Fondée en 2011, l’International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui soutient les travailleurs humanitaires en établissant des plateformes de coordination de la sécurité dans des contextes d’insécurité.
Assistant de soutien sur le terrain (Nord-Ouest)
Globalement, objectif du rôle :
Les principales responsabilités de ce poste seront de soutenir l’agent de soutien sur le terrain dans les fonctions RH, administration, logistique et finances. L’assistant de soutien sur le terrain (FSA) relève du conseiller en sécurité NW.
Fonctions et responsabilités principales :
- Soutient le processus de transactions de petite caisse. Aide au rapprochement quotidien de la petite caisse
- Aider à maintenir un système d’enregistrement approprié pour les avances opérationnelles, en suivant efficacement les montants ouverts et en collectant les pièces justificatives pour clôturer toutes les avances en cours avant la fin du mois.
- Aider à effectuer les paiements en temps opportun, en s’assurant de l’exhaustivité des pièces justificatives
- Photocopiez les preuves de paiement et classez-les avec les factures par ordre chronologique.
- Accompagnement dans les démarches auprès des banques locales et dans la soumission et la collecte des documents auprès des banques locales.
- Appui à l’élaboration d’estimations mensuelles des besoins de trésorerie du bureau extérieur.
- Assurez-vous que tout le personnel est au courant des réglementations locales du bureau extérieur.
Logistique, approvisionnement et opérations
- Participer aux petites activités d’approvisionnement en collaboration avec les opérations du siège social
- Soutien à la coordination de toutes les dispositions logistiques pour les événements, ateliers, séminaires et autres activités de formation liés au projet.
- Assurez-vous que les processus d’approvisionnement sont conformes aux SOP, avec une documentation appropriée justifiant tous les achats.
- Préparez les demandes d’achat et de paiement et mettez à jour le suivi des achats.
- Aider à identifier les fournisseurs appropriés, à recueillir les devis, à diffuser les demandes de devis et à émettre les bons de commande.
- Aider à maintenir et à mettre à jour le registre des actifs du bureau extérieur conformément aux exigences de l’INSO.
- Aidez à garantir que tous les actifs sont étiquetés et à conserver une trace de leurs mouvements.
- Soutenir la vérification physique semestrielle des actifs.
- Surveiller et signaler tout équipement défectueux au responsable hiérarchique et superviser toutes les réparations et l’entretien des installations, de l’équipement et des véhicules d’INSO.
Soutenir le suivi des feuilles de route des véhicules et de la consommation de carburant.
- Soutenir les activités de gestion des stocks.
- Assurez-vous que le composé soit bien entretenu.
SPÉCIFICATION PERSONNELLE
Connaissances, compétences et expérience
Essentiel:
- Un diplôme en administration des bus ou un cursus similaire
- Excellentes compétences en anglais et dans la langue maternelle, tant à l’écrit qu’à l’oral
- Minimum 2 ans d’expérience
- Maîtrise de MS Excel.
- Un niveau élevé d’attention aux détails.
- Capable de travailler de manière autonome et d’organiser son propre horaire pour accomplir les tâches attendues.
- Bonnes compétences en anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.
Attributs personnels
- Respectueux.
- Ouverture d’esprit et confiance en soi.
- Compétences en gestion du temps.
- Capable de travailler sous pression.
Politique de protection de l’INSO
INSO s’engage pleinement à recruter, sélectionner et contrôler en toute sécurité tous les nouveaux employés, administrateurs et bénévoles potentiels et nous veillerons au respect rigoureux de notre code de conduite et de notre politique de protection tout au long du processus de recrutement.
Conditions générales :
Il s’agit d’un poste à temps plein basé à Sokoto et soutenant le bureau local de Katsina, avec des déplacements possibles dans le pays. Vous serez rattaché au conseiller en sécurité NW et vous serez rattaché techniquement au responsable des opérations.
Mode d’application
Veuillez envoyer votre candidature dûment complétée à [email protected] en indiquant « Assistant de soutien sur le terrain NW » comme objet du message. Les candidatures doivent être rédigées en anglais et inclure :
- Un CV à jour (maximum 3 pages).
- Une lettre de motivation d’une page détaillant pourquoi vous souhaitez travailler pour INSO et comment vos qualifications correspondent spécifiquement aux compétences requises pour le poste.
Merci de ne pas envoyer d’informations supplémentaires. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
