de faire prendre conscience de l’engagement de la Banque en faveur de la réduction de son empreinte écologique ;

(iv) l’élaboration et la mise en œuvre des procédures de gestion des stocks de la Banque dans le but de contrôler les coûts, de réduire les dépenses, de rationaliser les stocks ;

v) améliorer l’ordre, créer des gains d’efficacité, gérer les systèmes et contrôler l’environnement lié aux transports aériens et terrestres ; et

(vi) la gestion des services de restauration, y compris le restaurant de la Banque. De plus, TCGS3 sert de secrétariat au Comité d’élimination.

LE POSTE :

Relevant au niveau fonctionnel de l’Officier de la logistique et de la gestion des stocks et finalement du Chef de division, au sein de TCGS3, l’Assistant informatique de gestion des stocks et de la logistique sera chargé de soutenir l’automatisation des processus de gestion des stocks et de la logistique pour la Banque ; accélérer la livraison des actifs commerciaux au Siège, aux bureaux régionaux et aux bureaux de pays ; rendre compte du rendement de la fonction de logistique et de gestion des stocks ; Développement de nouvelles applications pour améliorer la gestion logistique. Le titulaire du poste doit être à l’écoute active et capable de proposer des solutions pratiques qui résolvent les défis logistiques. Il/elle doit avoir de solides compétences analytiques avec la capacité de recueillir, d’organiser, d’analyser et de diffuser des quantités importantes d’informations avec le souci du détail et de la précision.

FONCTIONS CLÉS :

Sous la supervision du Chef de division, le titulaire du poste devra :

1. Soutenir l’équipe dans l’élaboration de flux de travail de contrôle des stocks et l’amélioration des processus d’affaires pour la gestion logistique. Émettre des rapports à partir du système informatisé de contrôle des stocks à la demande de la direction.
2. Soutenir le développement d’applications qui : facilitent l’intégration des données des plateformes complémentaires de finance, de transport terrestre, d’expédition, de dédouanement, de logistique et de gestion des stocks.
3. Aider à la gestion des importations et des exportations ainsi qu’à leur entreposage, conformément aux politiques de la Banque. Coordonner les expéditions d’articles de la Banque vers/depuis le siège vers les bureaux de pays.
4. Assurer le suivi et la déclaration précis de tous les actifs soumis à TCGS.3 pour exportation depuis le moment où ils sont remis à TCGS.3 jusqu’à leur réception par les bureaux régionaux/nationaux. Surveillez le flux de travail d’expédition et de manutention et signalez les retards/défis.
5. Préparer des rapports de stock hebdomadaires, mensuels et trimestriels ainsi que des positions de stock quotidiennes (sur demande) pour fournir à la direction une visibilité sur les activités de logistique et de gestion des stocks.
6. Soutenir le développement et la maintenance des bases de données et des tableaux de bord de performance.
7. Effectuer la comptabilité, l’établissement de rapports et s’assurer que les systèmes de contrôle interne fonctionnent et que tous les dossiers pertinents sont correctement tenus.
8. S’assurer que les systèmes standard sont correctement entretenus dans les entrepôts, y compris les systèmes de suivi des colis pour assurer le suivi en temps réel par rapport aux LTA/codes de suivi.
9. Évaluer la disponibilité de l’espace, préparer des plans d’empilage et d’entreposage avant la programmation et des plans d’urgence pour s’assurer que les actifs de la Banque et les marchandises en transit sont correctement entreposés et protégés.
10. Travailler avec l’équipe d’assurance de la Banque pour souscrire une assurance supplémentaire pour les actifs sensibles/de grande valeur qui ne sont pas entièrement assurés par l’expéditeur.
11. Aider les équipes de la Banque à dédouaner en temps opportun et à recevoir tous les envois qui arrivent.
12. Surveiller la quantité et la qualité des articles entreposés.
13. Effectuer des vérifications physiques régulières/aléatoires des articles en stock et de l’inventaire.
14. Préparez les plans de chargement et assurez-vous que les lettres de transport standard sont dûment remplies.
15. Planifier et assister à des réunions avec les départements utilisateurs pour discuter des questions de procédure et rédiger des procès-verbaux lors de réunions avec les parties prenantes internes et externes.
16. Coordonner les activités liées à l’expédition d’effets personnels à destination et en provenance du Siège ou des bureaux de pays vers diverses destinations.
17. Coordonner avec les expéditeurs, les transporteurs, les agents de dédouanement, les autorités de fret portuaires et aéroportuaires pour assurer la bonne livraison des envois de la Banque.
18. Aider l’agent de la logistique à surveiller l’exécution des contrats et les habitudes de dépenses liées à la logistique.
19. Effectuez des études de marché pour rester à jour avec les tendances de l’industrie. Identifier les possibilités de tirer parti de la technologie SMART et de l’intelligence artificielle (IA) pour optimiser les fonctions de logistique et de gestion des stocks de la Banque, y compris l’utilisation d’applications de calcul des coûts en temps réel pour déterminer les coûts d’expédition et de manutention.
20. Soutenir l’élaboration de contrôles du système pour assurer la conformité aux politiques et procédures de logistique et de gestion des stocks.
21. Surveiller et rendre compte des indicateurs clés de performance (KPI) liés à la logistique et à la gestion des stocks.
22. Fournir un soutien de secours aux autres assistants de transport, de logistique et de gestion des stocks.
23. S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui lui sont confiées par la direction.

COMPÉTENCES (aptitudes, expérience et connaissances) :

1. Être titulaire d’au moins un baccalauréat en : administration des affaires, gestion de la chaîne d’approvisionnement, logistique, ingénierie ou dans toute autre discipline pertinente.
2. Avoir un minimum de six (6) ans d’expérience dans les domaines suivants : gestion du transport et de la logistique, services de messagerie, expédition et manutention, dédouanement, entreposage et gestion des stocks. L’expérience du secteur privé constituera un avantage supplémentaire.
3. Démontrer sa capacité à développer des systèmes de suivi et à gérer des ensembles de données volumineuses pour les activités logistiques.
4. Capable de fonctionner efficacement dans un environnement matriciel à la fois en tant que chef d’équipe et membre.
5. Communiquer efficacement, avoir l’esprit d’équipe, être axé sur les résultats et le service à la clientèle.
6. Faire preuve de solides compétences analytiques et d’une capacité à travailler de manière interfonctionnelle et sous pression.
7. Capable d’entretenir de bonnes relations avec les parties prenantes internes et externes et de trouver des solutions tangibles aux contraintes.
8. Capable de communiquer et d’écrire efficacement en français ou en anglais, avec une bonne maîtrise de l’autre langue.
9. Maîtrise de l’utilisation des logiciels de logistique et de gestion des stocks, maîtrise de l’utilisation des logiciels MS Office standard (Word, Excel, PowerPoint) et connaissance pratique des systèmes SAP.

CE POSTE N’EST PAS SOUMIS À DES CONDITIONS INTERNATIONALES (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN PERSONNEL LOCAL ET N’AURA PAS DE CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONALES).