Idmibok International recrute pour ce poste (07 Novembre 2022)

ldmibok est une société de développement international qui se consacre à la création et au maintien de systèmes publics et privés dans le secteur du développement. ldmibok utilise son expertise technique pour apporter des solutions aux défis liés au développement au Nigeria, en Afrique subsaharienne et dans d’autres économies émergentes du monde entier. Nous travaillons de manière stratégique, ciblée mais complète, pour répondre aux problèmes critiques, sociaux et institutionnels qui affectent les pays en développement.

Objectifs

Appuyer le processus de mise en place d’une Unité Technique de Gestion Logistique au sein du PNAM et des Unités Techniques de Gestion Logistique (UTGL) de chaque province, compte tenu des instructions de la circulaire ministérielle n° MS.1251/SG/PNAM/00P /084/LOP/2022 et autres bonnes pratiques.

Tâches

Les tâches spécifiques à entreprendre dans le cadre de ce travail sont les suivantes :

• Mener une revue approfondie de la littérature pour rassembler toute information disponible pouvant contribuer au processus de mise en place et de configuration des UTLG
• Obtenir du PNAM tous les documents existants ou en cours de finalisation relatifs à la mise en œuvre et à l’opérationnalisation de l’UTGL (Projet du plan d’actions opérationnel de l’UTGL, feuille de route UTGL, structuration, domaine d’action et mode de fonctionnement de l’UTGL, Termes de référence de l’UTGL). 5
• Identifier toutes les ressources actuellement disponibles (humaines, mobilier de bureau et matériel informatique, espace de travail, transport etc.) disponibles au niveau central et provincial pour mettre en œuvre la vision du PNAM et opérationnaliser l’UTGL. Les ressources pour les provinces de la feuille de route UE-GF-PNAM et la province de Kinshasa seront identifiées en priorité. S’appuyer sur les résultats de l’examen approfondi de la littérature et de l’identification des ressources et consulter d’autres partenaires pour prendre en compte toute autre documentation approfondie, ressources et contributions disponibles susceptibles de contribuer au processus de mise en place et de configuration des UTLG.
• Sur la base de ce qui précède, élaborer un plan de mise en œuvre chiffré pour une opérationnalisation immédiate et efficace de l’UTGL au PNAM et dans les provinces. La priorité pour les UTLG provinciales sera donnée à celles de la feuille de route UE-GF-PNAM + province de Kinshasa
• Sur la base des documents partagés par le PNAM sur l’UTGL, finaliser ceux qui le nécessitent.
• Élaborer tout autre document stratégique et/ou opérationnel qui n’existe pas, notamment :
  • Les documents de gouvernance UTGL
  • Termes de référence pour chaque membre de l’UTGL au niveau central et provincial
  • Procédures opérationnelles standard pour les fonctions clés des UTLG au niveau central et provincial
  • Développer un modèle de rapport de voyage pour le personnel de l’UTGL central visitant l’UTGL provincial)
  • Un plan de gestion de la performance (PMP) des UTLG aux niveaux central et provincial
  • Outils de collecte de données, suivi et évaluation, analyse et interprétation (outil de travail) nécessaires au niveau central et aux UTLG provinciales
  • Les types, la définition et la fréquence des données à collecter, les analyses à effectuer
  • L’élaboration de scénarios appropriés pour résoudre les problèmes et défis typiques identifiés (arbres de décision : que doit faire l’UTGL au niveau provincial dans le cas où un problème particulier est identifié au niveau de la FOSA, ZS ou CDR, quelles sont les actions à prendre en cas de surstock ou lorsqu’il y a des péremptions, que doit faire l’UTGL au niveau central s’il n’y a pas de données, données incohérentes, surstock ou données obsolètes au niveau du CDR etc…)
  • Les réunions mensuelles de suivi Termes de référence au niveau de la ZS
• Consulter toutes les autres parties prenantes de la chaîne d’approvisionnement si nécessaire pour d’éventuelles contributions et contributions aux documents et établir un consensus sur la feuille de route de mise en œuvre.
• Proposer un modèle de configuration optimal et chiffré pour le bon fonctionnement de l’UTGL, avec priorité donnée aux provinces de la feuille de route UE-GF-PNAM (Haut Uele, Ituri, Nord Kivu et Maniema) et la province de Kinshasa (vision en termes de besoins à plus long terme). »
• Participer et contribuer à l’installation au PNAM et en province des 13 personnes dont 8 pharmaciens et 5 informaticiens au PNAM, ainsi que 3 pharmaciens et un informaticien en province et s’assurer qu’ils ont à leur disposition tout le nécessaire pour mener à bien la mission au sein de l’UTGL, notamment pour celles de l’UE-GF-PNAM et de Kinshasa
• Conformément à ce qui a été convenu avec le PNAM, fournir un appui spécifique au personnel de l’UTG au niveau central pour soutenir les provinces de la feuille de route UE-PNAM-GF (Haut Uele, Ituri, NK et Maniema et Kinshasa). En effet, il a été convenu avec le PNAM que l’UTGL du niveau central apporte un appui technique quotidien à distance à chaque UTGL provinciale de la feuille de route UE-PNAM-GF et en présentiel en province aux moments clés du cycle d’approvisionnement : appui semestriel à la quantification, appui trimestriel à la validation des commandes de district sur la base des données du programme de santé et de la logistique, appui au suivi de la disponibilité des produits (gestion des ruptures de stock et des surstocks), suivi du respect du calendrier de distribution, appui aux DPS à la supervision de la ZS et au suivi de la qualité de la supervision de la ZS à la FOSA, suivi de la qualité des réunions mensuelles de suivi au niveau ZS, validation des données etc.). Dans ce cadre, le consultant doit notamment :
  • Affiner et compléter le plan de travail d’appui à ces 4 DPS (un plan de travail pour chaque point focal de l’UTGL central par DPS)
  • Appuyer le PNAM pour préparer ses missions à la DPS selon le plan de travail établi et les accompagner dans l’élaboration des TDR
  • Participer au besoin à la visite de terrain de ces DPS pour apporter un soutien à l’UTGL central,
  • Faciliter le partage des connaissances et des bonnes pratiques, les leçons apprises au sein de l’UTGL centrale
  • Contribuer à l’élaboration des rapports de voyage pour les personnes au niveau central de l’UTGL et au suivi de la mise en œuvre des recommandations
• Entreprendre toute autre activité nécessaire pour atteindre l’objectif établi

Lieu de consultation

Cette mission sera conduite en République Démocratique du Congo, principalement à Kinshasa. Le consultant devra prévoir des déplacements dans les provinces, notamment celles de la feuille de route UE-GF-PNAM. Au moins 2 voyages dans ces provinces devraient être estimés pendant la durée de la consultation. Le ou les consultants devront se déplacer régulièrement dans les provinces de l’Uturi, du Maniema, du Haut-Uelé et du Nord-Kivu (au moins une visite par semestre par province).

Qualifications

• Le ou les consultants doivent avoir au moins 15 ans d’expérience dans l’évaluation des systèmes nationaux de chaîne d’approvisionnement dans les pays subsahariens.
• Avoir une connaissance approfondie des rôles stratégiques et opérationnels des unités de gestion logistique. Une expérience similaire dans la mise en place d’unités de gestion logistique est un atout.
• Expérience dans le renforcement des capacités et le fonctionnement de la gestion de la chaîne d’approvisionnement en santé.
• Expérience dans le développement d’outils analytiques, de manuels et de procédures d’exploitation standard, de termes de référence et d’aide-mémoire et d’autres outils nécessaires au bon fonctionnement des UTLG. Une expérience dans le soutien ou la mise en place d’une unité logistique est essentielle.
• Le ou les consultants doivent posséder d’excellentes capacités de travail en équipe et collaborer avec les responsables du Ministère de la Santé Publique, de l’Hygiène et de la Prévention et les autres acteurs de la chaîne d’approvisionnement.
• Le ou les consultants doivent avoir d’excellentes capacités de rédaction, d’analyse et de communication en français et en anglais et des compétences en gestion du changement.
• Expérience directe de la chaîne d’approvisionnement en santé en RD Congo et a travaillé avec l’UTGL et le PNAM en RD Congo.
• Le ou les consultants doivent parler couramment le français et l’anglais.