International Medical Corps (IMC)recrute pour ce poste (27 Janvier 2023)

DESCRIPTION DU POSTE

Conformité et respect des politiques internes

Le Titulaire du poste :

• S’engage à respecter le code de conduite de IMC et la politique de respect des bénéficiaires et de prévention d’abus de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants ;

·         S’engage à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du Do No Harm;

·         Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC ;

·         S’engage au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte ;

·         S’engage à tenir le classement des dossiers pour assurer la continuité et la capitalisation des expériences de ce poste.

Description de la fonction:

Le rôle principal de l’ Assistant-e Finance, Ressources Humaines et Administration est d’assister le Chargé des Finances et de l’Administration dans la gestion et le suivi des procédures administratives et financières à Tominian et dans les différentes zones d’intervention de IMC dans le cercle de Tominian

Responsabilités

Taches principales :

Tâches Financières

·         Révise les factures et des bordereaux de paiement pour approbation appropriée, la validité du compte/coût/code et le respect des politiques et procédures de IMC ;

·         Tenir la caisse de Tominian ;

·         Préparer tous les paiements par espèces ou par chèque et enregistrer les écritures comptables quotidiennement ;

·         Faire le compte de la caisse en fin de journée et procéder aux réconciliations selon les procédures d’IMC ;

·         Travaille en collaboration avec son superviseur pour l’harmonisation de la comptabilité de la mission ;

·         Préparer des rapports financiers mensuels et veiller à ce que les rapports soient précis et présentés à temps ;

·         Renforcer les capacités du personnel non-financier qu’il / elle facilite dans l’exercice des fonctions de la finance ;

·         Assurer que les documents sont examinés tels que des demandes d’achat, les achats résumés des soumissions, commandes, factures, reçus, bons des marchandises etc….

·         Faire le scanning des pièces comptables par jour ;

·         Tenir l’archivage des documents comptables (classification, contrôle et numérotation)

·         Rechercher les pièces comptables lors des audits ;

·         Appuyer les partenaires sur la revue des pièces comptables avant la soumission des rapports financiers mensuels ;

·         Assurer les déplacements externe lié au département finance (banques-Avocats-fournisseurs…)

Tâches Ressources Humaines et Administration

Recrutement

·         Responsable de l’affichage des postes vacants locaux et de la collecte des candidatures pour tous les recrutements sur le terrain ;

·         Après les avoir classées par catégorie en fonction du poste affiché et avoir établi une liste longue de toutes les candidatures, les fournir aux responsables techniques pour qu’ils procèdent à une présélection ;

·         Identifier les postes vacants, organiser les méthodes d’évaluation, participer au processus de recrutement et de sélection avec les membres du département concerné et produire tous les rapports requis ;

·         S’assurer que l’initiation de tous les nouveaux employés est programmée et conduite avec le département concerné au niveau d’Addis ainsi que dans le bureau de terrain ;

·         Tenir à jour les dossiers personnels du personnel (qui doivent inclure tous les documents requis conformément à la liste de contrôle des dossiers du personnel) et les mettre à jour si nécessaire ;

·         Assurer le suivi et veiller à ce que tous les dossiers du personnel contiennent des JD mis à jour et signés, et que les évaluations de performance du personnel soient effectuées en temps voulu.

Gestion des contrats et des feuilles de temps

·         Faciliter la préparation et l’achèvement en temps voulu des contrats du personnel du bureau local et assurer le suivi de l’approbation et de la réception de la copie originale à l’employé et au bureau local ;

·         S’assurer que les employés des bureaux extérieurs ont un contrat de travail valide dans leur dossier (ce qui implique une gestion appropriée des contrats de travail) ;

·         Rappeler au superviseur le renouvellement ou l’expiration des contrats du personnel à l’aide d’une fiche de suivi ;

·         Faciliter la collecte opportune des feuilles de temps pour le personnel du bureau de projet et envoyer la copie scannée et la copie papier au bureau national des RH.

Tâches administratives

·         Assurer le suivi de tous les systèmes administratifs sur le site du projet et fournir un soutien administratif.

·         Superviser la propreté des locaux du bureau de terrain.

·         Collecter les réclamations médicales du personnel après avoir vérifié que les reçus et les documents pertinents ont été reçus.

·         Suivre toutes les demandes de remboursement de frais médicaux qui sont réglées ou communiquer avec la personne focale de Mopti au niveau des RH sur les demandes de remboursement de frais médicaux en cours.

Formations et tâches de conformité

·         Responsable de la collecte et de la fourniture des informations personnelles du personnel en utilisant les formulaires RH de tous les employés nouvellement embauchés, y compris les détails des membres de la famille pour l’assurance et la saisie des données du point de coût au bureau de pays, département RH et administration.

·         Aider à organiser la formation obligatoire des RH en ligne/hors ligne en utilisant le lien http://learn.internationalmedicalcorps.org/ ou le document hors ligne pour tout le personnel et faire un rapport sur la feuille de suivi sur une base mensuelle et suivre ceux qui n’ont pas suivi la formation nécessaire.

·         Responsable du suivi de la formation sur la PSEA dispensée à tous les nouveaux arrivants et de la formation de mise à jour pour tout le personnel une fois par an.

·         S’assurer que toutes les affiches sur le lieu de travail sont affichées dans tous les bureaux de terrain requis.

·         Aider à contrôler la conformité aux politiques, normes et directives de l’organisation.

·         Toutes autres tâches assignées par le superviseur.

Profil du Candidat

·         Minimum BAC + 3 en Finance, Comptabilité, Gestion, ou tout autre domaine similaire ;

·         Avoir une expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire de préférence au sein d’un ou plusieurs organisations humanitaires ;

·         Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes de IMC et des exigences des bailleurs ;

·         Bonne communication à l’orale et à l’écrit ;

·         Autonome et fiable, capacité d’adaptation et à travailler sous pression, disponibilité à voyager dans le cercle de Tominian, région de San ;

·         Maitrise de l’outil informatique avec un niveau très avancé sur Excel et Word.

·         Parler couramment le français. La maitrise de l’anglais est un atout pour ce poste.