Notre objectif est d’aider les familles à atteindre des revenus décents, ce qui leur permettra de nourrir leur famille au quotidien ; éduquer tous leurs enfants; et disposer d’un logement convenable, d’eau, d’hygiène et d’autres ressources essentielles.
Description
- Heifer International est un employeur garantissant l’égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans distinction de race, de religion, de couleur, d’origine nationale, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, de statut d’ancien combattant protégé, entre autres, ou de statut de personne qualifiée handicapée.
Fonction
- Le candidat retenu sera un agent administratif hautement organisé chargé de veiller à ce que les services de soutien administratif du bureau soient gérés efficacement et agira comme point de contact pour tous les employés, fournissant un soutien administratif et gérant leurs requêtes.
- Les tâches principales comprennent la gestion du stock de bureau, la préparation de rapports réguliers (par exemple, les dépenses et les budgets de bureau) et l’organisation des dossiers de l’entreprise.
- Notre candidat idéal possède également une connaissance pratique de l’équipement de bureau et des outils de gestion de bureau. En définitive, vous devez être en mesure d’assurer le bon déroulement de nos activités administratives au quotidien et sur le long terme.
- Pour réussir en tant qu’agent administratif, le candidat doit faire preuve d’une bonne étiquette de communication et d’une compréhension approfondie des procédures de gestion de bureau.
- Ce poste est chargé de fournir un soutien pour toutes les activités opérationnelles et administratives du bureau, y compris les voyages, les événements, les achats, les assurances, la logistique, la gestion des installations et la gestion de la flotte.
- Ce poste sera à la fois externe et interne, donc un excellent service client est essentiel au succès.
- Ce poste exige un degré élevé d’attention aux détails, de discernement pour la prise de décisions complexes, afin d’assurer à la fois la conformité et l’efficacité opérationnelle.
- Un agent administratif le plus performant devrait être en mesure de démontrer des compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de gestion du temps pour accomplir toutes les tâches en temps opportun.
Traits de caractère essentiels
- Orientation client, capacité d’analyse et d’évaluation, capacité à résoudre des problèmes et à prendre de bonnes décisions, planification et organisation.
- Solides compétences interpersonnelles et de communication et capacité de travailler efficacement avec un large éventail de circonscriptions dans une communauté diversifiée.
- Capacité de recueillir des données, de compiler des informations et de préparer des rapports.
- Compétences en maintenance des dossiers.
- Compétence en préparation de budget et en gestion fiscale.
- Capacité à faire preuve d’indépendance de jugement et à gérer et communiquer des informations confidentielles.
- Capacité d’analyse et de résolution de problèmes.
- Capacité à planifier, développer et coordonner plusieurs projets.
- Compétence dans l’examen et la réingénierie des opérations et des procédures, la formulation de politiques et l’élaboration et la mise en œuvre de nouvelles stratégies et procédures.
- Habileté à organiser les ressources et à établir des priorités.
- Capacité à diriger et à former du personnel.
- Compétences en résolution de conflits et/ou en médiation.
- Capacité démontrée à maintenir la confidentialité.
- Compétences en traitement de texte et/ou en saisie de données.
- Connaissance des principes et des procédures de gestion de bureau.
- Capacité à prendre des décisions et des jugements administratifs et procéduraux sur des questions sensibles et confidentielles.
- Compétences dans l’utilisation de logiciels de gestion de bases de données, de traitement de texte, de tableurs et/ou de présentation.
- Compétences d’organisation et de coordination.
- Capacité à favoriser un environnement de travail coopératif.
- Connaissance des principes et des pratiques d’administration des ressources humaines.
- Compétences efficaces en communication verbale et écrite.
Responsabilités et livrables
Administration et opérations du bureau (60 %)
- Supervise et administre les activités quotidiennes du bureau et suit les politiques, procédures et systèmes élaborés pour assurer un fonctionnement productif et efficace du bureau.
- Gérer l’itinéraire de voyage des employés, y compris s’engager avec des fournisseurs approuvés pour fournir des billets d’avion, l’hébergement à l’hôtel, les relations avec les fournisseurs, l’administration des contrats.
- Responsable de la supervision des services de nettoyage au sein du bureau (hygiène et propreté dans les bureaux) en veillant à la conformité aux SOP et à l’exécution de tous les accords de niveau de service (SLA).
- Gestion de flotte – Garantir la disponibilité d’une voiture du pool interne conduite par un chauffeur professionnel, l’entretien programmé du véhicule, l’assurance automobile et l’externalisation des services de location de voitures à une société de location si nécessaire.
- Effectue des recherches et des analyses sur des questions spécifiques, au besoin, et prépare de manière indépendante des lettres et/ou des rapports non courants, qui peuvent être de nature très sensible et confidentielle.
- Gérez les documents importants et confidentiels de l’entreprise.
- Collaborer avec les intervenants internes pour traiter et distribuer rapidement les outils de travail aux employés.
- Assurer une documentation adéquate et à jour de tous les processus et transactions avec les fournisseurs.
- Gérer directement la planification, la coordination et la direction des activités administratives telles que les services de conciergerie, la gestion du courrier, la tenue des dossiers et l’attribution du mobilier.
- Organise et anime des réunions, des conférences et d’autres événements spéciaux; coordonne et assiste aux réunions du comité et participe aux discussions du comité, le cas échéant. Responsable des arrangements logistiques pour tous les événements et réunions (fournir des rafraîchissements pour tous les événements et réunions).
- Préparer des rapports réguliers sur les dépenses et les budgets de bureau pour les fournitures et équipements administratifs.
- Se conformer aux exigences du système de gestion de la qualité / de la santé et de la sécurité au travail, y compris les objectifs et les réglementations applicables relatives aux tâches assignées.
- Aide à la coordination, à la supervision et à la réalisation de projets spéciaux, le cas échéant.
- Maintenir et mettre à jour les bases de données applicables de l’entreprise.
- Organisez un système de classement des documents importants et confidentiels de l’entreprise.
- Mettre à jour les politiques du bureau relatives à l’administration, au besoin.
- Planification et gestion des salles de réunion et d’appel.
- Plan d’achat d’actifs, étiquetage et enregistrement, vérification et maintenance et cession d’actifs.
Approvisionnement (20 %)
- Préparer et planifier l’achat d’équipements, de services et de fournitures.
- Passez en revue, comparez, analysez les produits et services à acheter.
- Suivre l’achat de fournitures de bureau et s’assurer que tous les articles achetés sont de haute qualité et adaptés à l’usage.
- Gérer les inventaires et maintenir des registres d’achat et de tarification précis.
- Maintenir et mettre à jour les informations sur les fournisseurs telles que les qualifications et les gammes de produits.
- Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et aider à la passation des marchés.
- Rechercher et évaluer les fournisseurs potentiels.
Financier (15 %)
- Traiter le paiement (factures) pour tous les articles achetés.
- Surveillez et enregistrez toutes les dépenses, le cas échéant.
- Préparer les rapports de dépenses au besoin.
- Gérer la petite caisse du bureau (le cas échéant).
Toute autre fonction assignée (5 %)
- Peut effectuer d’autres tâches liées au travail assignées.
Exigences minimales
- Baccalauréat d’une université reconnue ou équivalent en sciences sociales ou en administration des affaires, plus 2 à 4 ans d’expérience dans la gestion des opérations de bureau/administratives. Excellentes compétences de communication écrite et verbale. Maîtrise de la suite Microsoft Office.
Exigences préférées
- Nigeria Institute of management (NIM) ou tout autre administrateur. attestation connexe.
- Compétences les plus critiques
- Maîtrise de toutes les applications Microsoft Office.
- La capacité d’effectuer plusieurs tâches.
- Excellentes compétences organisationnelles.
- Compétences exceptionnelles en service à la clientèle
- Expérience avérée en gestion de bureau et en administration.
- Solides compétences en négociation.
- Solides compétences en rédaction et en édition.
- Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches et à prioriser le travail.
- Expérience dans le contrôle et la gestion des stocks.
- Une grande attention aux détails.
- Doit être autonome et motivé.
- Communication et relations interpersonnelles
- Compétences en supervision/gestion
- Résoudre des problèmes et prendre des décisions
- Gestion des ressources
- Orientation commerciale
- Axée sur les résultats.
- Fonctions professionnelles essentielles et exigences physiques
- Excellentes compétences interpersonnelles avec la capacité de travailler en coopération et avec tact avec un groupe diversifié de personnes.
- Peut exiger de rester assis et de bouger constamment, de travailler devant un ordinateur pendant de longues périodes, ainsi que de se pencher et de se soulever occasionnellement.
- Des compétences exceptionnelles en rédaction en anglais et en communication orale sont essentielles.
- Connaissance des pratiques et procédures de bureau.
- Connaissance des principes commerciaux et de gestion.
- Capacité à travailler avec des informations sensibles et à maintenir la confidentialité.
