À propos de la région
Le Bureau régional d’UNOPS pour l’Afrique, basé à Nairobi (Kenya), supervise la mise en œuvre de plus de 250 projets dans 40 pays, en particulier dans les contextes fragiles et touchés par des conflits. Fort d’une équipe de plus de 1 000 personnes réparties dans cinq bureaux multipays – couvrant l’Afrique du Nord, de l’Ouest, centrale, orientale et australe, ainsi que la Corne de l’Afrique – le Bureau contribue à la réalisation des priorités nationales par le biais d’initiatives stratégiques dans les domaines suivants : action climatique, santé, infrastructures, paix et sécurité, appui aux pays à revenu intermédiaire et petits États insulaires en développement (PEID). Le Bureau régional assure un leadership stratégique, un appui opérationnel et un contrôle dans des domaines clés tels que les partenariats, la communication, la gestion et le suivi, les infrastructures et la gestion de projets, la santé et la sécurité, et la sûreté. En promouvant l’excellence dans la mise en œuvre des projets, en favorisant le partage des connaissances et en encourageant l’amélioration continue, le Bureau contribue à la mise en place d’infrastructures durables, à une gestion transparente des ressources et à une meilleure qualité de vie pour les communautés à travers le continent.
À propos du bureau pays/multipays
Basé à Tunis, le Bureau multipays pour l’Afrique du Nord (NAMCO) supervise les opérations en Algérie, en Égypte, en Libye et au Maroc, et fournit des services de gestion de projets, des services financiers, des infrastructures, des services d’approvisionnement et un soutien en ressources humaines. Disposant de bureaux de projets actifs au Maroc et en Libye, le NAMCO travaille en étroite collaboration avec les gouvernements, les ONG et les institutions financières internationales pour promouvoir le développement socio-économique dans toute la région. Son portefeuille d’activités couvre la santé, la justice, l’action climatique et la protection de l’environnement, tout en favorisant l’autonomisation des jeunes et des femmes grâce à un meilleur accès à l’éducation et à l’emploi. Parmi ses principales initiatives, on peut citer : la fourniture de ressources pédagogiques numériques pour les écoles tunisiennes (Banque mondiale), le soutien au plan national de développement de la Tunisie (AICS), le renforcement de la gestion des frontières maritimes (UE), la fourniture d’équipements médicaux de pointe à 75 hôpitaux (Banque mondiale), le soutien à une agriculture résiliente en Libye (FIDA) et le développement de la formation professionnelle au Maroc (KOICA). L’action du NAMCO contribue directement à une croissance inclusive et à la réalisation des Objectifs de développement durable (ODD).
Intitulé du poste : Soutien à la gestion de projet – Associé principal
Mise en valeur du poste
Contribuer à la réussite des projets grâce à un soutien sans faille et une excellence opérationnelle.
À propos du bureau de projet
L’assistant(e) principal(e) en soutien à la gestion de projet apporte un appui technique, administratif et logistique afin d’assurer le bon déroulement des opérations de projet. Il/Elle contribue à la coordination et à l’exécution des processus quotidiens de gestion de projet, en veillant au respect des normes et procédures d’UNOPS. Ce poste, axé sur le client et les résultats, vise à garantir la mise en œuvre des projets dans les délais impartis.
Contexte spécifique à l’emploi
Ce projet porte sur l’acquisition de matériel pour les universités et les centres de formation professionnelle. Il comprend la recherche et l’achat d’équipements pédagogiques et techniques, la coordination des livraisons et le contrôle de la conformité de toutes les acquisitions aux procédures d’achat, aux normes de qualité et au calendrier du projet. L’objectif est d’aider ces établissements à renforcer efficacement leurs capacités d’enseignement et de formation.
Objectif du rôle
L’assistant(e) principal(e) en soutien à la gestion de projet apporte un appui technique, administratif et logistique afin d’assurer le bon déroulement des opérations de projet. Il/Elle contribue à la coordination et à l’exécution des processus quotidiens de gestion de projet, en veillant au respect des normes et procédures d’UNOPS. Ce poste, axé sur le client et les résultats, vise à garantir la mise en œuvre des projets dans les délais impartis.
Fonctions / Résultats clés attendus
Suivi et rapports de projet
- Appuyer le superviseur dans le suivi de la mise en œuvre du projet et des performances financières afin de garantir la conformité aux règles, réglementations et normes de rapport de l’UNOPS.
- Préparer et tenir à jour les rapports de décaissement financier et les mises à jour d’avancement en coordination avec le service des finances et les unités concernées.
- Conserver une documentation de projet complète, y compris les documents financiers, les dossiers d’audit et les entrées de planification des ressources de l’entreprise (ERP) (oneUNOPS), en veillant à leur exactitude et à leur exhaustivité.
- Suivre les budgets, les flux de trésorerie et les dépenses des projets. Identifier les écarts, proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires.
- Consignez les données et les mises à jour du projet dans les journaux et registres appropriés, en veillant à l’exactitude des informations pour les rapports et les audits.
- Rédiger les comptes rendus de réunions, suivre les points d’action et participer à l’élaboration des rapports périodiques sur l’avancement des projets et des rapports d’achèvement.
Soutien à la mise en œuvre et à la réalisation des projets
- Contribuer à l’exécution quotidienne des projets, en veillant au respect des méthodologies de gestion de projet, des réglementations financières et des normes de qualité de l’UNOPS.
- Appuyer la préparation, la modification et le suivi des plans de travail, des accords et des révisions budgétaires des projets.
- Faciliter la communication entre les partenaires, les prestataires de services et les équipes internes afin d’assurer la réalisation des activités du projet dans les délais impartis.
- Suivre les étapes clés, les risques et les problèmes du projet, tenir des registres à jour et contribuer à la planification des mesures d’atténuation.
- Appui à la préparation et à la vérification des factures des entrepreneurs, à la vérification des pièces justificatives et à la coordination des livrables.
- Contribuer à identifier les goulots d’étranglement opérationnels ou administratifs et proposer des solutions pratiques pour améliorer l’efficacité du projet.
Soutien opérationnel et administratif
- Fournir une assistance administrative pour les opérations du projet, notamment en matière de coordination des ressources humaines, de planification des approvisionnements et d’organisation logistique.
- Appuyer la préparation des cahiers des charges, des contrats et des bons de commande. Examiner les pièces justificatives avant leur soumission pour approbation.
- Coordonner et organiser des ateliers, des formations, des réunions et des missions, en veillant à la bonne organisation logistique, financière et des déplacements.
- Assurer la liaison avec les services Finances, RH et Achats pour traiter les paiements, suivre les engagements et garantir la conformité aux systèmes de contrôle interne.
- Assurer la correspondance, les dossiers et les systèmes de classement des projets conformément aux politiques de gestion documentaire d’UNOPS.
- Apporter un soutien aux processus d’intégration, d’accueil et de gestion des contrats pour le personnel de projet et les consultants.
Gestion financière et des approvisionnements
- Participer à l’élaboration des budgets, des prévisions et des rapports de dépenses des projets, en veillant à leur exactitude et à leur soumission dans les délais impartis.
- Surveiller les transactions financières, les décaissements et les paiements aux fournisseurs conformément aux règles et règlements financiers de l’UNOPS.
- Examiner et rapprocher les comptes du projet, en veillant à ce que les dépenses correspondent aux budgets et aux plans de travail approuvés.
- Coordonner les processus d’approvisionnement, y compris la préparation des demandes d’achat, le soutien à l’évaluation et le suivi des contrats et des bons de commande.
- Faciliter la communication avec les fournisseurs, gérer la documentation relative aux activités d’approvisionnement et financières, et assurer la prestation de services en temps opportun.
- Appuyer les audits de projets en assurant la tenue d’une documentation financière complète et en contribuant à la mise en œuvre des recommandations d’audit.
Développement et partage des connaissances
- Appuyer l’organisation, l’animation et la mise en œuvre de sessions de formation et d’apprentissage en gestion de projet.
- Participez aux initiatives de partage des connaissances et aux communautés de pratique (CdP), en apportant vos idées et les leçons apprises.
- Effectuer des recherches sur des sujets liés à la gestion de projet et contribuer à la rédaction de rapports, de résumés et de notes d’information.
Compétences
Analyse des données, mise en œuvre de projets, gestion des parties prenantes
Compétences
Traite chaque personne avec respect ; fait preuve de sensibilité face aux différences et encourage les autres à faire de même. Respecte les normes organisationnelles et éthiques. Incarne la fiabilité. Sert de modèle en matière de diversité et d’inclusion.
Contribue positivement à l’esprit d’équipe en incarnant un modèle inspirant. Collabore et soutient le développement des autres. ( Pour les responsables d’équipe uniquement) : Incarne un leadership positif, motive, oriente et inspire les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership adaptés.
Démontre une compréhension de l’impact de son rôle sur tous les partenaires et place toujours le bénéficiaire final au premier plan. Établit et entretient des relations externes solides et se révèle un partenaire compétent pour les autres (le cas échéant).
Définit efficacement un plan d’action approprié pour soi-même et/ou pour les autres afin d’atteindre un objectif. Ses actions permettent une réalisation complète de la tâche grâce à un souci constant de la qualité. Identifie les opportunités et prend l’initiative de les saisir. Comprend qu’une utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur les bénéficiaires.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement dynamique, il adapte efficacement son approche aux circonstances et aux exigences changeantes. Il tire des enseignements de ses expériences et modifie son comportement. Ses performances sont constantes, même sous pression, et il recherche constamment l’amélioration.
Analyse les données et les options pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche objective et rationnelle, en prenant des risques calculés. Fait preuve d’innovation et de créativité dans la résolution de problèmes.
Exprime ses idées et les faits de manière claire, concise et ouverte. Sa communication témoigne d’une attention particulière aux sentiments et aux besoins d’autrui. Pratique l’écoute active et partage ses connaissances de manière proactive. Gère les conflits efficacement en surmontant les divergences d’opinions et en trouvant un terrain d’entente.
Exigences en matière d’éducation
Requis
- Diplôme d’études secondaires (ou équivalent) avec 7 ans d’expérience pertinente OU Licence (ou équivalent) dans n’importe quelle discipline avec 3 ans d’expérience pertinente est requis.
Voulu
- Une certification professionnelle ou une adhésion à un organisme de gestion de projet reconnu internationalement est souhaitée.
Exigences en matière d’expérience
Requis
- L’expérience pertinente consiste à travailler dans le domaine de la gestion de projets ou dans des domaines connexes.
- Une maîtrise démontrable des outils de collaboration et de productivité (par exemple MS Office, G-Suite, etc.) et des systèmes de gestion Web est requise.
Voulu
- Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d’organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.
- Une expérience dans le domaine du développement ou de l’aide humanitaire est souhaitée.
Exigences linguistiques
| Langue | Niveau de compétence | Exigence |
| Anglais | Courant | Requis |
| arabe | Courant | Requis |
