Ce poste est basé au Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel (UNOWAS), à Dakar, au Sénégal. Le/la titulaire du poste relèvera du/de la Représentant(e) spécial(e) du Secrétaire général pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel et Chef(fe) de l’UNOWAS.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’agent administratif sera chargé des tâches suivantes : Gestion des ressources humaines :
- Coordonne efficacement les actions relatives à l’administration des activités liées aux ressources humaines (recrutement, affectation, promotion, évaluation des performances, révision des classifications d’emploi, cessation de service, formation, etc.) en veillant à l’application uniforme des règles et procédures des Nations Unies. Budget et finances :
- Assure la direction de la préparation et de la mise en œuvre du programme de travail, en veillant à ce que les ressources financières du Bureau du Représentant spécial du Secrétaire général (RSSG) soient utilisées pour mettre en œuvre les activités conformément au budget-programme et aux crédits alloués au RSSG.
- Suit et examine le programme de travail et le budget du RSSG en procédant à des examens réguliers et spéciaux afin d’évaluer l’avancement des travaux par rapport au plan-programme. Coordonne la production des rapports de programme.
- Définit les besoins et collabore avec les unités systèmes en vue d’améliorer les systèmes de rapports budgétaires et d’optimiser l’utilisation des ressources du programme.
- Élabore et met en œuvre des procédures afin de garantir que les contrôles comptables et de gestion financière sont conformes aux politiques et pratiques des Nations Unies.
- Supervise et/ou conseille ses collègues du Bureau du RSSG sur les questions et pratiques relatives à l’administration financière et à la gestion de l’information.
- Fournit des conseils et un encadrement au personnel moins expérimenté. Administration générale
- Gère les programmes du Représentant spécial du Secrétaire général (RSSG), notamment ses déplacements, ses rendez-vous et son agenda.
- Gère le courrier entrant et sortant du bureau du RSSG.
- Assure la liaison avec le Service d’appui à la mission pour les questions d’approvisionnement, le programme de déplacements opérationnels et autres questions administratives relatives au Bureau du RSSG.
- Collabore avec le Service d’appui à la mission pour évaluer l’adéquation des espaces du RSSG.
- Supervise l’identification des besoins technologiques du RSSG et la maintenance des équipements, logiciels et systèmes, en coordonnant les améliorations nécessaires avec l’Unité des technologies de terrain de la mission.
- Apporte un soutien administratif et technique à la gestion des priorités et des flux de travail au sein du bureau du RSSG, et coordonne de multiples activités et processus de travail afin d’assurer le respect des directives et des décisions.
- Gère un large éventail de tâches et de procédures administratives : demandes de congés, registres de présence, feuilles de temps, organisation des déplacements et demandes de visa pour le RSSG.
- Effectue toute autre tâche connexe requise.
Compétences
- Professionnalisme – Solide expérience et connaissance approfondie des fonctions administratives. Expérience de la communication avec les hauts responsables et du traitement des informations confidentielles. Connaissance approfondie de l’application des règlements et règles financiers et administratifs. Aptitude à analyser et interpréter les données financières. Capacité à gérer les processus, à tenir des registres précis, à interpréter et analyser une grande variété de données, et à identifier et résoudre les incohérences et les problèmes d’activité. Bonne connaissance de l’ensemble des opérations et objectifs de l’unité. Fort engagement à garantir la bonne utilisation des ressources financières de l’unité. Fierté du travail accompli et des résultats obtenus ; compétence professionnelle et maîtrise du sujet ; conscience professionnelle et efficacité dans le respect des engagements, des échéances et l’atteinte des résultats ; motivation par des considérations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérance face aux difficultés ; calme en situation de stress. Responsabilité de l’intégration de la perspective de genre et de la garantie de l’égalité de participation des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité.
- Planification et organisation – Élaboration d’objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identification des activités et tâches prioritaires ; ajustement des priorités selon les besoins. Alloue le temps et les ressources nécessaires à la réalisation des tâches ; anticipe les risques et prévoit des solutions de rechange lors de la planification ; suit et ajuste les plans et les actions au besoin ; gère son temps efficacement.
- Communication – S’exprime et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement leurs messages et y répond de façon appropriée ; pose des questions pour obtenir des éclaircissements et manifeste un intérêt pour un dialogue constructif ; adapte son langage, son ton, son style et son format à son public ; fait preuve de transparence en partageant l’information et en tenant les gens informés.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Un diplôme d’études supérieures, des certificats ou une formation en services administratifs, en finance, en ressources humaines, en administration des affaires ou en gestion du personnel sont souhaitables.
Qualification spécifique à l’emploi
Expérience professionnelle
Au moins dix (10) ans d’expérience à responsabilités croissantes au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé, dans les domaines des services administratifs, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit ou dans d’autres domaines connexes, sont requis. Cette durée minimale d’expérience est réduite à cinq (5) ans pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle. Une expérience au sein d’une mission politique spéciale des Nations Unies, d’une opération de maintien de la paix des Nations Unies ou d’une autre opération de terrain des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire est requise. Une expérience au cabinet d’un Représentant spécial du Secrétaire général ou d’un haut fonctionnaire de rang équivalent est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. Le tableau ci-dessous indique le niveau minimal requis pour chaque compétence dans ces langues, conformément au Cadre linguistique des Nations Unies (pour plus de détails, veuillez consulter le site https://languages.un.org).
