ICAP Global Health recrute pour ce poste (26 Novembre 2023)

PRINCIPALES ROLES ET RESPONSABILITÉS

Sous la Supervision directe du Responsable des Ressources Humaines et de l’Administration, l’Assistant aux Ressources Humaines et a l’Administration aura de manière non-exhaustive les tâches suivantes :

Ressources humaines

• S’assurer que toutes les nouvelles recrues sont intégrées de manière appropriée et ont accès aux politiques et procédures ICAP.
• Surveiller et assurer la soumission à temps opportun le formulaire de suivi des congés du staff sur une base mensuelle.
• Coordonner la soumission mensuelle des rapports de temps et d’efforts, des feuilles de temps du personnel et des listes de contacts du personnel mises à jour. Effectuer le suivi auprès des gestionnaires respectifs pour obtenir les informations manquantes ;
• Faire le suivi de tous les contrats de travail pour s’assurer de leur conformité, du renouvèlement et de la résiliation à temps.
• Coordonner l’administration des prestations en travaillant en étroite collaboration avec la compagnie d’assurance pour inscrire le nouveau personnel, mettre à jour la liste du personnel avec les nouveaux arrivants ou les sortants, la délivrance des cartes médicales.
• Assurer la liaison avec le ministère du Travail, si nécessaire, sur les questions de conformité aux lois locales.
• Administrer la rémunération des employés, le régime de retraite et les programmes d’aide médicale.
• Assurer le visa des tous les contrats au niveau de l’Onem et de la déclaration du mouvement du travail à l’Onem et à l’inspection du travail ;
• Assurer le visa des offres d’emploi avant leur publication a l’Onem ;
• Assurer l’immatriculation a la CNSS des nouveaux membres du staff dans le délai légal ;
• Gestion des dossiers a la CNSS pour le paiement des Allocations familiales du staff

Administration

• Superviser et suivre le renouvèlement de l’assurance des véhicules de la mission avec l’appui de la logistique ;
• Participer aux évaluations périodiques nécessaires pour garantir que l’organisation offre un environnement sain et sûr à tous les employés, y compris les équipes d’enquête.
• Faire des réquisitions dans le cadre des activités rentrant dans les termes de l’Administration
• Préparer les ordres de mission pour les déplacements du staff en mission de service ;
• Préparer les déclarations de l’IRL, les faire signer et les déposer auprès des différentes administrations fiscales provinciales concernées pour les notes de perception à présenter au service des finances pour le paiement. Et une fois payées, les faire apurer et ensuite, classer les éléments dans le dossier y afférent ;
• Coordonner avec le service des finances la soumission des déclarations trimestrielles des sommes versées aux tiers pour chaque bureau ;
• Gérer efficacement le tableau de bord de suivi des différents contrats de bail et de services (nettoyage et entretien bureaux, gardiennage, soins médicaux, ….), prévenir leurs dates d’expiration et préparer leur renouvèlement ;

• Participer à l’établissement des différents états de lieux (d’entrée et de sortie) des différents bureaux ;

• Réceptionner les différentes factures de service, les vérifier puis les soumettre au paiement par le service de comptabilité ;
• Procéder au paiement des factures de différentes charges notamment la Snel, la Regideso…
• Etablir et délivrer les bons médicaux ;
• Préparer les lettres d’invitation de tous les visiteurs annoncés, les faire signer, légaliser auprès du notaire, endosser au Ministère des Affaires Etrangères et demander les attestations de prise en charge auprès des services de la DGM ;
• Veiller à la propreté des bureaux tout en suivant de près les prestations journalières du service de nettoyage et d’entretien ;
• Réceptionner mensuellement les fournitures et les matériels sanitaires auprès du service de nettoyage tout en vérifiant la quantité livrée corresponde à celle prévue ;
• Suivre la consommation d’eau aux bureaux et alerter en cas de diminution du stock en vue du réapprovisionnement a temps ;
• Préparer les réunions de service avec l’appui de la logistique ;
• Gérer les courriers de services (entrant et sortant) en accusant réception et les rediriger vers les départements intéressés ;
• Tenir un bon classement des dossiers de service ;
• Effectuer toute autre tâche assignée.

ÉDUCATION:

Minimum diplôme de Graduat (3 ans) en Sciences de Gestion et de l’Administration.

EXPÉRIENCE MINIMALE, COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS PRÉFÉRÉES :

·       Minimum 2 ans d’expérience en gestion RH et administrative, préférable dans les ONG internationales ;

• Compréhension approfondie des procédures de gestion du bureau et des politiques juridiques ;
• Capacité à communiquer avec clarté à des publics divers, par écrit et verbalement ;
• Connaissances informatiques avec des compétences préférables dans Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint ;
• Bonnes compétences interpersonnelles et de travail en équipe ;
• Excellente compétence en analyse et résolution de problèmes ;
• Capacité à maintenir un haut niveau d’exactitude et de confidentialité concernant les dossiers de l’organisation ;
• Solides compétences organisationnelles et analytiques, bonne attention aux détails
• Compétences très organisées et efficaces en matière de gestion du temps et des tâches
• Flexible, honnête et digne de confiance avec une solide éthique de travail
• Doit être proactif, efficace et assidu dans le travail
• Avoir une attitude professionnelle positive et à l’intérieur et même à l’extérieur de son lieu de travail afin de valoriser la mission, la vision et les valeurs du programme ;
• Un niveau moyen de l’Anglais.