L’approche de travail d’iMMAP est simple et ciblée : allez là où le besoin est le plus grand. Nous nous concentrons sur des solutions intégrées dans tous les secteurs pour atteindre notre mission d’autonomisation des plus vulnérables du monde grâce à une utilisation améliorée des données pour éclairer la prise de décision.
Description des devoirs
Ressources humaines
- S’assurer que tous les documents sont classés dans les dossiers du personnel et que tous les dossiers et systèmes des RH sont tenus à jour.
- Gérer l’administration du recrutement, comme la publication d’annonces, l’enregistrement des candidatures, la coordination des modalités d’entretien et l’assistance aux nouveaux processus de démarrage.
- Rédiger toute correspondance requise avec les employés, telle que la documentation du nouveau démarreur, les modifications contractuelles, etc.
- Rassemblez avec précision toute autre information requise pour aider à la préparation de la paie.
- Superviser et coordonner la fourniture de tout le soutien administratif, personnel et financier nécessaire au projet, en veillant à ce que la structure de rapport de contrôle appropriée soit maintenue conformément aux règles et règlements de l’organisation.
- Effectuer les modifications et les formalités de résiliation de contrat pour les employés au niveau du projet, conformément aux lois locales du travail, archiver et mettre à jour les dossiers individuels des employés, les informer sur leurs droits et préparer toutes les déclarations fiscales obligatoires, pour assurer la conformité légale.
- Veiller à ce que les revues de performance soient menées selon une procédure définie et suivre le développement professionnel du personnel.
- En étroite coordination avec le Représentant Pays, calculer les besoins opérationnels RH et le budget associé pour assurer efficacement le dimensionnement et les capacités requises de la mission et faciliter le suivi budgétaire.
Finance
- Gérer le système comptable et financier des projets en s’assurant que les livres de caisse appropriés sont préparés pour les dépenses de chaque mois.
- Coordonner et servir de point focal pour les questions relatives aux finances (y compris le salaire, le paiement des indemnités journalières, le loyer, les risques, la R&R, le traitement des factures et la réception des fonds).
- Gérer les problèmes administratifs/financiers avec le siège social d’iMMAP si nécessaire.
- Préparez tous les rapports financiers et le livre de caisse mensuel pour iMMAP Nigeria en numérisant tous les reçus.
- Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, conformément aux procédures d’iMMAP.
- En étroite collaboration avec les équipes financières du siège, suivre les coûts de fonctionnement et établir des liens entre la consommation budgétaire et l’avancement de l’activité.
- Gérer la trésorerie, y compris les décaissements et les rapprochements entre le logiciel comptable et les comptes bancaires.
- Préparer des prévisions de fonds mensuelles, en veillant à la disponibilité des fonds en temps opportun pour les paiements prévus.
- Gérer les processus de calcul et d’ajustement des taxes conformément aux lois locales et au processus financier interne.
- Être le point focal dans le pays lors des audits internes ou externes de l’organisation ou des projets en fournissant toutes les pièces justificatives et informations nécessaires.
Administration
- Travailler sur la localisation des politiques à la demande du siège.
- Assurer la mise en œuvre de processus et de normes efficaces.
- Rendre compte des performances opérationnelles et suggérer des améliorations.
- Superviser le fonctionnement efficace du bureau de l’iMMAP au Nigeria, y compris le processus d’enregistrement auprès de tous les organes statutaires et ministères.
- Fournir un soutien administratif général au directeur de pays selon les besoins, y compris la préparation de la documentation écrite demandée, le classement, etc.
- Gérer les demandes de visa et les procédures de résidence.
- Assurer la liaison avec un conseiller juridique au besoin.
- Entreprendre d’autres tâches à la demande du supérieur hiérarchique.
Exigences
Éducation:
- Diplôme universitaire ou certificat similaire en administration des affaires, en finance, en RH ou dans un domaine pertinent
Expérience
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle en Finance/RH/Administration dans le secteur humanitaire
- Une connaissance préalable d’ECHO, de BHA et d’autres donateurs européens est un atout.
- Excellentes compétences informatiques dans Windows et Microsoft Office, en particulier MS Excel et MS Access.
Compétences non techniques
- Flexibilité et multi-tâches
- Capacité de travailler indépendamment.
- Excellentes compétences en communication, y compris la rédaction de documents.
Méthode d’application
Veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation à cette adresse e-mail : [email protected] en utilisant « Finance/RH and Admin Coordinator (National) – Abuja Nigeria » dans l’objet de votre e-mail.
