International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine.
Le personnel de IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans le IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Egalité. Conformément à ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.
Tâches et Responsabilités
Le /la Senior Manager des finances et de la conformité est le/la 2ème responsable de la politique générale et de la gestion des fonctions de conformité et de gestion des projets financiers pour le programme national. Les responsabilités du/de la Senior Manager des finances et de la conformité comprennent le contrôle général, de la formation du personnel, la Gestion des partenariats, les fonctions budgétaires et de conformité, les audits.
Conformité et contrôle
- S’assure que toutes les politiques et procédures sont conformes aux politiques, procédures et exigences de l’IRC et des sources de financement ;
- Travailler en étroite collaboration avec le Lead Finance des projets (MCF, SAFER, malaria, etc.), le Coordinateur des Subventions et les Programmes pour s’assurer que la Gestion des partenaires est conforme au manuel PEER (sélection, renforcement des capacités, rapports, suivi et vérifications et groupe de travail, etc.) ;
- Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur des subventions et le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement et identifier les besoins et développer des formats de rapports et de suivi pour aider à la gestion des opérations dans les pays et des dépenses de subventions ;
- Surveille étroitement toutes les activités financières et tient le DDF (directeur adjoint des finances) informé de toutes les situations susceptibles d’avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou les performances financières du projet.
Audits et conformité
- Soutenir le DDF (directeur adjoint des finances) et préparer les activités d’audit interne et externe selon les besoins ;
- Examiner régulièrement le champ d’application des audits et des contrôles internes et veiller au respect des procédures établies ;
- Préparer et élaborer des rapports (vérification ponctuelle) et des analyses pour examen par le directeur adjoint, Finances, qui identifient les questions clés et fournissent des recommandations pour améliorer les processus ou les procédures de contrôle interne ;
- Maintenir des fichiers électroniques complets pour toutes les politiques, notes et procédures et assurer la conformité dans tout le programme national ;
- Assurer la liaison avec le siège de l’IRC (OTIS) afin de s’assurer qu’il s’agit d’une documentation complète et à jour de toutes les informations relatives aux règles et règlements des partenaires ;
- Distribuer et partager avec toutes les organisations partenaires toute la documentation (propositions de subvention, rapports financiers, documents de transfert, budget, etc.
- Distribuer et partager avec tout le personnel toutes les politiques et procédures et s’assurer que toutes les transactions financières sont strictement respectées ;
- Veiller à ce que les documents d’appui appropriés et pertinents soient bien tenus et accessibles à des fins de vérification ;
- Élaborer, programmer et réaliser ou superviser l’achèvement des audits de contrôle interne des pays et prendre les mesures nécessaires pour corriger les faiblesses du contrôle interne.
Training & Staff Management
- Élaborer et mettre en œuvre un programme de formation pour le personnel financier international et national du pays afin d’assurer le développement du personnel et de minimiser l’exposition au risque de IRC lorsque le personnel est absent ou quitte le pays ;
- Tenir à jour les descriptions de poste pour tous les postes des supervisés ;
- Veiller à ce que des évaluations de performance complètes et constructives soient effectuées en temps utile et faciliter la discussion des performances et des options de carrière avec tout le personnel financier du pays ;
- Superviser la formation et le soutien technique au personnel des programmes nationaux, de la logistique et de l’administration pour l’amélioration des compétences dans les domaines de la comptabilité, de la présentation des rapports et du contrôle interne.
Budget
- Aide à la préparation et à la révision des budgets et des propositions de programmes et de subventions et ;
- Aide à la préparation et au maintien du budget de fonctionnement du pays ; y compris la préparation de directives budgétaires pour aider les gestionnaires de programmes à formuler des budgets ;
- En conformité avec les exigences des donateurs et la politique de IRC, élaborer le budget « Opérations de terrain/ frais généraux » et suivre la méthodologie d’allocation des frais généraux aux budgets de subventions pour couvrir les besoins opérationnels des programmes ;
- Travailler avec le personnel du programme pour préparer les budgets de subvention afin de soutenir les réalignements pour assurer une couverture adéquate des coûts de fonctionnement et des frais directs et indirects de New York ;
- Fournir à la direction du pays et au personnel du programme des rapports mensuels sur les dépenses réelles par rapport au budget (BvA) et une analyse pour toutes les subventions et les fonds non affectés ;
- Tenir à jour des fichiers électroniques complets pour toutes les informations relatives aux subventions et tous les dossiers pertinents et veiller à ce que les équipes des programmes et les partenaires des consortiums aient accès aux dossiers pertinents ;
- Assurer la surveillance des dépenses de subventions actives par rapport au budget afin de s’assurer que les dépenses sont conformes aux objectifs et que les écarts/classifications sont réduits au minimum ;
- Préparer ou examiner les journaux d’ajustement pour corriger les erreurs de codage, les reclassements, etc ;
- Participer aux réunions d’ouverture et de clôture de l’examen des subventions et aux réunions mensuelles d’examen de la BVA ;
- Assurer le suivi et fournir un retour d’information au personnel des opérations et des programmes sur les points d’action des réunions BVA précédentes et proposer les journaux d’ajustement requis pour tous les rapports BVA et financiers conformément aux règlements des donateurs ;
- Veiller à ce que les Plan de Dépenses soient mises à jour pour les subventions et préparer une analyse avec les chiffres réels pour montrer les écarts et les domaines à améliorer ;
Donor Reports
- Revisser ou préparer et consolider les rapports financiers du MCF, Global Funds, de Safer, Charity Water, et d’autres donateurs et les soumettre au directeur adjoint des finances pour examen et au contrôleur régional avant leur soumission aux donateurs ;
- Identifier les questions de procédure ou de formation à traiter pour améliorer la qualité des rapports sur les données. Informer régulièrement le directeur adjoint, Finances sur les questions à traiter pour toutes les subventions ;
- En collaboration avec les leads Finance de chaque Project, élaborer une procédure de fonctionnement standard pour les exigences du donateur concernant les projets ;
- Veiller à ce que les rapports financiers, y compris les actifs, soient soumis dans les délais impartis et que toutes les échéances soient communiquées en temps utile aux autres leads Finance de chaque Project.
Sub-grants & Partnership Management
- En collaboration avec Assistant Finance Manager de Safer, aider à l’identification, à l’engagement et à la gestion des sous-bénéficiaires et partenaires concernés en effectuant des évaluations des partenaires, en assurant le suivi des examens de pré-évaluation pour déterminer les besoins en capacités des sous-bénéficiaires ;
- Organiser et conduire des formations pour les partenaires sur les exigences en matière de rapports financiers, les règles et règlements pertinents des donateurs, les domaines de développement organisationnel et soutenir l’apprentissage par les pairs entre le CRI et les partenaires et entre les partenaires ;
- Superviser les rapports sur les subventions secondaires et entreprendre la vérification des dépenses déclarées tout en se conformant aux directives en matière de rapports financiers, examiner les demandes de liquidités des subventions secondaires et assurer le transfert des fonds en temps voulu, examiner les montants avancés des subventions secondaires par rapport aux dépenses déclarées ;
- Aider le DDF en travaillant main dans la main avec le responsable des programmes et des partenariats pour identifier les lacunes en matière de renforcement des capacités des partenaires, tenir à jour la liste de contrôle des subventions secondaires et du profil des partenaires, la documentation et la conformité au cadre de partenariat et au manuel financier du CRI ;
- Veiller à ce que les partenaires soumettent les rapports financiers dans les délais impartis et examiner le rapport avant sa consolidation ;
- Analyser le rapport du partenaire et rédiger des recommandations à partager avec lui.
Autres fonctions
- Contribuer au bon fonctionnement général du département des finances ;
- Contribuer à l’amélioration générale du système financier et comptable de l’IRC-Côte d’Ivoire en fournissant des recommandations au superviseur pour qu’il examine les domaines spécifiques qui pourraient être améliorés ;
- Fournir un soutien aux défis et l’assistance nécessaire pour faire fonctionner le département des finances tâche hebdomadaire à partir des réunions ;
- Coordonner la communication entre les bénéficiaires de subventions, programmes et sous-bénéficiaires de l’IRC ;
- En collaboration avec les coordinateurs sectoriels, organiser régulièrement une réunion de coordination des partenaires ;
- Travailler et maintenir une communication régulière avec les coordinateurs sectoriels pour l’intégration du programme par la mise en œuvre de projets impliquant des partenaires
- Contribuer au travail d’équipe et de leader d’équipe ;
- Effectuer toute autre tâche demandée par le directeur adjoint, Finances ;
- Intervenir pour couvrir le poste du directeur adjoint des finances.
Profil
- Master en Finance Comptabilité.
- Connaissance des procédures et pratiques génériques (une expérience au sein de l’IRC ou d’une autre ONGI est un plus).
- Solide connaissance en informatiques
- Connaissance de l’anglais, un plus
- Maîtrise de l’outil informatique.
