L’International Rescue Committee (IRC), l’une des plus grandes agences humanitaires au monde, fournit des secours, une réhabilitation et un soutien à la reconstruction post-conflit aux victimes de catastrophes naturelles, d’oppression et de conflits violents dans 42 pays.
L’Assistant.e Administratif.ve facilite le fonctionnement efficace du service administration en effectuant une variété des tâches administratives.
Principales responsabilités :
- Accueillir et orienter les visiteurs et les clients ;
- Répondre et transférer les appels téléphoniques, envoyer des fax, numérise des documents ;
- Enregistrer, suivre et archiver toute la correspondance physique entrante et sortante ;
- Assister le Manager Département dans l’organisation des déplacements, réservations de salles de conférence, organisation de réunions, demande de visa, réservations d’hébergement pour le personnel et les visiteurs ;
- Maintenir un système d’enregistrement des dépenses et de l’utilisation de la petite caisse ;
- Assurer le maintien et la mise à jour des dossiers d’inventaire (fournitures et actifs) ;
- S’assurer que toutes les installations fonctionnent bien, y compris l’entretien ménager, les fournitures de bureau, l’électricité, l’entretien et les réparations, Internet et d’autres fonctions de communication au bureau ;
- Veiller à ce que toutes les factures soient payées à temps : loyers des bureaux, eau, électricité, communication, internet, loyers des maisons, frais de scolarité pour le personnel expatrié, et assurer la liaison avec les prestataires de services ;
- Faire le suivi des visas d’expatriés et des permis de travail et demander systématiquement les renouvellements ;
- Accompagner les expatriés pour les réservations de vols (R&R, congés annuels, congés dans les foyers), réservations d’hôtels, hébergements, déménagements… ;
- Effectuer toute autre tâche connexe demandée par le superviseur.
Exigences du poste :
- Études universitaires/études supérieures en administration publique, en administration des affaires ou tout autre cours connexe ;
- Au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire de préférence dans une organisation internationale ;
- Expérience en administration de bureau ;
- Capacité à développer et à entretenir de bonnes relations de travail dans un environnement diversifié et multiculturel ;
- Approche axée sur les résultats pour planifier et hiérarchiser les activités administratives ;
- Souci du détail, organisé et capable de gérer plusieurs tâches à la fois ;
- Solides compétences interpersonnelles, capacité à interagir efficacement avec les partenaires, les par-ties prenantes concernées et le personnel associé au bureau régional ;
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite en français et en anglais ;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ;
- Capacité à assumer des responsabilités de manière autonome avec un soutien technique minimal.
IRC et les employés d’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (Standards of Professional Conduct). Ce sont l’intégrité, l’égalité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC opère et élabore des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfance, le harcèlement au travail, l’intégrité financière et les représailles.
