L’Agence adventiste de développement et de secours (ADRA) est une agence humanitaire indépendante créée dans le but spécifique d’apporter un soutien au développement individuel et communautaire et de venir en aide aux sinistrés. ADRA International dessert plus de 100 pays et est présente en République démocratique du Congo (RDC) depuis 1994. Ses programmes sont soutenus par l’USAID, le FNUAP, le Fonds mondial, etc.
ADRA recherche un Directeur principal des opérations (SOM)
RÉSUMÉ:
Sous la supervision du COP, le responsable principal des opérations (OM) dans ce rôle sera responsable de la gestion des opérations, y compris la gestion des stocks et des actifs, la gestion des transports et de la flotte, l’approvisionnement, la logistique, les technologies de l’information et des communications (TIC), la gestion des voyages, la gestion des visiteurs, la gestion de la sécurité et la gestion du bureau, garantissant des opérations efficaces et efficientes tout en garantissant le respect des politiques organisationnelles, des réglementations des donateurs et des normes éthiques les plus élevées.
En collaboration technique avec le DFA, le/la responsable de programme dirigera efficacement l’unité opérationnelle de Tudienzale avec pour objectif ultime de maintenir et de renforcer la capacité opérationnelle du programme Tudienzale afin de soutenir l’intensification des activités de mise en œuvre.
Ce faisant, il/elle veillera à ce que les services de soutien au programme soient fournis conformément aux valeurs fondamentales, à la mission et à la vision d’ADRA et renforce les capacités du personnel et des partenaires, en mettant l’accent sur la satisfaction client et l’efficacité.
Compétences comportementales
- Diriger et superviser : Fournit aux autres une orientation claire ; établit des normes de comportement appropriées.
- Planification et organisation : Fixe des objectifs clairement définis ; planifie les activités et les projets bien à l’avance et tient compte des éventuelles évolutions de la situation.
- Fournir des résultats et répondre aux attentes des clients : se concentre sur les besoins et la satisfaction des clients ; établit des normes élevées de qualité et de quantité.
- Adhérer aux principes et aux valeurs : Croire en des principes forts ; défendre les valeurs d’ADRA ; promouvoir et défendre l’égalité des chances.
Le directeur des opérations exerce un large éventail de fonctions, notamment les suivantes :
Administratif
- Superviser le fonctionnement quotidien de l’unité des opérations et des membres du personnel.
- En collaboration avec le COP, réaliser les évaluations du personnel sous sa supervision.
- Soutenir le développement et l’amélioration des systèmes, des politiques et des procédures administratives.
- S’assurer que le bureau est approvisionné en fournitures nécessaires et que tout l’équipement fonctionne et est correctement entretenu.
- Fournir le soutien nécessaire à la planification, à la programmation et à la mise en œuvre des événements du bureau, y compris les réunions, les conférences, les entretiens, les orientations et les séances de formation.
- Assurer la collecte, l’organisation et le stockage des informations par voie électronique et à l’aide de systèmes de classement.
- Participer aux réunions régulières du projet en vue de l’examen de l’avancement (DIP/Planification des achats, etc.)
Approvisionnement
- Assurer des lignes de communication efficaces entre les chefs de projet et l’équipe d’approvisionnement afin de garantir les exigences prioritaires, la livraison en temps voulu des biens, des travaux et des services en utilisant les procédures d’approvisionnement les plus appropriées.
- Assurer la pleine conformité des activités d’approvisionnement avec la politique d’approvisionnement de l’ADRA, les règles et règlements financiers, les directives organisationnelles et les instructions administratives pertinentes, entre autres en maintenant une liste de fournisseurs/prestataires de services préqualifiés approuvés, en mettant en place des mécanismes de qualité et de performance, etc.
- En collaboration avec le DFA, assurer une gestion et un suivi efficaces et efficients de tous les achats transactionnels, y compris les processus d’appel d’offres, l’évaluation, la passation de marchés, la gestion des contrats, les considérations juridiques et les conditions de paiement, les entrepreneurs, l’évaluation des performances et l’évaluation des risques.
- En collaboration avec le DFA, mettre en œuvre des processus d’approvisionnement stratégiques, notamment la stratégie d’approvisionnement, la sélection et l’évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité, la gestion de la relation client et la mesure du rendement afin d’offrir un bon rapport qualité-prix.
- Promouvoir une culture de tolérance zéro à l’égard des violations des politiques et procédures d’approvisionnement.
Logistique et gestion des actifs
- Assurer une gestion efficace et efficiente des actifs et des stocks de tous les articles consommables et non consommables dans le cadre du projet.
- Soutenir l’étiquetage, la vérification, la maintenance, la surveillance et la radiation/élimination des actifs, selon le cas, conformément aux règles et procédures établies.
- Faciliter le dédouanement des fournitures, matériaux, équipements et/ou véhicules importés pour tous les actifs pour la mise en œuvre efficace du projet.
- Surveiller le cycle de vie/la durée de conservation des actifs et des équipements et soumettre des rapports au COP et au DFA pour les mesures requises.
- Assurez-vous que tous les matériaux et équipements détenus par le projet sont stockés de manière sûre, correcte et sécurisée en fonction des classifications des articles.
- Surveiller tous les comptes de sous-équipement pour s’assurer qu’il n’y a pas de gaspillage, de fraude ou de mauvaise utilisation d’équipement ou de matériaux et qu’aucun surplus ou stock excessif d’équipement n’est détenu.
- En collaboration avec le DFA, planifier et fournir une assistance technique aux bureaux extérieurs sur une base régulière dans le but de suivre et d’évaluer la fourniture des intrants logistiques et d’identifier les mesures à prendre et de mettre en œuvre les améliorations nécessaires dans le système.
Informatique
Le responsable des opérations travaillera en étroite collaboration avec l’administrateur/responsable des TIC sur les tâches ci-dessous :
- En consultation avec l’administrateur/responsable des TIC, analyser les besoins présentés par le personnel et recommander des solutions techniques avec un calendrier d’exécution.
- Assurer le maintien de l’efficacité et de l’efficience de l’organisation en définissant, en exécutant et en soutenant les plans stratégiques des TIC.
- Diriger la recherche sur les technologies émergentes en étudiant les objectifs, les stratégies, les pratiques et les utilisateurs de l’organisation.
- Produire des échéanciers détaillés et recommander la mise en œuvre d’un contrôle de projet efficace pour chaque version du logiciel.
- Assurer l’efficacité et l’efficience des technologies mises en œuvre et, en consultation avec le DFA, organiser les audits du système jugés nécessaires.
- Assurer la sauvegarde des actifs et des informations en mettant en œuvre des procédures de reprise après sinistre, de sauvegarde, de sécurité de l’information et des structures de contrôle.
- Aide l’équipe TIC à maintenir un service de qualité en établissant et en appliquant les normes de l’organisation.
Général
- En collaboration avec le DFA, organiser et dispenser des formations au personnel des opérations/projets sur les achats, la logistique, la gestion des actifs et synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques
- Assurer la soumission régulière des rapports d’activité d’approvisionnement, des rapports logistiques et des rapports sur les actifs à la direction et au projet
- S’assurer que toutes les activités sont conformes aux exigences standard en matière de rapports et d’audits
- Assurer la conformité des opérations aux politiques, systèmes, procédures et contrôles internes approuvés. S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son superviseur.
Qualifications minimales requises
- Maîtrise en études du développement, en sciences sociales ou dans tout domaine connexe
- 5+ années d’expérience avérée dans un poste opérationnel ou équivalent
- Expérience dans un environnement international à but non lucratif
- 5 ans et plus d’expérience dans un poste de direction/gestion avec une expérience de supervision d’équipes diverses.
- Connaissance et familiarité avec les règles et réglementations de l’USAID.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Capacité à travailler en équipe, à bien communiquer, à respecter les délais et à faire des recommandations de changement.
- Excellentes compétences informatiques, en traitement de texte et en tableurs
- Langue : Maîtrise du français et de l’anglais.
Préféré
- Expérience et connaissances en Word et Excel
- Connaissances et expérience démontrée dans l’utilisation des outils et systèmes logiciels actuels de gestion des achats et de la flotte
- Expérience en gestion des opérations en RDC et dans d’autres contextes.
Attentes :
- Démontre son intégrité/honnêteté et sa capacité à promouvoir l’intégrité et l’éthique des affaires en modélisant les valeurs et les normes éthiques d’ADRA.
- Solides compétences analytiques
- Se concentre sur l’impact et les résultats pour les parties prenantes et répond positivement aux commentaires
- Aborde systématiquement le travail avec énergie et une attitude positive et constructive
- Maîtrise de soi, calme, bonne attitude même sous une pression intense
- Disponibilité même au-delà des heures officielles régulières chaque fois que cela est nécessaire compte tenu des exigences du travail.
- Proactivité, créativité et prise d’initiatives appropriées pour relever adéquatement les défis
- Haut niveau de réactivité et d’éthique de travail
- Capacité à produire les résultats escomptés sous une supervision minimale.
- Démontre une ouverture au changement et une capacité à gérer les complexités
- Prêt à voyager et à passer au moins 40 % du temps à soutenir les équipes de terrain dans les zones du projet
- Compétences en leadership et capacité à assurer un travail d’équipe efficace, un comportement collaboratif et un esprit d’équipe et de résolution des conflits.
- Capacité à développer des relations collaboratives et harmonieuses avec les partenaires externes et toutes les parties prenantes.
- Une expérience préalable dans un contexte de conflit et/ou d’après-conflit et multiculturel est hautement souhaitable.
- Excellentes compétences en communication et en négociation pour persuader et influencer positivement les autres
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à hiérarchiser les horaires de travail
COMMENT POSTULER ?
- Nous vous invitons à déposer votre CV au format Microsoft Word en anglais (mention obligatoire du titre du poste en objet de votre candidature) : « SENIOR OPERATIONS MANAGER » et votre lettre de motivation (en anglais) via notre site internet (remplir le formulaire de candidature : [email protected] au plus tard le « 14 juillet 2025 »
- Fournissez-nous trois références en rapport avec vos emplois précédents ;
- Seuls les candidats préqualifiés seront invités.
