Innovations for Poverty Action (IPA) est une organisation à but non lucratif de recherche et de politique qui découvre et promeut des solutions efficaces aux problèmes de pauvreté dans le monde.
Résumé
- Nous recherchons un coordinateur des opérations pour gérer le personnel des opérations du bureau de pays et les systèmes qui répondent aux besoins administratifs et opérationnels du bureau.
- Le coordinateur des opérations fournira un soutien dans le pays en matière de systèmes de gestion des ressources humaines, de l’informatique, de la sûreté et de la sécurité, des achats et des stocks, et assurera la conformité générale du bureau de pays avec les lois et réglementations applicables.
- Le coordinateur des opérations travaillera sous la direction du directeur national de l’IPA Nigeria et aura une collaboration importante avec l’équipe des finances et de l’administration.
- Le coordinateur des opérations assurera également la liaison avec les principales équipes fonctionnelles mondiales dirigées par l’avocat général, le directeur financier, le directeur des ressources humaines, le directeur principal de la technologie, le directeur principal des opérations mondiales et d’autres, selon les besoins.
Responsabilités
Achats :
- Superviser l’approvisionnement en biens et services conformément à la politique d’approvisionnement de l’IAP
- Superviser la mise en œuvre générale et le perfectionnement continu des systèmes d’approvisionnement de l’IPA, y compris les flux de processus en ligne.
- Aider à l’examen des accords, des protocoles d’accord et des contrats selon les besoins, à la fois en tant que surveillance des processus d’approvisionnement et en examen du contenu en coordination avec l’avocat général et le directeur de pays.
- Gérer les relations avec les fournisseurs et autres organismes externes qui servent l’ensemble du bureau, tels que les propriétaires, les compagnies d’assurance et les courtiers, les conseillers juridiques locaux, etc.
Conformité:
- Assurez-vous que l’enregistrement d’IPA Nigeria est à jour et qu’il est conforme à toutes les exigences légales.
- Veiller à ce qu’IPA Nigeria respecte toutes les lois et réglementations nigérianes et toutes les politiques mondiales liées aux opérations d’IPA, le tout en coordination avec l’avocat général d’IPA, l’équipe des opérations mondiales d’IPA et les avocats d’IPA Nigeria.
Opérations et sécurité :
- Travailler en étroite collaboration avec le directeur de pays pour définir et mettre en œuvre la stratégie opérationnelle à long terme d’IPA Nigeria dans les domaines des ressources humaines, de l’informatique, des achats, de la sûreté et de la sécurité, de la gestion des bureaux et de la conformité.
- Diriger l’élaboration et la mise en œuvre de plans stratégiques annuels pour toutes les fonctions opérationnelles.
- Analyser et examiner en permanence les contrôles internes, les politiques et procédures opérationnelles et les processus commerciaux et identifier les lacunes pour le renforcement, la formation et la mise en œuvre.
- Fournir une contribution et superviser le déploiement et la mise en œuvre des opérations mondiales et des politiques et procédures administratives au niveau du bureau de pays.
- Soyez le point focal de sécurité et de sûreté d’IPA Nigeria.
- Diriger la maintenance et la gestion du registre des risques pays et la gestion des risques en général.
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes de support fonctionnel TIC mondiales et régionales de l’IPA pour s’assurer que le bureau du Nigeria dispose d’une infrastructure et d’un support TIC fonctionnels.
- Assurez-vous que les actifs d’IPA Nigeria sont correctement gérés et que le registre des actifs est à jour.
Ressources humaines:
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe d’assistance fonctionnelle IPA Global HR pour gérer les besoins en ressources humaines au niveau des pays conformément aux politiques mondiales et locales.
- Fournir des informations opportunes pour la gestion de la paie au service des finances.
- Planifier et organiser une formation d’orientation pour tout le nouveau personnel.
- Faciliter l’autorisation de sortie en liaison avec les supérieurs hiérarchiques et les autres départements et assurer la liaison avec l’équipe des finances pour calculer les indemnités de fin de contrat et émettre des certificats de service.
- En collaboration avec l’assistant RH, maintenir un système de classement organisé et des dossiers personnels pour tout le personnel qui est à jour et bien sécurisé.
- Mettre à jour régulièrement les systèmes d’information RH (SIRH) et préparer des rapports RH mensuels et trimestriels.
- Superviser et renforcer la capacité de l’équipe des opérations nigérianes à exécuter les processus opérationnels de routine et à résoudre les problèmes opérationnels avec une intervention de gestion minimale.
Qualifications
- Minimum de niveau Baccalauréat en Éducation;
- Un minimum de 3 ans d’expérience professionnelle pertinente, de préférence dans une ONG
- Expérience de la gestion des exigences de conformité pour une ONG au Nigeria
- Expérience avec un large éventail de donateurs
- Expérience de la gestion du soutien aux opérations
- Excellentes capacités de gestion et d’organisation
- Grande attention aux détails et capacité à effectuer plusieurs tâches efficacement
- Solides compétences en communication et capacité à représenter une organisation de manière professionnelle
- Sensibilité à travailler dans une organisation culturellement diversifiée
- Master un atout supplémentaire
