Islamic Relief recrute pour ce poste (24 Décembre 2021)

Créée en 1984 en Grande Bretagne, Islamic Relief est une ONG internationale dont l’objectif est de promouvoir le développement économique et social, en travaillant avec les populations (communautés) locales à travers l’assistance humanitaire et les programmes de développement. Notre but est d’aider les nécessiteux, indépendamment de toute considération raciale, religieuse ou du genre.

(Soutient d’autres bureaux extérieurs au besoin).

Fournir un soutien aux programmes et aux collègues des services de soutien afin d’assurer le bon fonctionnement, la sécurité et l’efficacité des activités du programme conformément au Manuel des opérations et au Manuel du programme, en respectant les lignes directrices pour les donateurs.

Les principales tâches et responsabilités incluront, sans toutefois s’y limiter :

Sous la supervision directe du chef du Service de soutien (SSC), le titulaire exerce les fonctions suivantes :

S’assurer que le Manuel opérationnel d’approvisionnement de l’IRK est en place, expliqué et suivi.

Soutien à la gestion des achats

• Élaboration des dossiers d’appel d’offres et des appels d’offres et partage avec SPC pour examen avant la publication ou la publicité

• Élaboration de contrats commerciaux et de lettres d’offre et partage avec SPC pour examen avant la passation de contrats

• Préparer les rapports d’évaluation et d’analyse des soumissions et les partager avec SPC pour examen avant les avis d’offre et d’attribution

• Préparer les NF et les dérogations pour les écarts et les partager avec SPC pour examen avant l’achèvement

• Participer aux séances d’ouverture des appels d’offres au fur et à mesure que la SSC leur délègue

• Chargé de la gestion des négociations en coordination avec la SSC

• Soutien à la conduite de la diligence raisonnable pour les nouveaux fournisseurs

• Soutien à la vérification des références pour les nouveaux fournisseurs

• Soutien à la diffusion d’e-mails de regret aux soumissionnaires non retenus

• Soutien pour s’assurer que les spécifications des RP sont correctement faites, former le personnel sur les différentes spécifications

• Soutien à la réalisation de visites sur le terrain au besoin

• Soutien à la soumission de documents de marché au financement pour la facilitation des paiements

• Soutien au suivi de la performance du fournisseur et à la gestion globale

• Assistance dans le suivi et les modifications des contrats au besoin

• Assistance dans le suivi des paiements des fournisseurs et la tenue d’un enregistrement de la feuille de suivi

• Soutien au suivi et à la prolongation de l’accord-cadre au besoin

• Assistance dans le suivi de la légitimité et de la validité des documents du fournisseur, c’est-à-dire le permis d’enregistrement, la licence, le code PIN fiscal, le certificat de conformité fiscale, etc.

• Sous la supervision directe du chef, Service de soutien (SSC), traiter les seuils d’approvisionnement LVO, SQ, RFQ et ITT qui vous sont attribués par le SSC.

• Soutien à la publicité des appels d’offres

• Soutien à l’émission et à la réception des offres

• Soutien à la préparation des rapports d’évaluation et d’analyse des soumissions

• Support dans l’archivage des documentations d’approvisionnement et de logistique à la fois des copies papier et logicielles (disque dur externe fourni) – deux semaines ainsi que l’archivage électronique

• Soutien à la soumission des documents de paiement au financement pour le traitement des paiements

• Soutenir la SSC dans l’examen des prévisions budgétaires du ministère

• Soutien de la SSC à l’élaboration d’un accord-cadre

• Soutenir la SSC dans l’élaboration de la préqualification des fournisseurs et des prestataires de services

• Soutenir la SSC dans l’approvisionnement de nouveaux fournisseurs en cas de besoin

• Soutien au partage du document de sélection avec IRW pour les nouveaux fournisseurs

• Soutien à l’exercice d’évaluation du marché sur une base trimestrielle

• Partager les documents d’approvisionnement et de logistique avec la SSC pour examen et approbation avant les formalités contractuelles.

• Appui à la mise en œuvre des plans d’approvisionnement

Soutien à la gestion d’entrepôt

• En étroite collaboration avec la SSC, examiner/élaborer la documentation des stocks et assurer la mise en œuvre

• S’assurer que le manuel opérationnel de l’entrepôt IRK est en place, expliqué et suivi.

• Partager des rapports hebdomadaires et mensuels sur les actions avec la SSC

• Entreprendre des comptages physiques sporadiques des stocks en collaboration avec le personnel du programme.

• S’assurer que la qualité des marchandises reçues est conforme aux spécifications de la demande d’achat en collaboration avec le personnel du programme technique concerné et s’assurer que grN est signé à la réception des marchandises.

• Archivage des documents de l’entrepôt à la fois des copies papier et des copies électroniques.

• Expliquer et écarter les rapports de stock à la direction et les archiver.

• Éliminer les articles conformément à la procédure IRK et aux réglementations gouvernementales.

Soutien à la gestion des actifs

• S’assurer que tous les équipements des actifs sont reçus, enregistrés, étiquetés et mis à jour conformément à la procédure IRK.

• S’assurer que le manuel opérationnel des actifs de l’IRK est en place, expliqué et suivi.

• Vérification de l’inventaire des actifs selon l’ARIC mensuellement, semestriellement et annuellement dans tous les domaines.

• Assurer un suivi auprès des RH et des TI pour attribuer des actifs à l’arrivée de nouveaux employés.

• Faire un suivi auprès des RH et des TI pour recevoir les ressources en matière de problèmes à tout le personnel quittant la mission.

• Travailler en étroite collaboration avec SPC, le personnel logistique concerné pour s’assurer que la base de données des actifs est mise à jour conformément au manuel opérationnel de l’IRK.

• Archive of Assets documente à la fois des copies papier et des copies électroniques.

• Disposer et transférer des actifs conformément à la procédure IRK et aux réglementations gouvernementales.

• Générer une liste distincte d’actifs et la maintenir à jour et à jour

Soutien à la gestion de flotte

• S’assurer que le manuel opérationnel de la flotte IRK est en place, expliqué et suivi.

• S’assurer que les véhicules IRK sont enregistrés, étiquetés, suivis et entretenus.

• S’assurer que les générateurs IRK sont enregistrés, étiquetés, suivis et entretenus.

• S’assurer que les mouvements de la flotte sont suivis et enregistrés

• S’assurer que la consommation de carburant est suivie et enregistrée

Support dans la gestion des systèmes ERP (module d’approvisionnement) – AX System:

• Nettoyage mensuel pos (système AX)
• Nettoyage mensuel des RELATIONS publiques (système AX) – suivi auprès des demandeurs
• Affichage des LPO (système AX)
• Mise à jour des LPO (système AX)
• Création de fournisseurs (système AX)
• Sélection des nouveaux fournisseurs
• Et entre autres tâches et assignées par le LM / superviseur.

Exigences de qualification:

• Baccalauréat en approvisionnement, logistique et / ou gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe

• Minimum 3 ans d’expérience similaire

Connaissances et expérience :

• Sens des affaires, y compris des compétences éprouvées en négociation et des compétences avancées en gestion des contrats

• Solides compétences interpersonnelles et de communication capables d’établir de solides relations de travail et d’influencer les clients et les équipes internes

• Excellentes compétences en communication et en influence

• Solides compétences en négociation et en influence avec des résultats éprouvés pour obtenir des résultats positifs pour les entreprises

• Solides compétences interpersonnelles, esprit d’équipe avec la capacité d’influencer efficacement les autres dans l’action

• Compétences avancées en communication orale et écrite, compétences interpersonnelles

• Compétences démontrées dans la gestion des bases de données et l’utilisation pour le suivi des besoins d’approvisionnement, d’inventaire et de prévision

• Excellente gestion des relations

• Gestion du temps impeccable

• Changement positif

• Gestion de la performance des fournisseurs

Traduction

• D’excellentes compétences en communication en anglais sont requises