L’IMC – International Medical Corps est une ONG internationale basée aux États-Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.
Description d’emploi
RÉSUMÉ DU POSTE :
Travailler en étroite collaboration avec les officiers supérieurs sur des tâches telles que les mises à jour mensuelles du budget et les projections de subventions pour l’ensemble de l’année. Ce poste est basé dans un bureau avec des visites régulières prévues sur le terrain. Il est responsable de fournir un soutien administratif, logistique, financier et des ressources humaines au programme et de veiller à ce que les opérations ministérielles soient maintenues de manière efficace, à jour et exacte.
Pour s’acquitter avec succès de ce travail, une personne doit être en mesure d’exercer chacune des fonctions essentielles avec ou sans mesures d’adaptation raisonnables :
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- S’assurer que toutes les activités d’IMC et des partenaires sont mises en œuvre conformément au budget, au plan de travail et aux indicateurs du programme ;
- Préparer les projections budgétaires mensuelles qui seront examinées par l’agent principal de soutien aux programmes et approuvées par le coordonnateur du programme SMSPSS ;
- Garder une trace de toutes les dépenses budgétaires et préparer les prévisions budgétaires pour toute la durée du projet ;
- Assurer le suivi et la coordination avec les partenaires de mise en œuvre du programme sur les questions liées à la logistique, aux ressources humaines et aux finances et fournir des mises à jour à l’équipe de SMSPS en conséquence ;
- Mettre à jour le plan d’approvisionnement du projet en coordination avec l’agent principal de soutien aux programmes et le coordonnateur du programme SMSPS
- Coordonner avec l’assistant de programme SMSPS et les gestionnaires MHPSS pour répondre aux besoins des équipes de gestion de cas sur les terrains et faire le suivi de toutes les questions connexes ;
- Coordonner avec l’agent principal d’appui aux programmes la distribution du matériel du programme sur les terrains, préciser les lieux de distribution, les quantités à livrer, les moyens de transport et la coordination avec les gestionnaires de SMSPSS ;
- Faire un suivi avec la logistique sur le calendrier de livraison du matériel du programme et tenir à jour l’inventaire du matériel du SMSPSS ;
- Offrir un soutien logistique lors des événements de formation / coaching, y compris la réservation de sites, les arrangements et la préparation des documents / matériel ;
- Préparer les demandes d’achat et s’assurer qu’elles sont signées par le membre du personnel du programme concerné pour être initiées et faites en temps opportun ;
- S’assurer que toutes les feuilles de suivi et d’administration pertinentes sont préparées pour les formations, les sessions de sensibilisation, les activités, etc.
- Préparer les documents d’entente de service et les contrats requis à signer avec les centres et/ou les consultants
- Maintenir un système efficace de gestion des dossiers de bureau lié au suivi, à l’évaluation et à la production de rapports sur les activités et les programmes de SMSPS ;
- Aider à répondre aux exigences en matière de ressources humaines liées au recrutement du personnel et des consultants en SMSPS et à la préparation des paiements
mensuels - Compiler l’analyse des résultats et d’autres tâches statistiques si nécessaire pour les rapports ou les études SMSPSS.
Effectuer toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées. Les tâches et les responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Exigences du poste
QUALIFICATIONS MINIMALES
- En règle générale, un baccalauréat en administration des affaires ou dans toute autre discipline connexe. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinentes peut être substituée, le cas échéant.
- En règle générale, 3+ ans d’expérience administrative pertinente. L’expérience d’une ONG est un plus.
- Excellentes compétences en communication interpersonnelle, écrite et orale ;
- Bonne compréhension du cycle de projet et du travail d’équipe ;
- Capacité démontrée à travailler dans un environnement multiculturel, à prioriser les tâches, à respecter les délais et à assurer un travail de haute qualité ;
- Maturité émotionnelle et agilité à travailler dans un environnement au rythme rapide ;
- Connaissances en informatique avec une expérience démontrée dans l’utilisation de bases de données, Microsoft Office, Excel et PowerPoint en particulier.
- Maîtrise de l’anglais et des langues locales pertinentes.
