International Medical Corps est une ONG internationale basée aux Etats Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. L’ONG vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu d’IMC.
RÉSUMÉ DU POSTE : Le responsable de la logistique sera responsable de l’exécution et de la supervision technique et du soutien à la gestion de l’entrepôt, des actifs, de la flotte, du transport de marchandises, des rapports GIK et des autres activités assignées conformément à International Medical Corps, pays hôte. et les procédures, règles et réglementations des donateurs. Maintient un contact étroit avec l’équipe logistique régionale (et l’équipe mondiale si nécessaire) pour des conseils, un support technique et des rapports liés aux achats. Travaille généralement sous la supervision directe du coordinateur logistique. Portée géographique : Tout le pays.
Pour effectuer ce travail avec succès, une personne doit être capable d’exécuter chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables :
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Coordination et représentation :
- En coordination avec le coordinateur logistique, gère les activités logistiques du pays. Assure une supervision technique, une contribution, une direction et une supervision au personnel de la logistique pour assurer un soutien efficace et opportun à la mise en œuvre des projets.
- Prend en charge l’évaluation initiale de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement et la réévaluation continue du contexte opérationnel, y compris l’infrastructure et les voies d’accès pour la mission dans le pays. Prend en charge une planification optimale des ressources basée sur l’évaluation.
- Responsable de la gestion de l’entreposage, des actifs, de la flotte, du transport de marchandises, des rapports GIK, etc. conformément aux politiques, procédures, SOP et directives applicables.
- Participe à la planification, à la conception et à la budgétisation des projets pour garantir que les ressources humaines et matérielles et les systèmes logistiques requis sont pris en compte et conviennent pour soutenir les opérations planifiées et la charge de travail prévue.
- Soutenir la mise en œuvre de stratégies logistiques conformément à la stratégie du programme/opération de pays et au plan de préparation.
- Soutenir la mise en œuvre fluide des programmes et des opérations IMC, en participant à la planification des achats/livraisons de GIK et des expéditions de produits vers la distribution, ainsi qu’en coordonnant efficacement d’autres activités logistiques au niveau du pays.
- Améliore la coordination commerciale entre les départements de la logistique, des programmes et des finances pour développer un consensus autour des priorités et une résolution conjointe des problèmes afin d’améliorer la fourniture de l’assistance aux bénéficiaires.
- Identifie et anticipe les risques logistiques ayant un impact sur les activités du programme. Élabore et met en œuvre des activités connexes d’atténuation/réduction des risques.
- S’assure, avec l’équipe de gestion du pays, que les besoins en soutien logistique en termes de personnel et d’infrastructure logistique interne, nécessaires à un soutien efficace au projet, sont correctement pris en compte et budgétisés dans toutes les propositions de projet.
- Soutenir le coordinateur logistique, pour coordonner avec les chefs de département et développer des solutions logistiques, fournir aux autres départements des informations logistiques pertinentes et des données utiles pour améliorer les livrables du projet et rechercher des commentaires pour garantir des actions sur les améliorations identifiées.
- Identifier et partager des idées, des innovations, des meilleures pratiques et demander des améliorations liées aux processus métier et aux outils associés aux niveaux local et mondial.
- Met en œuvre, analyse et surveille les indicateurs de performance clés pour tous les aspects logistiques.
- S’assure que les rapports standard sont préparés, analysés et partagés avec les parties prenantes conformément aux exigences et au calendrier standard.
- Soutenir la collecte de données en temps opportun et la soumission des rapports logistiques aux donateurs.
- Représente positivement International Medical Corps auprès des responsables gouvernementaux, des représentants de la communauté, du cluster logistique, des forums d’ONG, des partenaires et des fournisseurs de manière positive et professionnelle.
- Contribue à la création d’une image positive et de la crédibilité globale de l’organisation, grâce à l’application du mandat, de l’éthique et des valeurs d’International Medical Corps tant en interne qu’en externe.
- Responsable de la mise en œuvre des réglementations américaines en matière de conformité des exportations et de la politique antiterroriste et de contrôle des parties interdites, au sein de toutes les activités logistiques et de chaîne d’approvisionnement de la mission pays.
- Garantit que les activités logistiques minimisent l’impact négatif sur l’environnement.
Logistique
- Supervise la mise en œuvre correcte des systèmes et procédures standard d’International Medical Corps pour la gestion des rapports d’entrepôt, de transport, de flotte, d’actifs et de GIK.
- Responsable de la conception, du déploiement et de la mise en œuvre du système de gestion de l’information et de reporting logistique conformément aux normes organisationnelles.
- Recueille et analyse les indicateurs d’évaluation de la productivité et de la qualité, les commentaires des demandeurs/utilisateurs et des partenaires commerciaux/fournisseurs et ajuste les stratégies logistiques en conséquence pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
- S’assure que les accords de niveau de service (SLA) avec d’autres départements sont convenus, périodiquement examinés et mis à jour.
- S’assure que les délais de planification logistique tiennent compte des SLA convenus.
- Assure la capture, le suivi, l’analyse et le reporting des données logistiques.
- S’assure que les transactions sont documentées, stockées et accessibles conformément aux procédures standard, et qu’une piste d’audit est en place.
- Participe en coordination avec l’équipe logistique et chaîne d’approvisionnement du pays et du siège à la livraison des commandes internationales et à d’autres activités ou projets de support à distance.
- Soutenir l’acquisition de permis d’importation/transit/exportation pour les expéditions internationales et le dédouanement en temps opportun.
- Supervise et coordonne toutes les questions logistiques liées à la gestion de la flotte et du carburant, pour garantir que les véhicules sont immatriculés, assurés, gérés et entretenus, disposent d’équipements adéquats (sécurité, communication, outils, etc.) et de pièces de rechange/accessoires, et que tous les accidents sont signalés. et correctement manipulé.
- Soutenir le coordonnateur de la logistique dans le maintien d’une flotte de véhicules adaptée à l’usage et optimisée du pays et, le cas échéant, de générateurs.
- S’assure que l’utilisation du carburant est correctement supervisée, enregistrée et réconciliée.
- S’assure que les marchandises et les personnes sont transportées en toute sécurité, que les chauffeurs sont formés et mettent systématiquement en œuvre les procédures de conduite sécuritaire, mandatées par l’IMC et les lois locales.
- Soutenir la coordination du transport de marchandises au niveau national par le biais de modes et moyens de transport appropriés, fournis par IMC ou par l’intermédiaire de partenaires, du cluster logistique, etc. et, le cas échéant, en garantissant l’acquisition des permis nécessaires pour l’expédition auprès des autorités locales.
- Soutenir le coordinateur logistique dans l’élaboration d’un plan d’acquisition et de remplacement d’équipements/actifs adéquats (y compris les articles TIC), et reflété dans les propositions et les budgets de projet.
- En collaboration avec le gestionnaire d’actifs et les points focaux, s’assure que la liste des actifs est à jour et que tous les actifs et éléments attrayants sont correctement enregistrés, attribués à un dépositaire, suivis, maintenus et signalés jusqu’à la cession finale conformément aux exigences du manuel des actifs d’IMC et réglementations applicables des donateurs.
- S’assure que les entrepôts sont sélectionnés et enregistrés conformément aux procédures IMC.
- En collaboration avec le coordonnateur de la logistique, s’assure que les opérations de l’entrepôt disposent du personnel, de l’équipement, du mobilier, des fournitures et des améliorations des infrastructures nécessaires pour maintenir des conditions de stockage, de sûreté et de sécurité optimales.
- Assure une gestion d’entrepôt précise, conforme et transparente conformément aux manuels IMC et aux réglementations nationales.
- Assure un contrôle documenté de la quantité et de la qualité pour toutes les livraisons.
- Assure la bonne mise en œuvre de l’utilisation du catalogue d’articles dans les activités logistiques.
- S’assure que les propriétaires de stocks ont accès aux rapports sur l’état des stocks pour faciliter le réapprovisionnement des stocks et la planification de la distribution en temps opportun.
- En collaboration avec le coordinateur logistique, assure le partage en temps opportun de la documentation GIK nouvellement reçue avec le bureau logistique du siège social pour faciliter la réservation financière.
- Soutenir le coordonnateur de la logistique en facilitant l’acquisition d’assurances d’équipements et de fournitures en fournissant des informations précises et en temps opportun.
- Si nécessaire, aider le coordinateur logistique à garantir que les licences d’équipement de télécommunication sont acquises auprès des autorités compétentes (HF, VHF, téléphones satellite, BGAN, VSAT, etc.), correctement exploitées et entretenues de manière rentable.
Renforcement des capacités du personnel et gestion des performances, apprentissage et développement :
- Assure leadership et soutien à tout le personnel d’IMC sous supervision.
- Construit et maintient une structure d’équipe adaptée avec une séparation appropriée des tâches grâce à une planification continue et à l’optimisation des ressources humaines au sein de l’équipe assignée.
- Recrute, accueille, encadre, forme, supervise et encadre le personnel subordonné direct, notamment en communiquant des attentes claires, en fixant des objectifs de performance, en fournissant régulièrement et en temps opportun des commentaires constructifs sur les performances et des évaluations de performances documentées. Assurez-vous que cela soit répercuté jusqu’au niveau d’assistant en encadrant les gestionnaires du personnel pour qu’ils entreprennent un processus similaire.
- En coordination avec le coordonnateur de la logistique, identifie les exigences/lacunes en matière de formation et veille à ce que les plans de formation soient élaborés, entièrement mis en œuvre et que des formations de recyclage soient dispensées au personnel sous supervision, si nécessaire et jugé nécessaire.
- Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel de remplir avec succès ses fonctions.
- Dans le cadre du plan de succession et des objectifs de nationalisation, identifie, forme et développe les capacités et les capacités du personnel national, sous supervision, pour réussir la transition des rôles et des responsabilités, dans la mesure du possible.
Conformité, Audit et contrôles associés
- Responsable de la conformité des activités assignées aux politiques et procédures d’IMC, aux réglementations applicables des donateurs et aux lois locales.
- Prend en charge la mise en œuvre des mécanismes de contrôle du département sur la conformité des processus commerciaux et des activités connexes.
- Reste à jour des politiques et procédures des donateurs liées à la logistique et à la chaîne d’approvisionnement et est responsable de la diffusion en temps opportun et de l’application cohérente dans tout le programme national.
- Prend en charge l’évaluation des risques ayant un impact sur la logistique et garantit que des plans d’action sont en place pour atténuer, minimiser ou supprimer l’impact des risques.
- Assure le maintien de systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables de toutes les transactions et rapports de logistique et de chaîne d’approvisionnement.
- Prend en charge la soumission en temps opportun des rapports logistiques obligatoires à l’équipe de gestion du pays et à l’équipe mondiale de logistique et de chaîne d’approvisionnement, conformément aux politiques et procédures d’IMC.
- Travaille avec les collègues du département des finances, de la conformité, de l’audit, de la logistique nationale et de l’équipe logistique régionale pour évaluer la conformité des processus commerciaux et de la documentation associée afin d’identifier les lacunes et de mettre en œuvre les mesures correctives et l’atténuation des risques nécessaires. Met en œuvre des mesures correctives en coordination avec la direction du pays et du siège. Fournit des réponses aux requêtes d’audit, le cas échéant.
- En coordination avec le coordinateur logistique, s’assure que les exigences de conformité à l’exportation pour toutes les actions de logistique et de chaîne d’approvisionnement sont examinées, appliquées et correctement documentées conformément aux termes et conditions de licence applicables, afin d’éviter toute violation potentielle. Le cas échéant, consulter les points focaux du siège pour la conformité des exportations aux exigences de licences existantes et la nécessité de toute nouvelle licence ou renouvellement de licences requis pour mener des opérations.
Prévention de la fraude
- Engagé dans la prévention, la détection, le reporting et la réduction des risques de fraude conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux réglementations des donateurs et aux lois locales.
Système d’information et de gestion logistique (SIGL)
- Prend en charge la mise en œuvre d’une solution logicielle pour la logistique au niveau national.
- Soutenir le coordonnateur logistique dans les efforts visant à ce que les utilisateurs du SIGL soient formés et utilisent les solutions logicielles de manière cohérente et précise.
- Soutenir le coordinateur logistique pour garantir que les rapports/tableaux de bord SIGL liés au pays sont disponibles ou accessibles aux parties prenantes.
Effectuer d’autres tâches assignées. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Exigences du poste
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Il s’agit généralement d’un baccalauréat en logistique humanitaire, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en transport international, en commerce ou en gestion de la chaîne d’approvisionnement humanitaire. Une combinaison équivalente d’études et d’expériences pertinentes peut être remplacée, le cas échéant.
- Généralement, plus de 7 ans d’expérience pertinente dans le domaine de la logistique humanitaire.
- Engagement et compétences démontrées pour renforcer les capacités du personnel national dans les domaines de la gestion, de la supervision et du suivi logistiques.
- Solides compétences organisationnelles et de résolution de problèmes avec une approche analytique.
- Solides compétences interpersonnelles, de gestion et de leadership. Expérience en gestion à distance.
- Capacité à créer et à maintenir un esprit d’équipe efficace, à travailler de manière participative avec le personnel sous supervision et d’autres parties prenantes pour évaluer les besoins, mettre en œuvre et suivre les activités.
- Capacité à s’intégrer et à bien travailler au sein d’une équipe multiethnique et multiculturelle.
- Utilisation avancée du pack MS. Capable de renforcer les capacités du personnel en matière de conception et d’utilisation de formulaires Excel.
- Anglais (Capable de lire, d’analyser et d’interpréter des contrats commerciaux, des procédures techniques ou des réglementations gouvernementales. Capacité de rédiger des rapports). Le français, l’espagnol et l’arabe sont un plus.
- Une connaissance et une compréhension préalables des règles et réglementations des bailleurs de fonds applicables à la logistique (USAID/BHA, ECHO, EC, DFID, etc.) sont souhaitées.
- Capacité à définir des problèmes, à collecter des données, à établir des faits et à tirer des conclusions valables
- Capacité à interpréter une grande variété d’instructions techniques (y compris dans le domaine médical) et possession d’ingéniosité, de flexibilité et de créativité essentielles pour travailler avec un large éventail d’activités de programmes.
- Permis de conduire valide (de préférence).
Exigences techniques ou linguistiques supplémentaires
Anglais et français
Plus d’informations
- Emploi Ville République Centrafricaine
