International Medical Corps est une ONG internationale basée aux Etats Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. L’ONG vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et viables sans l’appui continu de International Medical Corps.
RÉSUMÉ DU POSTE
La fonction principale du directeur des opérations de pays est d’aider le directeur de pays à assurer la gestion globale des activités opérationnelles du programme de pays afin d’assurer l’utilisation efficace et efficiente des ressources financières, de la logistique et de l’administration des ressources humaines dans le cadre du processus et des procédures d’International Medical Corps et de ses partenaires. .
En tant que membre de l’équipe de direction, le directeur des opérations pays joue également un rôle actif dans la fourniture d’un leadership stratégique pour assurer des fonctions opérationnelles de qualité en améliorant la gestion et la planification des opérations pays. Les opérations nationales sont définies comme les systèmes et les fonctions de soutien nécessaires pour mettre en œuvre les programmes de manière efficace et responsable, y compris la chaîne d’approvisionnement, les technologies de l’information et des communications, l’administration, les finances, la sûreté et la sécurité et les ressources humaines. Le directeur des opérations pays assurera la documentation, le contrôle, le suivi et les rapports appropriés des fonctions financières, administratives, RH et logistiques/achats, et effectuera des visites fréquentes sur les différents sites du programme pour soutenir les sites de terrain.
Pour accomplir ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d’exercer chacune des fonctions essentielles avec ou sans aménagement raisonnable :
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Opérationnel général
• Planifier et assurer le suivi de l’exécution du programme à l’échelle de la mission en mettant l’accent sur le fonctionnement du programme de qualité ;
• Veiller à ce qu’une collaboration solide soit développée entre les opérations, les programmes et les homologues de l’équipe de terrain dans un esprit de soutien mutuel, d’encouragement et de coopération ;
• Participer aux exercices d’élaboration de stratégies/propositions de programme de pays, en particulier en ce qui concerne les fonctions et les apports opérationnels ;
• Comprendre l’environnement opérationnel et programmatique dans le pays et ses implications sur les opérations de l’International Medical Corps ;
• S’assurer que la sensibilisation à la fraude/corruption est régulièrement menée à la fois au niveau de la coordination et du bureau de terrain ;
• Renforcer la conformité de l’ensemble des programmes nationaux avec les protocoles et politiques de sécurité d’IMC ;
• Faire des déplacements fréquents sur les sites de terrain pour soutenir le personnel de première ligne et assurer la qualité des opérations du programme de pays.
• Servir de directeur de pays par intérim en l’absence du directeur de pays
Administration des finances
• Diriger le personnel des finances ;
• Superviser que toutes les procédures financières sont entièrement mises en œuvre conformément aux processus et procédures d’International Medical Corps et aux réglementations des donateurs au bureau principal et sur tous les sites de terrain ;
• S’assurer que l’équipe financière mise en place est adéquate et proposer les ajustements nécessaires ;
• Veiller à la bonne facilitation d’un plan national d’avancement du personnel, le cas échéant ;
• S’assurer que les délais de clôture mensuelle/trimestrielle/annuelle sont respectés et que toutes les données comptables sont fiables ;
• Responsable de l’analyse des états financiers avec la direction des finances et des programmes, proposer des modifications budgétaires et alerter sur tout déficit de financement ;
• Responsable de l’élaboration des propositions budgétaires et s’assurer que toutes les équipes opérationnelles sont intégrées dans le processus.
Logistique
• Diriger le personnel logistique ;
• Veiller à ce que les procédures logistiques soient correctement mises en œuvre conformément aux processus et procédures d’International Medical Corps et aux réglementations des donateurs au bureau principal et sur tous les sites de terrain. Une attention particulière sera accordée à la surveillance des procédures d’approvisionnement et de la chaîne d’approvisionnement ;
• Appui à l’élaboration d’un plan de renforcement des capacités pour l’équipe logistique d’IMC
• S’assurer que les outils de reporting logistique d’IMC sont pleinement mis en œuvre et diriger l’analyse des rapports avec le personnel supérieur de la logistique ;
• Faciliter l’implication de l’équipe logistique dans l’élaboration des propositions, en particulier sur la finalisation des plans d’approvisionnement en temps opportun ;
• Soutenir la stratégie logistique du pays en participant aux réunions d’équipe et en engageant un coordinateur logistique régional au niveau du siège ;
• Responsable de la collaboration avec l’équipe de sécurité/CD pour maintenir la logistique de sécurité du personnel dans tous les emplacements des programmes.
Ressources humaines et administration
• S’assurer que les procédures RH d’IMC sont correctement mises en œuvre conformément aux processus et procédures d’International Medical Corps et aux lois nationales du travail au siège social et sur tous les sites de terrain ;
• Travailler en étroite collaboration avec le conseiller juridique d’IMC et le conseiller local sur les questions juridiques en coordination avec l’équipe CD, Conformité et RH ;
• Soutenir le responsable des ressources humaines dans la mise en place de processus de recrutement conduisant à une meilleure égalité des chances et à la parité hommes-femmes dans la mission ;
• Superviser le recrutement et la sélection du personnel de terrain opérationnel qualifié, recommander les promotions, les mesures disciplinaires et le licenciement du personnel en consultation avec les superviseurs ;
• Travailler avec le directeur des ressources humaines pour assurer la diversité ethnique dans l’embauche du personnel local à travers la mission ;
• Veiller à ce que le personnel du projet et du consortium soit correctement intronisé, notamment en s’assurant qu’il connaît et respecte le code de conduite, l’éthique et les valeurs d’International Medical Corps, ainsi qu’avec les objectifs spécifiques au projet.
• Soutenir le renforcement des capacités de l’équipe RH et assurer le bon fonctionnement du service RH ;
• Participer à la mise en œuvre d’un plan de renforcement des capacités pour le personnel de l’IMC et le partenaire local (le cas échéant) ;
• Veiller à ce que l’organigramme du programme de pays soit revu régulièrement et ajusté si nécessaire ;
• Soutenir le responsable RH dans la mise en œuvre d’une stratégie RH adéquate, l’amélioration de l’intégration, le renforcement des capacités et la rétention du personnel de la mission.
Site de terrain opérationnel
• Effectuer des visites régulières dans tous les sites de terrain du programme de pays pour assurer le bon processus opérationnel des projets des sites de terrain ;
• Soutenir la direction du site de terrain sur la mise à jour/soumission correcte de toutes les opérations liées au suivi du projet et du budget ;
• Transmettre et gérer les problèmes liés à la gestion du site sur le terrain par le biais d’interactions quotidiennes avec la direction du site sur le terrain ;
• Surveiller et signaler les problèmes liés à la sécurité au niveau du site de terrain au responsable de la sécurité dans le pays et au directeur de pays.
Suivi, évaluation, responsabilité et apprentissage
• Veiller à ce que les nouvelles propositions de programme respectent les exigences et les attentes des donateurs concernant MEAL, démontrant l’engagement de la mission du pays envers la qualité, la responsabilité et l’amélioration continue.
• Assurer l’allocation du budget et des ressources humaines nécessaires pour la mise en œuvre des activités MEAL à travers toutes les subventions.
• Assurer la mise en œuvre des activités MEAL conformément aux exigences des bailleurs de fonds et aux normes minimales d’IMC.
• Assurer la conception formelle, la mise en œuvre, la formation et le suivi des mécanismes communautaires de rétroaction et de réponse (CBFRM) pour recueillir, surveiller, répondre et agir sur les commentaires et les plaintes des communautés.
• S’assure que les conclusions, les leçons, les commentaires et les preuves des cycles de projet précédents informent la stratégie, la planification et la conception futures du programme.
• S’assure que les activités/formations au niveau des partenaires concernant MEAL sont financées.
• Veiller à ce que le personnel et les conclusions de MEAL soient intégrés aux réunions d’examen et de planification du programme.
• Vérifiez régulièrement le traitement des plaintes pour vous assurer que les directives locales sont suivies en ce qui concerne la documentation, les références, les voies de signalement et la boucle de rétroaction.
• Veiller à l’utilisation et à la mise en œuvre efficaces des normes minimales MEAL dans l’ensemble de la gestion du programme.
• Fournir un soutien technique au département MEAL tout en développant la stratégie MEAL pour la mission du pays.
• Veiller à ce que les gestionnaires à tous les niveaux soient conscients de leurs rôles et responsabilités liés à la formation du personnel CBFRM et à la gestion des commentaires/plaintes transmises par MEAL.
Représentation
• Assister à des réunions avec des donateurs, des agences des Nations Unies, des ministères et d’autres parties prenantes au nom de l’organisation selon les besoins
• Développer et entretenir des contacts au sein de la communauté des donateurs, du gouvernement, des agences des Nations Unies et d’autres ONG
• Contribuer à la création d’une image positive et la crédibilité globale de l’organisation, notamment par l’application du code de conduite IMC et de l’éthique et des valeurs institutionnelles vis-à-vis des acteurs internes et externes
Effectuer d’autres tâches assignées. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Code de conduite
Comme applicable à ce poste, une personne doit promouvoir et encourager une culture de conformité et d’éthique dans toute l’organisation et maintenir une compréhension claire des normes de conformité et d’éthique d’International Medical Corps et des donateurs et adhérer à ces normes.
S’il s’agit d’un poste de supervision, il faut donner l’exemple d’un comportement éthique par sa propre conduite et la surveillance du travail des autres ; s’assurer que ceux qui relèvent de vous ont suffisamment de connaissances et de ressources pour suivre les normes décrites dans le Code de conduite et d’éthique ; surveiller la conformité des personnes que vous supervisez ; appliquer le code de conduite et d’éthique et les politiques d’International Medical Corps, y compris la politique de sauvegarde et la politique de protection contre le harcèlement, l’intimidation et l’inconduite sexuelle sur le lieu de travail, de manière cohérente et équitable ; soutenir les employés qui, de bonne foi, soulèvent des questions ou des préoccupations.
Sauvegarde
Il est de la responsabilité et de l’obligation partagées de tout le personnel de sauvegarder et de protéger les populations avec lesquelles nous travaillons, y compris les adultes qui peuvent être particulièrement vulnérables et les enfants. Cela inclut la protection contre les comportements suivants de la part de notre personnel ou de nos partenaires : exploitation et abus sexuels ; l’exploitation, la négligence ou la maltraitance d’enfants, d’adultes à risque ou de personnes LGBTI ; et toute forme de traite des personnes. Le personnel est également responsable de la prévention des violations de notre code de conduite et d’éthique, qui peuvent impliquer des conflits d’intérêts, la fraude, la corruption ou le harcèlement. Si vous voyez, entendez ou êtes informé de toute violation du Code de conduite et d’éthique ou de la Politique de protection, vous avez l’obligation de le signaler.
Equal Opportunities
International Medical Corps est fier d’offrir des opportunités d’emploi égales à tous les employés et candidats qualifiés sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’orientation sexuelle, d’origine nationale ou ethnique, d’âge, de handicap ou de statut d’ancien combattant.
QUALIFICATIONS MINIMALES
• Généralement, un baccalauréat dans un domaine lié aux affaires, à la santé ou aux services sociaux. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinentes peut être remplacée, le cas échéant.
• Typiquement, plus de 12 ans d’expérience progressive et significative dans des programmes humanitaires et/ou de repos d’urgence, principalement dans le domaine de la santé ou dans un domaine connexe (politique de santé, réformes de la santé) ; dont plus de 7 ans d’expérience en gestion dans un environnement d’ONG, avec au moins 3 ans d’expérience significative sur le terrain dans la gestion de programmes d’urgence et de développement ;
• Expérience diversifiée dans les opérations, avec une solide compréhension de la logistique, de l’administration, des RH
• Solide expérience en finance, en particulier dans la gestion financière, l’élaboration et l’analyse de budgets.
• Capacité d’analyser les informations, d’évaluer les risques, les options d’atténuation et de penser et de planifier de manière stratégique
• Expérience de travail au sein d’une structure organisationnelle complexe et matricielle
• Expérience avérée de la capacité et de l’expérience à gérer une grande équipe à un niveau supérieur.
• Expérience et connaissances substantielles dans l’obtention de subventions auprès des principaux donateurs institutionnels
• Connaissance approfondie des systèmes humanitaires internationaux, des institutions et des donateurs, ainsi que des procédures, des cadres de responsabilité et des meilleures pratiques en matière de gestion des urgences
• Compétences et connaissances en matière de durabilité des programmes et de renforcement des capacités, public-privé partenariats et suivi et évaluation des projets (méthodes quantitatives et qualitatives)
• Solides compétences en informatique, y compris Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Une expérience régionale pertinente est fortement préférée ; la connaissance du contexte (en expérience et en expertise) et la compréhension de la culture sont essentielles.
• Excellentes compétences organisationnelles et de résolution de problèmes, analytiques et pragmatiques.
• Capacité à définir des problèmes, à collecter des données, à établir des faits et à tirer des conclusions valables.
• Ingéniosité et créativité essentielles pour travailler avec un large éventail d’activités de programme.
• Capacité à faire face à des situations stressantes et à travailler avec des ressources limitées.
• Sensibilisation interculturelle profonde et un certain aperçu des questions de soins de santé.
• Excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Exigences techniques ou linguistiques supplémentaires
SCHÉMA DE DIVULGATION DES FAUTES
Toutes les offres d’emploi chez International Medical Corps sont soumises à des références satisfaisantes et à une vérification des antécédents. International Medical Corps participe au programme inter-agences de divulgation des fautes du Comité directeur pour la réponse humanitaire (SCHR). Conformément à cela, nous demanderons des informations aux anciens employeurs d’un candidat sur toute découverte d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel et / ou de harcèlement sexuel pendant l’emploi, ou sur les incidents faisant l’objet d’une enquête lorsque le candidat a quitté son emploi. En soumettant sa candidature, le candidat confirme sa compréhension de ces procédures de recrutement.
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