Interpeace recrute pour ce poste (09 Mars 2022)

Relevant de : Officier des opérations Burkina Faso

Emplacement: Ouagadougou

Clôture des candidatures : 22 mars 2022

Rapports à : Officier des opérations Burkina Faso

Unité : Unité des opérations mondiales

Lieu d’affectation: Ouagadougou

Grade: L4 S1

Nomination à durée déterminée : 1 an renouvelable sous réserve de financement et de performance

Arrière-plan

Interpeace est une organisation internationale de consolidation de la paix qui renforce la capacité des sociétés à gérer elles-mêmes les conflits de manière durable et non violente. Interpeace conçoit et livre son travail adapté à chaque situation en partenariat avec des partenaires et des communautés locales, sur la base de consultations et de recherches approfondies. Interpeace veille également à ce que les processus de gestion des conflits et de changement qu’elle soutient soient intégrés à tous les niveaux de la société, y compris les communautés locales, la société civile, le gouvernement et la communauté internationale (nous appelons cela une approche « Track 6 »).

Interpeace a été créé à l’origine par les Nations Unies et reste son partenaire stratégique. Au-delà de la consolidation de la paix sur le terrain, Interpeace aide également la communauté internationale – en particulier l’ONU – à soutenir plus efficacement les efforts de consolidation de la paix dans le monde entier. Il s’agit notamment de contribuer à un leadership éclairé novateur sur les politiques et les pratiques de consolidation de la paix.

Interpeace a son siège à Genève et possède des bureaux dans le monde entier. Pour plus d’informations sur Interpeace, veuillez visiter www.interpeace.org

Poste au sein de l’Organisation

Le responsable financier est membre de l’unité des opérations mondiales qui englobe les finances, l’informatique, l’administration, les services juridiques, l’audit interne et les ressources humaines. L’Unité des opérations mondiales est dirigée depuis le siège à Genève, bien que les membres de l’équipe soient basés dans différents endroits du monde, notamment en Bosnie, en Côte d’Ivoire, au Guatemala, en Suisse, au Kenya et en Tunisie.

L’agent des finances relève du responsable des opérations de Ouagadougou.

Sous la supervision régulière de l’agent des opérations, l’agent des finances travaille en étroite collaboration avec le personnel des finances, de l’administration et du programme pour créer une fonction financière plus efficiente et efficace pour un Interpeace agile, réactif et performant.

Objet et aperçu général

Sous la direction de l’agent des opérations, l’agent des finances est responsable de la performance financière effective du bureau d’Interpeace affecté. Cela comprend la comptabilité, les contrôles internes, les audits, la gestion budgétaire, les rapports financiers et le suivi.

L’agent des finances supervise la gestion financière du bureau affecté, tient à jour des dossiers financiers complets et exacts et approuve (en coordination avec l’équipe du programme) les différents budgets du projet, de l’élaboration à la mise en œuvre, en passant par le suivi, l’établissement de rapports et l’audit. Il/Elle veille à ce que les budgets des projets soient mis en œuvre conformément aux politiques et procédures d’Interpeace et dans le respect des règlements des donateurs. Il/Elle travaille également en étroite collaboration avec l’agent des opérations pour surveiller de près la couverture des coûts du programme et/ou des bureaux dans les zones assignées afin d’anticiper les risques potentiels et les déficits financiers.

Le responsable des finances joue un rôle important dans le suivi et l’appui à la mise en œuvre du programme en supervisant le respect des politiques internes, des règlements des donateurs et des lois locales (c’est-à-dire les impôts).

Ce poste nécessite de consulter et/ou de coordonner les activités avec les acteurs internes et externes. Il y a un élément de persuasion, d’influence et de prestation de conseils et d’orientations professionnels, mais ce n’est pas une activité régulière.

Guidé par et en collaboration avec l’agent des opérations, au cours des 3 à 5 premières années, un agent des finances qui réussit à :

1. Maintain accuracy of all accounting information and documentation posted in the accounting software (QB) and ERP (SunSystems) including internal procedures (procurement, budget & report monitoring etc.…)
2. Achieve unqualified project and statutory Audits and on time donor and internal financial reports
3. Budget monitoring: produce and distribute Budget versus Actuals (BvA) reports with detail analysis on potential risks.
4. Deliver on a monthly basis, timely, accurate and complete reviewed set financial records and supporting documents for the partners and/or office assigned through the online tool for consolidation.
5. Follow up of office accounting record and implement the internal controls recommendations until resolved (monthly checks, internal and external audits, internal reviews, etc.)
6. With the guidance of the Operations Officer, support Interpeace performance by reviewing policies and procedures, providing training to staffs, monitoring financials, or assessing risk within the offices assigned.

Duties and responsibilities

Specific Duties

Budget Management

· Provides support in preparation of final budget version or any subsequent amendment designed in collaboration with the relevant programme team before is sent to the (Manager) for further approval before final submission.

· In coordination with the programme team, helps to develop the PoWB according to available funding and oversee the entry of budgets and budget revisions at SunSystems.

· Monitor budget implementation and performance (BvA) of all the projects implemented at the designated geographical area and reports to the (Manager) and the programme team on any variances or potential deviations according to actual and forecasted expenditures.

· Check monthly that the final booked expenses are in line with approved budgets (including cost sharing)

· At year end, prepare assigned office draft Financial Statements for the annual consolidated Audit. Coordinate any Statutory or Donor audits and, with the assistance of the (Manager), respond to audit queries.

· Monitor that organizational performance actions stated at the Summary of Outstanding Audit Recommendations Report SOAR for the assigned office are implemented until issues are resolved.

· Prepare monthly Cash Transfer Request (CTR) according to cash flow and budget availability and those funds are utilized according to approved plan (CTR). Update estimates included in the CTR in discussion with relevant programme team.

· Monitor that expenditures are processed and authorized according to Interpeace Delegation of Authority and other policies (as Procurement Manual).

· Prepare grant expense reports for all the projects implemented at the designated geographical area and ensure accuracy with SunSystems before they are submitted to any external party.

· Participate in Programme team meetings and contribute to Programme strategy, activity planning and Programme development as requested.

Office accounting

· Review all local expenses for billing purposes and Manage Accounts Payable to ensure all local payments comply with policy requirements and conducting

· Prepare all payroll taxes and social deductions and ensure that all these taxes have been paid on time and ensure compliance with Local Tax Laws in relation to statutory requirements relating to financial statements, periodic reporting, and tax filings across all taxes.

· Reconcile the local bank account and constantly review banking arrangements to ensure timely transfer of funds

· Reconcile the Balance Sheet account and follow up to clear non-current items

· Prepare Draft Financial Statements for and supporting schedules as requested by the auditors and act as the focal point for the auditors during Statutory and Donor/Programme audits.

· Monitor the implementation and clearance of internal and external audit issues and recommendations

· Maintain local fixed asset register

· Upload QuickBooks back-ups and financial reports on SharePoint monthly

· Record office financial data in the QB file. Ensuring data accuracy of COA and other analytical dimensions.

· Follow up on non-compliant items and implement corrections requested by Operations Officer or Headquarters until resolved.

· Communicate finance issues arising from the monthly review of financial reports and supporting documentation to Interpeace Programme Officers within the stipulated timeframe. Follow up on all outstanding issues until they are resolved.

· Ensure proper filing done in the office assigned, checking that all relevant documentation is archived according to internal practice.

· Maintain an up-to-date inventory data base as per donor standards that enables Transfer of Assets to the beneficiaries at the end of the grant period.

Others

· Participate in Proposal development team meetings and contribute by providing technical guidance/suggestions to proposal development, activity planning, interpretation of donor requirements etc.

· Maintain updated contractual documentation for grant implementation (project proposals/budgets (ProDocs) and grant agreements or relevant documentation) at SharePoint (DRD, Project Connect, etc.)

· Assist Headquarters in the review of existing policies and procedure and in the development of new procedures, including internal controls.

Scope and Impact

· Specific responsibilities and objectives are assigned with some latitude for setting of priorities and technical approaches, using established practices and procedures. Unusual challenges may be discussed with supervisor or others for clarification of the policy.

· Is recognized as the projects first reference for professional/Technical advice relating to accounting, Budgeting and reporting within the projects and grants assigned

· Informs and interprets policy and practices within the unit

· Work conducted by the Finance Officer impacts specific job family, assigned grants and partners for the West Africa Region

Planning and implementation

· Develops clear goals that are consistent with agreed strategies

· Identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work

· Foresees risks and allows for contingencies when planning

· Monitors and adjusts plans and actions as necessary

Gestion du personnel et des ressources

· Superviser (stagiaire, comptable ou assistant) au quotidien et effectuer des évaluations et fournir un mentorat et une formation en cours d’emploi pour le personnel supervisé

Qualifications:

Éducation

· Diplôme en administration des affaires, en finance ou dans un domaine connexe d’une université reconnue

· Certification comptable (CPA partielle ou complète ou équivalente) considérée comme un actif

· L’adhésion professionnelle à un organisme reconnu est un avantage supplémentaire

Expérience

· Minimum de 4 ans d’expérience pertinente et progressivement responsable dans le domaine professionnel de la finance et de la comptabilité dans un cadre à but non lucratif

· Expérience en comptabilité financière dans le contexte local

· Expérience des logiciels de comptabilité informatisés, de préférence QuickBooks et ERP, de préférence SunSystems. Haut niveau de compétence informatique dans l’utilisation de toutes les applications MS Office

· Expérience avérée en gestion budgétaire et contrôles internes

· Expérience du renforcement des capacités des partenaires et du personnel en matière de systèmes financiers et de bonnes pratiques financières.

· Expérience de travail sur le terrain.

Compétences

· Compréhension approfondie de la finance et de la comptabilité, de préférence dans le secteur sans but lucratif

· Connaissances comptables compétentes et capacité d’exploitation

· Compétences en gestion budgétaire; les contrôles internes financiers; vérification de la documentation source; préparation des bons de paiement; et les processus d’approvisionnement

· Capacité d’effectuer un travail détaillé, souvent de nature confidentielle et/ou de traiter un grand volume de travail de manière systématique, efficace et précise

· Capacité de prévoir les risques et de tenir compte des imprévus lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les mesures au besoin; utilise le temps efficacement

· Capacité de travailler avec succès dans un environnement multiculturel et de démontrer un comportement et des attitudes non discriminatoires et sensibles au genre

· Niveau avancé de Français requis. Niveau de travail de l’anglais écrit et oral

· Possibilité de voyager à l’intérieur et à l’extérieur du pays à court préavis.

Compétences Interpeace

· Collaboration et tissage

· Communication

· Pilote de résultats

· Adaptabilité et apprentissage continu

· Respect de la diversité

Facteurs de succès

· S’identifie et s’engage à respecter les valeurs fondamentales et les principes de travail d’Interpeace

· Engagement envers l’inclusion

· Un penseur innovant et critique doté de vastes compétences en résolution de problèmes