Notre objectif est d’aider les familles à atteindre des revenus décents, ce qui leur permettra de nourrir leur famille au quotidien ; éduquer tous leurs enfants; et disposer d’un logement convenable, d’eau, d’hygiène et d’autres ressources essentielles.
Description de l’emploi
- Le poste de coordinateur de l’approvisionnement et de l’administration est responsable de l’approvisionnement et de la coordination administrative du bureau de Heifer Nigeria.
- Ce poste est chargé de superviser toutes les activités d’approvisionnement et d’administration du bureau, y compris les voyages, les événements, les assurances, la logistique, la gestion des installations et la gestion de la flotte.
- Ce poste veillera à ce que les politiques et procédures dans tous les domaines soient en place et suivies, pour le bon fonctionnement du bureau.
- Ce poste sera à la fois externe et interne, donc un excellent service client est essentiel au succès.
- Ce poste nécessite un haut degré de discernement pour la prise de décision complexe, afin d’assurer à la fois la conformité et l’efficacité opérationnelle.
- Le coordinateur des achats et de l’administration rendra compte au directeur de pays – Nigéria.
TRAITS DE CARACTÈRE ESSENTIELS :
Orientation client, capacité d’analyse et d’évaluation, capacité à résoudre des problèmes et à prendre de bonnes décisions, planification et organisation.
Responsabilités et livrables
Approvisionnement
- Préparer et planifier l’achat d’équipements, de services et de fournitures
- Suivre et appliquer les politiques et procédures d’approvisionnement de l’organisation.
- Passez en revue, comparez, analysez les produits et services à acheter.
- Coordonner le travail du comité régional d’approvisionnement et la documentation connexe.
- Assurez-vous que tous les articles achetés sont de haute qualité et adaptés à l’usage.
- Gérer les inventaires et maintenir des registres d’achat et de tarification précis.
- Maintenir et mettre à jour les informations sur les fournisseurs telles que les qualifications et les gammes de produits.
- Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et aider à la passation des marchés.
- Rechercher et évaluer les fournisseurs potentiels.
Administration et opérations du bureau
- Fournir un soutien sur diverses questions administratives pour assurer un fonctionnement efficace et efficient des opérations quotidiennes.
- Assurer une organisation/exécution transparente des procédures de fonctionnement du bureau.
- Assurer une excellente interface et un soutien aux visiteurs.
- Gérer les correspondances hors ligne et s’assurer que des informations exactes sont communiquées aux bonnes personnes.
- Concevez un système de classement qui prend en charge le fonctionnement transparent du bureau, y compris la conservation, l’élimination et la récupération des dossiers.
- Participer activement à la planification et à l’exécution d’événements régionaux/organisationnels.
- Identifier les opportunités d’amélioration de la gestion des processus et du bureau et mettre en œuvre de nouveaux systèmes.
- Assurer la maintenance d’un registre de gestion des actifs solide et mis à jour.
- Assurez-vous que tous les services publics requis sont fournis en temps opportun et qu’il n’y a pas d’interruption de service.
- Gérer les fournitures de bureau et assurer une utilisation efficace.
- Veiller à ce que les actifs de l’organisation soient correctement assurés.
- Assurer la fourniture d’un soutien logistique au bureau en cas de besoin.
- Gestion efficace de la flotte du Bureau Régional.
Financier
- Traiter le paiement (factures) pour tous les articles achetés.
- Surveillez et enregistrez toutes les dépenses, le cas échéant.
- Préparer les rapports de dépenses au besoin.
- Gérer efficacement le budget administratif.
- Gérer la petite caisse du bureau (le cas échéant)
Exigences minimales
- Baccalauréat d’une université reconnue ou équivalent en sciences sociales ou en administration des affaires.
- Plus 7 ans d’expérience dans la gestion d’opérations de bureau/administratives complexes et d’approvisionnement.
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale. Maîtrise de la suite Microsoft Office.
Exigences préférées
- Certification Achats et Gestion de projet
Compétences les plus critiques
- Expérience avérée en matière d’approvisionnement
- Expérience avérée en gestion de bureau et en administration
- Solides compétences en négociation
- Solides compétences en rédaction et en édition
- Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches et à prioriser le travail
- Des talents pour la résolution des problèmes
- Expérience dans le contrôle des stocks et la gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Compétences en gestion de projet
- Excellentes compétences organisationnelles, y compris une grande attention aux détails
- Doit être autonome et motivé
Fonctions professionnelles essentielles et exigences physiques
- Excellentes compétences interpersonnelles avec la capacité de travailler en coopération et avec tact avec un groupe diversifié de personnes.
- Peut exiger de rester assis et de bouger constamment, de travailler devant un ordinateur pendant de longues périodes, ainsi que de se pencher et de se soulever occasionnellement.
- Des compétences exceptionnelles en rédaction en anglais et en communication orale sont essentielles.
- Connaissance des pratiques et procédures de bureau.
- Connaissance des principes commerciaux et de gestion.
- Capacité à travailler avec des informations sensibles et à maintenir la confidentialité.
- Éligible pour travailler au Nigeria.
