1. INTRODUCTION
Heifer International ( www.heifer.org ) est une organisation de développement qui travaille à éliminer la faim et la pauvreté et à prendre soin de la Terre en utilisant des pratiques durables et en engageant les petits exploitants agricoles dans le développement agricole. Heifer a été fondée sur la simple conviction que l’élimination de la faim commence par donner aux gens les moyens de se nourrir, de générer des revenus et d’avoir des moyens de subsistance durables. Avec cette base solide, Heifer concentre son travail en faveur des pauvres en créant de la richesse grâce à des chaînes de valeur viables qui exploitent le capital social des communautés pour stimuler le développement du marché.
Heifer travaille dans environ 21 pays à travers le monde, et ces pays sont gérés dans les 3 régions d’Asie, des Amériques et d’Afrique. Le bureau régional pour l’Afrique a été entièrement créé en janvier 2021 pour approfondir l’accès et exploiter les opportunités inhérentes à travers le continent.
2. CONTEXTE, BUT ET OBJECTIFS DU PROJET
Il s’agit des termes de référence (ToR) pour le support technique requis pour la documentation des processus de travail à travers Heifer Africa – Manuel de procédure opérationnelle standard de Heifer Africa, également connu sous le nom de (alias) Heifer Africa Process Documentation.
La création du bureau régional pour l’Afrique a été une étape stratégique vers la décentralisation de Heifer International, afin de déployer efficacement des ressources pour réaliser la vision d’aider 10 millions de familles supplémentaires à gagner un revenu de subsistance durable d’ici 2030 ; dont l’Afrique doit atteindre environ 60 % de cet objectif.
Le but de ce projet est de documenter des processus opérationnels efficaces dans le bureau régional de Heifer Africa, en concevant les processus opérationnels de base « tels quels » pour aider à accomplir le mandat du bureau régional de Heifer.
Les objectifs à atteindre dans le cadre du projet sont alignés sur la structure opérationnelle actuelle. Par conséquent, il est nécessaire de s’assurer que tous les processus et activités dans la région sont correctement documentés pour atteindre les objectifs suivants :
- Créer un référentiel de toutes les activités au sein de la Région
- Veiller à ce que les processus soient conçus pour fournir le(s) résultat(s) souhaité(s)
- Fournir une visibilité sur les nuances et les opportunités d’amélioration des processus
- Augmenter l’efficience et l’efficacité de l’entreprise au niveau régional
- Optimiser le système d’exploitation/la structure commerciale de la Région
- Capturer les liens / interfaces / interdépendances entre les bureaux de pays, le bureau régional et le bureau mondial (HQ)
Les résultats/avantages attendus de la documentation des processus comprennent, entre autres, les éléments suivants :
- Améliorez la cohérence : les processus répétables n’ont pas besoin d’être repensés à chaque fois et peuvent toujours être créés en utilisant la même logique
- Fournit de la clarté : Réduit l’ambiguïté opérationnelle en spécifiant les tâches exactes requises pour terminer un processus, qui est responsable et comment effectuer la tâche
- Référentiel de connaissances : Le plus souvent, la sortie d’un employé crée un vide de connaissances au sein de l’équipe. La documentation des processus signifie que chacun a accès à ces informations importantes, afin de maintenir la mémoire institutionnelle.
- Formation (Référentiel de connaissances) La documentation des processus peut servir de guide des meilleures pratiques, c’est donc un excellent outil pédagogique pour les nouveaux employés.
- Faciliter l’amélioration des processus : l’examen des détails dans les documents de processus peut mettre en évidence les goulots d’étranglement et les domaines qui pourraient être rendus plus efficaces.
- Analyse détaillée « en l’état » : En collaboration avec les propriétaires de processus respectifs, les processus commerciaux sont correctement cartographiés ; avec une analyse comparative des processus sélectionnés et correspondants dans l’ensemble de l’organisation, afin de démontrer les interdépendances pour l’efficience et l’efficacité.
- Analyse approfondie « à venir » : Des processus commerciaux de bout en bout axés sur les résultats (axés sur les KPI) sont conçus, en fonction de la visibilité de l’état « tel quel », soutenus par des recommandations détaillées sur les pratiques d’amélioration des activités ; en mettant l’accent sur une intégration accrue ou une harmonisation interministérielle, une efficacité améliorée, une plus grande efficience et une réduction mesurable des délais et/ou des coûts.
Dans un premier temps, les départements régionaux ont capturé tous les processus de base et les sous-processus dans un catalogue de processus. Ce document présente toutes les activités en cours d’exécution et une brève description. Cela formera au minimum la portée de cet engagement.
3. PORTÉE DU PROJET
Un consultant externe est engagé pour fournir une assistance technique à la réalisation des travaux et des objectifs du projet. La portée des travaux du projet comprendra, mais sans s’y limiter, les éléments suivants :
Séances d’engagement des parties prenantes
- Participer / organiser des réunions avec la direction de la région Afrique, les départements utilisateurs et les propriétaires de processus pendant le projet.
Étude en l’état
- Examiner, cartographier et analyser les processus opérationnels actuels soumis dans le catalogue de processus, y compris les rôles et responsabilités des départements respectifs, c’est-à-dire verticalement au niveau administratif et horizontalement entre les différents départements (interfaces).
Documentation et gestion des processus
- Impliquez les départements utilisateurs, les propriétaires de processus et documentez les processus métier, étape par étape.
- Concevoir tous les organigrammes de processus, les formulaires et la matrice d’approbation pour visualiser les processus de travail des départements respectifs.
- Consolidez les processus dans un seul document – Manuel de procédure opérationnelle standard de Heifer Africa (SOP de Heifer Africa).
- Identifier et accompagner la mise en place de la plateforme de référentiel documentaire à adopter.
- Concevoir les modèles et les directives pour les mises à jour de la SOP de Heifer Africa (contrôle des documents/versions).
Suivi des progrès/mises à jour du statut (fréquence à convenir)
- Partagez des mises à jour progressives sur l’exécution du projet, y compris les défis et les limites.
Étude à venir : analyse des lacunes et refonte des processus d’affaires
- Travailler avec les propriétaires de processus pour analyser l’efficience et l’efficacité de leur processus actuel et identifier les opportunités d’amélioration des processus.
- Identifier et convenir des changements possibles et de l’impact connexe dans la région (autres départements).
- Cartographier et documenter le processus de reconception à l’aide d’outils/méthodes/techniques/éléments visuels/notations appropriés.
Communication et gestion du changement (y compris les rapports de projet)
- Créer et mettre en œuvre un plan de gestion du changement et de sensibilisation/communication pour soutenir la livraison réussie du projet.
- Capturez et diffusez des notes de tous les ateliers/sessions d’engagement et partagez les mises à jour sur le travail en cours.
Événement post-projet (clôture du projet)
- Organisez l’événement de synthèse final pour présenter les résultats du projet et souligner l’impact de la refonte des processus métier sur le bureau régional de Heifer Africa.
- Mettez en évidence les résultats, les défis, les limites, les orientations futures des travaux, les leçons apprises et les prochaines étapes.
L’équipe Heifer Africa Business Transformation (BT) travaillerait en étroite collaboration avec le consultant pour réaliser le projet.
4. LIVRABLES DU PROJET/ PRODUITS DE TRAVAIL
Tous les livrables tels que les rapports, les plans et autres artefacts doivent être livrés à l’équipe de transformation commerciale de Heifer Africa comme convenu. Ceux-ci seront mis à disposition en copies physiques et électroniques (Html, Pdf, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.).
Rapport de lancement du projet
Cela comprend des plans de travail détaillés pour exécuter la mission, l’équipe de projet, les échéanciers et la liste identifiée des principales parties prenantes. Au cours de la phase de démarrage, les termes de référence pourraient être affinés pour garantir la livraison des résultats attendus.
Rapport d’étude en l’état
Il s’agit d’un rapport détaillé sur l’état actuel des processus opérationnels dans la région. Le rapport doit fournir des références aux catalogues de processus.
Processus POS de Heifer Africa
Il s’agit de la documentation détaillée de l’état actuel des processus métier dans la région, y compris les diagrammes de processus.
Rapport d’étude à venir
Le rapport doit saisir les lacunes et les menaces identifiées pour le bon fonctionnement du bureau régional, les possibilités d’amélioration (recommandations sur la refonte des processus), l’impact ou les impacts de la refonte des processus et les nouveaux processus opérationnels.
Plan de communication et de conduite du changement
Il s’agit du plan détaillé de gestion du changement et de sensibilisation/communication pour soutenir la livraison réussie du projet.
Suivi périodique des progrès/rapports de mise à jour
Ce sont des rapports d’état pour fournir des mises à jour régulières sur les travaux en cours. Cela comprendra des rapports liés à l’atelier, des rapports de discussions de groupe (FGD), des procès-verbaux, un compte rendu des discussions, des données analysées capturées à partir du cadre de suivi et de rapport et d’autres documents faisant partie de la mission.
Rapport de clôture de projet
Le rapport final du projet doit couvrir entre autres les domaines suivants :
- Résumé du projet
- Introduction
- Déclaration de but et d’objectifs
- Méthodes et ressources
- Résultats du projet (résultats quantitatifs et qualitatifs, avec visualisations appropriées)
- Conclusions et discussions (constatations, défis, limites, orientations futures des travaux, leçons apprises et prochaines étapes)
- Les références
- Addenda/Appendices (matériel et ressources liés au projet)
5. Durée du projet
La durée de la mission de conseil est estimée à 6 à 8 semaines à compter de la date de signature du contrat.
6. RÔLES ET RESPONSABILITÉS ATTENDUS DE HEIFER INTERNATIONAL
Voici les rôles et responsabilités attendus de Heifer International.
- Concevoir et signer le contrat avec le consultant.
- Superviser le consultant.
- Examiner et valider tous les livrables.
- Fournir les documents disponibles requis pour le projet.
- Assurer la participation active des propriétaires de processus pendant le temps d’exécution du projet.
- Faciliter une rétroaction rapide sur les informations ou la documentation requises de la part du consultant.
- Fournir la logistique requise comme indiqué dans le contrat pour faciliter l’exécution du projet.
- Couvrir toute la logistique et les coûts associés liés à l’engagement des propriétaires de processus, comme convenu.
- Faciliter toutes les sessions de formation devant être menées par le consultant.
- Assurez-vous que tous les paiements sont effectués comme indiqué dans le contrat.
7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS ATTENDUS DU CONSULTANT
Voici les rôles et responsabilités attendus du Consultant
- Signez et exécutez le contrat.
- Respectez les termes du contrat et livrez dans les délais, la portée et le calendrier.
- Fournir un plan de travail détaillé qui capture (au minimum) : les différentes phases de travail, la portée des travaux, les activités connexes, les livrables attendus de chaque phase de travail et les délais associés
- Couvrir les frais de personnel – déplacements, honoraires, hébergement, frais d’internet, etc., comme indiqué dans le contrat.
- Préparer et soumettre tous les rapports requis.
8. PROCESSUS DE CANDIDATURE [EXIGENCES DE SOUMISSION DU CONSULTANT]
Tous les consultants/entreprises intéressés soumettront une proposition ou un rapport initial de 10 pages maximum avec les informations suivantes :
8.1 Informations générales
- Présentation de l’organisation (y compris les informations sur le site Web)
- Déclaration de capacité – y compris les expériences passées et les activités liées au projet.
- Informations de référence – Au moins trois références d’autres clients pour lesquels des missions similaires ont été entreprises (de préférence dans le « secteur à but non lucratif »), avec les coordonnées de chacun. Les informations de référence doivent inclure l’emplacement, les attributions du contrat et une brève description du travail effectué.
8.2 Informations techniques
Une approche technique et une méthodologie de travail claires (plan de travail clair et complet) pour la réalisation du projet – décrivant les principales activités, les livrables, les parties responsables et le calendrier.
Informations sur l’équipe :
- Profil du consultant principal
- Liste et profil de l’équipe de direction ou des autres membres de l’équipe
- Personnel du projet – indiquant le rôle (des curriculum vitae doivent être fournis)
8.3 Proposition financière
- Budget détaillé
- Explications narratives de l’élément de campagne
Les entreprises locales ou internationales intéressées légalement éligibles pour mettre en œuvre cette mission sont invitées à soumettre une proposition. Veuillez inclure le nom et les coordonnées (numéro de téléphone, numéro de fax, adresse physique et adresse e-mail) du représentant de l’entreprise qui participera à la négociation du contrat.
Tous les documents peuvent être soumis par e-mail. Les soumissions doivent être en anglais avec un ensemble complet d’annexes / pièces jointes, le cas échéant. Toutes les pages doivent être numérotées et inclure le numéro de référence des TdR sur la page de couverture, et le nom de l’organisation au bas de chaque page.
Le cabinet de conseil retenu devra produire les documents suivants avant de conclure un accord d’entrepreneur indépendant (ICA) avec Heifer :
- Certificat de constitution ou certificat d’enregistrement d’entreprise
- Un acte de partenariat si vous exploitez une entreprise en partenariat
- États financiers vérifiés pour les 3 dernières années.
- Certificat CR12 valide
- Certificat PIN en ligne KRA
- Certificat de conformité fiscale
- Emplacement physique, y compris la ville, le bâtiment, le numéro de chambre et l’adresse postale
- Garantie personnelle des administrateurs / associés
- Référence commerciale et liste de clientèle incluant leurs contacts respectifs
Paiements
Le consultant recevra des honoraires professionnels en compensation de l’expertise technique/professionnelle et du temps investi dans la livraison des résultats attendus. Les tranches de paiement et les montants seront discutés et convenus à l’amiable pour un gagnant-gagnant pour le consultant et Heifer International.
Comment s’inscrire
Veuillez soumettre votre candidature ici : https://jobs.jobvite.com/heifer/job/oxzQmfw2
