International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieuse qui fournit une assistance aux réfugiés du monde entier. IRC met en œuvre des programmes visant à promouvoir des solutions durables pour les personnes déplacées, les réfugiés et les communautés d’accueil par le biais de projets de santé publique, d’assainissement, d’abris, de réhabilitation et d’éducation. IRC est au service des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays d’Europe, d’Afrique et d’Asie, ainsi qu’à travers un programme de soutien à la réinstallation aux États-Unis. IRC est une organisation engagée pour la liberté, la dignité humaine et l’autonomie. Cet engagement se traduit par une aide à la réinstallation bien planifiée, une aide d’urgence mondiale, la réhabilitation et la défense des réfugiés.
Sous la supervision de Supply Chain Manager Tanganyika & Sud Kivu, le/la Warehouse Officer a pour Responsabilité principale la gestion des matériels non médicaux et des intrants du secteur santé (médicaments, équipements et autres intrants) et de la supervision des assistants chargés des stocks médical et non-médical dans le strict respect des procédures et politiques Supply Chain mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.
RESPONSABILITES CLES
Le/la Warehouse Officer est la personne opérationnelle de la gestion stratégique des matériels non médicaux, des intrants médicaux et la gestion de l’équipe Warehouse, Il (elle) sera basé/e à Kalemie et assurera les différentes fonctions ci-après :
I. Rôles et responsabilités
- S’assurer que tous les stocks entrants et sortants sont gérés conformément aux procédures et politiques IRC appliquées.
- Assurer des conditions de stockage adéquates des stocks selon leurs exigences spécifiques.
- S’assurer que tout stock retiré de la base est accompagné d’un bon de sortie autorisé (liste d’emballage) conformément à la liste des stocks approuvée et à un bordereau d’expédition (feuille de route). En cas de sortie des stocks de programme, un certificat de don doit être préparé avant l’expédition du stock.
- S’assurer que tous les documents associés sont correctement établis et gardés pour une traçabilité claire et la vérification de tous les mouvements de stock.
- Se convenir avec la chaîne d’approvisionnement pour organiser le transport de marchandises et fournir la documentation d’accompagnement appropriée pour le transport (emballage et bordereau d’expédition, certificat de donation). Communiquer en permanence avec les partenaires de l’IRC en recueillant leurs commentaires après la distribution en ce qui concerne la qualité de l’emballage, l’exactitude du contenu des boîtes scellées ou des questions connexes afin d’améliorer les normes de distribution.
- Effectuer des inventaires physiques sur une base occasionnelle conformément aux procédures IRC.
- Soumettre des rapports mensuels au responsable de Supply Chain avec des analyses et des suggestions.
- S’assurer que l’accès aux entrepôts est limité au personnel désigné et que les autres membres du personnel sont autorisés à entrer uniquement lorsqu’ils sont accompagnés ou autorisés.
- Participer dans l’activité de ventes aux enchères
- Alerter régulièrement les programmes sur le niveau maximal de stock dans les entrepôts afin d’éviter les articles dormants dans sa gestion,
- Gérer les entrepôts de manière efficace d’optimiser le cout global de la prise en charge des entrepôts par l’organisation,
- Assurer la supervision des assistants Warehouse de manière efficace,
- Assurer le renforcement de capacité de l’équipe de Warehouse en évaluant les niveaux de performance de chacun et proposer les ajustements en cas de besoin
- Gestion efficace et efficiente des manutentionnaires des différents entrepôts de l’IRC à Kalemie,
- Définir les objectifs et plan d’action individuel et faire le suivi des équipes sous sa supervision.
a. Documentation d’entrepôt
- Mettre en œuvre le processus de rapport de livraison
- Gestion des processus de bon de réception et de livraison
- Mettre en place un processus de registre d’entrepôt
- Mettre en œuvre un processus de carte de stock
- Processus de la carte bin d’implantation
- Mettre en œuvre le processus de publication des magasins
- Processus de rapport d’inventaire d’entrepôt
b. Contrôles d’entrepôt
- Processus de gestion des stocks
- Gérer le processus de comptage complet
- Mettre en œuvre les processus FIFO et FEFO
- Gérer le processus de comptage cyclique
c. Sécurité d’entrepôt
- Faire la gestion de la sécurité des entrepôts
- Connaître le contrôle climatique
- Gestion des accès aux entrepôts
Qualifications
Compétences & Aptitudes Techniques :
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