Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.
Poste 1 : Directeur des systèmes Burkina Faso
A propos du poste : Il s’agit d’un poste non-accompagné de remplacement de 24 mois basé à Ouagadougou avec un salaire de grade 5 (€48 648 €54,053).
Le programme de Concern au Burkina Faso est un programme en pleine expansion qui s’étend maintenant sur deux régions – le Centre-Est et la Boucle de Mouhoun. Grâce au financement d’Irish Aid, de BHA et du Fonds Régional du Sahel, Concern met en œuvre des programmes dans les domaines de la santé et de la nutrition, de l’eau, de l’assainissement et de l’hygiène, de la sécurité alimentaire et des moyens de subsistance, ainsi que de la réponse aux situations d’urgence. Vous rendrez compte au CD et assurerez la gestion et le renforcement de tous les systèmes d’appui et la gestion hiérarchique de tout le personnel des systèmes, en travaillant en étroite collaboration avec le personnel du programme.
Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible.
Votre objectif : En tant que membrede l’équipe de gestion nationale (Country Management Team – CMT), vous dirigez la mise en œuvre efficace des programmes de Concern en gérant les systèmes de support, y compris les fonctions de logistique et d’approvisionnement, les fonctions de ressources humaines, l’administration, l’informatique et la sécurité, et en veillant au respect des procédures, des politiques et des normes de Concern Worldwide et des donateurs.
Vous serez chargé(e) de :
Gestion des systèmes
- Soutenir le respect continu des exigences légales et réglementaires pour le programme national
- Garantir le respect des procédures dans tous les sites grâce à des visites de contrôle et de soutien périodiques et à une surveillance étroite à distance.
- Conduire ou superviser des évaluations en matière de logistique, d’administration, de ressources humaines, de technologies de l’information et de sécurité pour tous les nouveaux programmes et mettre en place des systèmes pour tous les nouveaux sites de terrain et de programme.
- Gérer les systèmes d’information pour contrôler et rendre compte de l’efficacité et de l’efficience de l’administration, des ressources humaines, des technologies de l’information, des transports et de la logistique.
- Rédaction de tous les contrats externes afin de garantir la cohérence et la clarté et de minimiser les risques pour Concern.
Gestion de la sécurité
- Agir en tant que point focal de sécurité pour Concern Worldwide et assurer la liaison avec les points focaux de sécurité de chaque bureau local.
- Diriger le groupe focal de sécurité à Ouagadougou et soutenir les groupes focaux de sécurité sur le terrain et s’assurer qu’ils disposent des connaissances et des informations nécessaires pour mener à bien leurs activités.
- Participer aux forums pertinents sur la sécurité, en partageant des informations le cas échéant.
- Révision et mise à jour du plan de gestion de la sécurité de Concern Worldwide et des procédures opérationnelles normalisées requises.
- Veiller à ce que tous les nouveaux membres du personnel et les visiteurs reçoivent un briefing approfondi de sécurité.
- Mener ou superviser les évaluations de sécurité pour tous les nouveaux sites et toutes les interventions.
Gestion du personnel
- Veiller à ce que Concern Burkina Faso respecte pleinement la législation et les exigences nationales en matière d’emploi, ainsi que les politiques et procédures globales de Concern Worldwide en matière de ressources humaines.
- Veiller à ce que le personnel soit formé au code de conduite Concern et à ses politiques associées, et à ce que les mécanismes permettent de signaler et de réduire les risques d’abus fonctionnent efficacement.
- Assurer la gestion hiérarchique du personnel chargé de la logistique, du transport, des TIC, des ressources humaines et de l’administration à Ouagadougou et fournir un soutien technique au personnel similaire dans d’autres lieux.
- Superviser les procédures de règlement des plaintes et les procédures disciplinaires.
- Gestion des soins de santé pour le personnel international.
- Superviser les dispositions logistiques pour les visiteurs.
- Diriger les processus de révision des salaires et des avantages sociaux et veiller à ce que les résultats soient analysés et partagés avec le CMT et d’autres membres du personnel, le cas échéant.
- Promouvoir l’équilibre entre les hommes et les femmes à tous les niveaux de la main-d’œuvre.
- Convenir d’objectifs avec le CMT pour le recrutement et veiller à ce qu’ils soient atteints.
- Veiller à la mise en place d’un système efficace d’évaluation du développement des performances et à l’organisation d’une formation continue à l’intention des responsables hiérarchiques et du personnel.
- Identifier les besoins stratégiques en matière de formation.
- S’assurer que chaque membre de l’équipe des systèmes comprend ce que l’on attend de lui.
- Contrôler et examiner les performances de l’équipe ; donner un retour d’information correctif si nécessaire et prendre des mesures décisives en cas de mauvaises performances.
- Participer aux forums RH pertinents, en partageant des informations le cas échéant.
Gestion budgétaire
- Identifier et mettre en œuvre les économies potentielles et faire des recommandations à la CMT.
- Préparer les budgets d’administration et de transport au cours du processus de budgétisation et assurer le suivi des dépenses correspondantes. Identification proactive des questions à discuter avec les titulaires de budget et le CMT.
- Calculer les coûts des systèmes requis et préparer les budgets relatifs au personnel, à l’administration et au transport, ainsi que soutenir l’élaboration du budget des propositions et des demandes de financement.
- Identifier toutes les exigences des systèmes spécifiques aux donateurs afin d’en assurer la conformité
Gestion de bureau
- Veiller à ce que des fournitures, du personnel et des systèmes de soutien adéquats soient en place dans tous les locaux de Concern.
- Veiller à ce que les baux des locaux soient gérés activement et les contrats évalués
- Veiller à ce que toutes les questions liées aux autorisations gouvernementales soient gérées de manière proactive.
- Veiller à ce que tous les bureaux et les résidences du personnel international respectent les normes de sécurité, de santé et de sûreté.
Gestion des transports
- Assurer une maintenance rentable de la flotte de véhicules de Concern Worldwide.
- Veiller à ce que les rapports de transport et les recommandations à l’intention de la CMT soient précis et opportuns.
- Évaluer régulièrement les besoins en matière de transport du programme national et veiller à ce que des solutions appropriées soient mises en œuvre.
- Veiller à ce que tous les bureaux adhèrent à la politique de gestion des transports et du parc automobile.
Passation de marchés et gestion des actifs
- Garantir une acquisition efficace de biens et de services de manière transparente et responsable, en veillant à ce que l’organisation assure un bon rapport qualité-prix et à ce que les fonds des donateurs soient utilisés de manière justifiée.
- Préparer et superviser un plan annuel de passation de marchés pour chaque programme.
- Établir et tenir à jour une liste de fournisseurs pré-qualifiés
- Former, soutenir et contrôler le personnel impliqué dans la passation de marchés
- Diriger les appels d’offres, les contrats et les marchés publics internationaux
- Garantir une trace écrite claire et bien documentée dans les dossiers des systèmes
- Élaboration d’un plan pluriannuel de remplacement des actifs (flotte et informatique)
- Gestion du registre des immobilisations.
- Veiller à ce que tous les magasins et les actifs soient gérés et comptabilisés conformément aux politiques de Concern et des donateurs.
- Veiller à ce que les inventaires semestriels et les mises à jour du registre des actifs soient effectués et que les procédures de fin d’année soient achevées et approuvées.
- Assurer la représentation et la participation aux forums logistiques pertinents, en partageant les informations en temps utile.
Technologie de l’information
- Organiser les demandes d’assistance du personnel informatique sous-régional, régional ou du siège, le cas échéant.
- Veiller à ce que la politique et les procédures informatiques de Concern soient comprises et respectées par l’ensemble du personnel.
- Veiller à ce qu’un équipement informatique adéquat soit en place pour l’exécution de tous les programmes et le fonctionnement de tous les bureaux.
- Mise en place de systèmes de soutien efficaces, permettant le bon fonctionnement des systèmes informatiques et la gestion de l’information.
- Développer les capacités informatiques du personnel, ses compétences et sa confiance dans l’utilisation des logiciels courants.
Vos compétences et votre expérience sont les suivantes
- Diplôme d’études supérieures pertinent
- Cinq ans d’expérience dans un poste lié aux systèmes/opérations au sein d’une ONG internationale, dont deux ans à un niveau élevé.
- Gestion d’équipes diverses et multi-opérationnelles
- Expérience de la gestion de la sécurité dans des contextes peu sûrs.
- Travail antérieur dans un contexte similaire, y compris une expérience en matière d’intervention d’urgence
- Gestion d’une équipe diversifiée de cadres supérieurs
- Travailler avec les principaux donateurs internationaux et les exigences en matière de conformité des subventions.
- Connaissances spécialisées et expérience dans un domaine des systèmes énumérés ci-dessus
- Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles et capacité à motiver les autres.
- Délégation, gestion du temps et établissement des priorités
- Maîtrise de l’informatique et bonne connaissance de Word et d’Excel.
- Excellente connaissance de l’anglais et du français
- Alignement avec la mission, la vision et les objectifs de Concern, ainsi qu’avec notre groupe cible
- Expérience confirmée en matière de planification des ressources et de gestion budgétaire
- Expérience en matière d’appels d’offres et de gestion de contrats
Nous aimerions également :
- Vous devez être flexible et fiable
- Vous devez être sensible à la culture et faire preuve d’empathie à l’égard des autres.
- Vous devez être capable de travailler sous pression et de respecter des délais stricts ;
- Vous devez avoir le sens de l’humour
- Vous devez vous rendre fréquemment sur le terrain en milieu rural et passer des périodes loin de la capitale dans des conditions relativement rudimentaires.
- Avoir une attitude positive et faire preuve d’initiative.
Date limite : 21 Juin 2023
Poste 2 : Directeur des systèmes RCA
A propos du poste
Il s’agit d’un poste de remplacement de 24 mois avec des conditions non accompagnées, basé à Bangui, en RCA, avec un salaire de grade 5 de €48,648 € à €54,053 par an.
Vous rendrez compte au directrice pays et superviserez le coordinateur logistique, le manager RH-admin et la responsable des technologies de l’information et de la communication (TIC). Vous serez en contact avec la directrice des programmes, le contrôleur financier du pays, d’autres membres clés du personnel et les conseillers régionaux en logistique et en ressources humaines basés à Dublin.
Le poste est à pourvoir le plus tôt possible.
Votre objectif : En tant que membre de l’équipe de direction de Concern RCA, le/la directeur.ice des opérations dirigera la mise en œuvre efficace des programmes de Concern en gérant les systèmes de soutien conformément aux politiques et aux normes de Concern Worldwide et des donateurs. Dans un environnement de travail dynamique, avec une équipe en expansion et un portefeuille croissant de programmes et de donateurs, vous participerez activement au développement stratégique et à la gestion du programme national de Concern en RCA. Vous veillerez à ce que les systèmes de logistique, de ressources humaines, d’administration, de TIC et de sécurité mis en place permettent de fournir en temps voulu des programmes de qualité aux populations vulnérables de la RCA.
Vous serez chargé(e) de :
Gestion des systèmes
- Révision des procédures dans tous les lieux avec des visites régulières de contrôle et de soutien aux programmes sur le terrain pour s’assurer que les procédures sont adaptées aux contextes opérationnels de chaque programme.
- Gérer les systèmes d’information afin de contrôler et de rendre compte de l’efficacité et de l’efficience des services administratifs, des ressources humaines, des technologies de l’information et de la communication et de la logistique.
- Formuler des recommandations pertinentes et opportunes à l’intention de l’équipe de gestion du programme sur les modifications et les améliorations à apporter aux politiques et aux procédures des systèmes en fonction des besoins du programme et de l’évolution du contexte.
- Veiller à ce que des systèmes de contrôle soient en place et effectivement mis en œuvre dans tous les départements des systèmes afin de garantir la responsabilité et l’utilisation conforme des fonds des donateurs et des fonds internes.
- Réaliser des évaluations logistiques, administratives et de sécurité pour tous les nouveaux programmes et mettre en place des systèmes pour les nouveaux sites et les nouvelles interventions.
- Examen de tous les contrats externes afin d’en assurer la cohérence et la clarté et de minimiser la responsabilité de Concern.
Gestion budgétaire
- Identifier et mettre en œuvre les économies potentielles et faire des recommandations au SMT.
- Préparer les budgets de l’administration, des transports et des salaires nationaux et suivre les dépenses correspondantes.
- Identifier de manière proactive les questions à débattre avec les responsables de budget et l’équipe de direction.
- Exigences en matière de systèmes de calcul des coûts pour les demandes de financement.
- Identifier toutes les exigences des systèmes spécifiques aux donateurs afin d’en assurer la conformité.
Gestion des locaux
- Veiller à ce que des fournitures, du personnel et des systèmes de soutien adéquats soient en place dans tous les locaux de Concern.
- Veiller à ce que les baux des locaux soient gérés activement et que les contrats soient évalués.
- Veiller à ce que toutes les questions liées aux autorisations gouvernementales soient gérées de manière proactive.
- Veiller à ce que tous les bureaux, les maisons d’hôtes et les résidences du personnel international respectent les normes de sécurité, de santé et de sûreté.
Gestion RH-administration
- Supervision du manager de l’administration des ressources humaines.
- Veiller à ce que Concern respecte pleinement la législation et les exigences nationales en matière d’emploi, ainsi que les politiques et procédures mondiales en matière de ressources humaines.
- Veiller à ce que le personnel soit formé à la politique de safeguarding et à ce que les mécanismes de signalement et de réduction des risques d’abus fonctionnent efficacement.
- Soutenir le manager RH-admin dans la supervision des procédures de réclamation et de discipline.
- Superviser l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan ambitieux de renforcement des capacités pour l’ensemble du personnel, afin de permettre au personnel national d’évoluer dans sa carrière.
- Superviser les dispositions logistiques pour les visiteurs.
- Diriger les processus de révision des salaires et des avantages sociaux et veiller à ce que les résultats soient analysés et partagés avec l’équipe de direction et d’autres membres du personnel, le cas échéant.
- Superviser la gestion de l’assurance maladie pour le personnel national.
- Promouvoir l’équilibre entre les hommes et les femmes à tous les niveaux de la main-d’œuvre.
- Convenir d’objectifs avec l’équipe de direction pour le recrutement et veiller à ce qu’ils soient atteints.
- Veiller à ce qu’un système efficace d’évaluation des performances soit en place et qu’une formation continue soit dispensée aux responsables hiérarchiques et au personnel.
- Veiller à ce que la structure des systèmes soit adaptée et pertinente pour soutenir efficacement la mise en œuvre du programme.
- Contrôler et examiner les performances de l’équipe ; donner un retour d’information correctif si nécessaire et prendre des mesures décisives en cas de mauvaises performances.
Gestion de la logistique
- Gérer en ligne le coordinateur logistique.
- Soutenir le coordinateur logistique pour assurer une maintenance rentable de la flotte de véhicules de Concern Worldwide et veiller à ce que les besoins en transport du programme national soient satisfaits.
- Examiner régulièrement les rapports de transport afin de garantir une gestion conforme de la flotte et d’identifier les problèmes en temps utile.
- Veiller à ce que tous les bureaux adhèrent à la politique de gestion des transports et du parc automobile, en accordant une attention particulière aux procédures relatives au carburant.
- Assurer l’acquisition efficace et opportune de biens et de services en fonction des besoins du programme, de manière transparente et responsable, en veillant à ce que l’organisation en ait pour son argent et à ce que les fonds des donateurs soient utilisés de manière justifiée.
- Soutenir les équipes de terrain et le coordinateur logistique dans l’élaboration d’un plan d’approvisionnement annuel pour chaque programme.
- Responsable des appels d’offres, des contrats et des marchés publics internationaux.
- Garantir une trace écrite claire et bien documentée dans les dossiers des systèmes.
- Élaborer un plan pluriannuel de remplacement des actifs (flotte et TIC).
- Superviser le processus de mise à jour du registre des immobilisations.
- Veiller à ce que tous les magasins et les actifs soient gérés et comptabilisés conformément aux politiques de Concern et des donateurs.
Technologie de l’information
- Supervision du responsable informatique.
- Veiller à ce que la politique et les procédures informatiques de Concern soient comprises et respectées par l’ensemble du personnel.
- Veiller à la mise en place de systèmes de soutien efficaces, permettant le bon fonctionnement des systèmes informatiques et la gestion des informations (y compris les serveurs, le cryptage, le safeguarding et les mécanismes de protection).
- Veiller à ce que tous les équipements de communication HF, VHF et autres soient opérationnels et utilisés conformément à la politique de communication, et à ce que le personnel reçoive la formation nécessaire sur les protocoles d’utilisation.
- Assurer la liaison avec le service d’assistance informatique de Dublin et le conseiller régional en informatique en ce qui concerne la maintenance, l’équipement et la gestion de l’informatique.
- Développer les capacités informatiques du personnel, ses compétences et sa confiance dans l’utilisation des logiciels courants.
Gestion de la sécurité
- En tant que point focal pour la sécurité du pays pour Concern RCA, soutenir et conseiller la directrice pays dans toutes les décisions relatives à la sécurité.
- Soutenir et assurer la liaison avec les points focaux de sécurité de chaque bureau local et avec d’autres ONGI et INSO.
- Soutenir les groupes focaux de sécurité dans chaque lieu et veiller à ce qu’ils disposent des connaissances et des informations nécessaires pour mener à bien leurs activités.
- Examiner et mettre à jour le plan de gestion de la sécurité de Concern chaque année et, le cas échéant, en fonction de l’évolution du contexte de la sécurité.
- Veiller à ce que tous les incidents de sécurité soient signalés en temps utile par le biais des systèmes de notification existants (internes et externes par l’intermédiaire de l’INSO).
- Veiller à ce que tous les nouveaux membres du personnel et les visiteurs reçoivent des instructions de sécurité complètes et actualisées à leur arrivée.
Vos compétences et votre expérience sont les suivantes
- Diplôme de master pertinent (logistique, RH ou autre domaine pertinent).
- Cinq ans d’expérience dans un poste lié aux systèmes/opérations au sein d’une ONG internationale, dont deux ans à un niveau élevé.
- Français courant (écrit et parlé) ; bon niveau d’anglais (écrit et parlé).
- Gestion d’équipes diverses et multiopérationnelles, y compris la capacité de diriger et de motiver les autres.
- Solides compétences en matière de formation et d’encadrement.
- Travaux antérieurs dans un contexte similaire.
- Travailler avec les principaux donateurs internationaux et les exigences en matière de conformité des subventions.
- Connaissances spécialisées et expérience dans au moins un domaine des systèmes.
- Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles et capacité à motiver les autres.
- Compétences en matière de délégation, de gestion du temps et d’établissement des priorités.
- Maîtrise de l’informatique et bonne connaissance de Word et d’Excel.
- Empathie avec la mission, la vision et les objectifs de Concern, ainsi qu’avec notre groupe cible.
- Expérience confirmée en matière de planification des ressources et de gestion budgétaire.
- Expérience des systèmes de conformité/contrôle et de lutte contre la fraude.
Nous aimerions également que vous soyez :
- Flexible, fiable et proactif ;
- Sensibilité culturelle et empathie à l’égard des autres ;
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais stricts ;
- Prêt à se rendre fréquemment sur le terrain en milieu rural et à passer des périodes de temps loin de la capitale dans des conditions relativement rudimentaires ;
- Incarner une attitude positive.
Date limite : 30 Juin 2023
